Neue Version: DocuWare 4.6 – Mehr Tempo für Ihren Workflow

Auf der CeBIT 2004 (Halle 1, Stand 6a 7) präsentiert die DocuWare AG erstmals die Version 4.6 mit neuen Features zur Vereinfachung der täglichen Arbeit. Ein Formularstempel optimiert Workflow-Prozesse und Kontrollfunktionen überprüfen die Buchung sowie Archivierung von Belegen vollautomatisch. Die Unterstützung des Tablet PC erweitert die Einsatzbereiche des Dokumentenmanagement-Systems.

Modernes Dokumenten-Management ermöglicht es, weitestgehend automatisch Dokumente aus allen Anwendungen und Prozessen im Unternehmen aufzunehmen und im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung zu stellen. Zunehmend bieten Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) heute auch Workflow-Funktionalitäten zur Prozesssteuerung an. Wettbewerbsvorteile wie Produktivitätssteigerung und schnelleres Time to Market lassen sich dadurch erreichen.

Dokumenten-Workflow leicht gemacht Mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER ergänzte die DocuWare AG schon Ende 2002 ihre Standardlösung um Workflow-Funktionalität. Das Zusatzmodul verbessert den Zugriff und die Verteilung auf im Tagesgeschäft benötigte Informationen (siehe Pressemitteilung vom 14.10.2002). Das neue Release 4.6 im Einsatz mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER ermöglicht es, einen Workflow weiter zu optimieren. Beispielsweise lässt sich der Stempel in DocuWare jetzt um bis zu fünf Formularfelder erweitern. Der Text dieses Formularstempels kann vom Anwender beliebig, etwa um Kostenstellen, ergänzt werden. Das Besondere daran ist, dass das Setzen eines Stempels automatisch Folgeschritte auslöst und somit den Workflow steuert. Auf dem archivierten Original-Dokument ist jederzeit nachvollziehbar, wer, was, wann gemacht hat. Im Gegensatz zu reinen Workflow-Lösungen ist die Handhabung sehr einfach, da der Anwender das System intuitiv bedienen kann.

Garantiert verbucht und archiviert Neue Kontrollfunktionen schließen Fehler bei der Buchung und Archivierung aus und erhöhen die Prozesssicherheit. Die Dokumentenmanagement-Lösung überprüft, ob alle Belege sowohl im ERP- System gebucht als auch archiviert wurden. Der Vorgang läuft vollautomatisch via DocuWare ACTIVE IMPORT 3.

Kein Zweifel an der Unterschrift Die Auguren der Meta Group sehen in 2006 nur noch 45 Prozent aller Firmennutzer primär einen Desktop einsetzen. Gründe liegen für sie in fallenden Notebook-Preisen und der raschen Weiterentwicklung drahtloser Netze. Sie erwarten, dass stattdessen 40 Prozent der User ein Notebook oder einen Tablet PC am Arbeitsplatz bevorzugen werden.

DocuWare unterstützt mit der Version 4.6 den Tablet PC. Dokumente lassen sich zu jeder Zeit und an jedem Ort nicht nur mit Notizen versehen, sondern auch handschriftlich signieren. Der Ablauf ist folgendermaßen: Das Setzen des Stempels für Handschriftsignaturen aktiviert den Stift des Tablet PC, und der Anwender unterschreibt an der angeklickten Stelle auf einem Dokument. Anschließend kann die Unterschrift automatisch mit dem Rahmen des Stempels und weiteren Informationen wie Datum ergänzt werden. Die Unterschrift steuert einen Workflow, indem sie Folgeschritte auslöst. So lässt sich beispielsweise selbsttätig ein Dokument archivieren oder ein Vorgang zur Erstellung einer Rechnung beziehungsweise Auslieferung einer Ware anstoßen. Jegliche Belegtransporte entfallen.

DocuWare 4.6 speichert zusätzlich biometrische Informationen, etwa Aufdruckstärke und Schreibgeschwindigkeit, zusammen mit dem Stempel ab. Falls zu einem späteren Zeitpunkt Zweifel an der Echtheit der Unterschrift entstehen, lässt sich dies durch eine Auswertung der biometrischen Daten entkräften.