Projekt zum strukturierten Management von Drittmitteln gestartet

Der hohe Aufwand zur Verwaltung von Drittmitteln aus der Industrie oder von staatlichen Fördereinrichtungen mit teils sehr bürokratischen Beantragungsregularien ist ein Problem, mit dem inzwischen fast jedes Institut an deutschen Hochschulen konfrontiert wird.

Die Hochschul-Informations-System GmbH (HIS), Hannover, und das Institut für Wirtschaftsinformatik (IWI) der Leibniz Universität Hannover wollen bis 2013 die Grundlagen für ein IT-gestütztes Management von Drittmitteln und Sondermitteln an Hochschulen legen. Damit soll eine einheitliche und strukturierte Verwaltung zum Drittmittelmanagement unterstützt werden.

HIS-Geschäftsführer Prof. Dr. Martin Leitner und der Geschäftsführende Leiter des IWI, Prof. Dr. Michael Breitner, haben zu diesem Zweck einen Grundlagenforschungsvertrag für drei Jahre geschlossen. Die HIS GmbH fördert das Projekt mit 90.000 Euro.

Vor dem Hintergrund stagnierender staatlicher Budgets deutscher Hochschulen gewinnt die Einwerbung von Drittmitteln besonders für die Bereiche Forschung und Entwicklung an Bedeutung. Durchschnittlich bestehen die verfügbaren Finanzmittel vieler deutscher Universitäten heute bereits zu etwa einem Viertel bis zu einem Drittel aus Drittmitteln. An der Leibniz Universität Hannover wurden im Jahr 2009 rund 80 Millionen Euro Drittmittel eingeworben. In den kommenden Jahren wird von einem weiterhin steigenden Anteil an Dritt- und Sondermitteln sowie dem damit verbundenen Verwaltungs- und Akquiseaufwand ausgegangen.

Damit wächst der Druck auf Hochschulen, eine einheitliche und strukturierte Verwaltung zum Drittmittelmanagement zu unterstützen. Erfolgt dies nicht, „basteln die Institute an eigenen Lösungen mit Inkonsistenzen, Datenredundanzen, ineffizientem Monitoring und intransparentem Controlling“, sagt Professor Breitner. Da sich bisher nur wenige Hochschulen systematisch und nachhaltig mit dieser Problematik auseinandergesetzt haben, birgt die frühzeitige Entwicklung eines hochschulweiten konsistenten Verwaltungskonzepts und entsprechender Steuerungsmechanismen zur Drittmittelausschöpfung auch großes wirtschaftliches Potenzial.

Der deutsche Wissenschaftsrat empfiehlt seit Jahren, dass die „Drittmitteleinwerbung als regulärer Bestandteil der Aufgaben des wissenschaftlichen Personals sowie als Indikator für die wissenschaftliche Qualität der Einrichtung begriffen werden“ soll. Eine Voraussetzung hierfür ist eine effiziente Strukturierung der Verwaltungsabläufe, das heißt der zugehörigen Prozesse, Organisationsstrukturen, Datenstrukturen und Informationssysteme. Drittmittel unterliegen unterschiedlich detaillierten und restriktiven Verwendungsrichtlinien und Beschränkungen. Von den Drittmittelgebern werden beispielsweise spezifische Restriktionen und Verwendungsnachweise zur Zielerreichung festgelegt: Vorschriften für Anträge und Fristen, Inhalt, Aufbau, Form und Medien, Verwendungszweck, Verwendungszeitraum, in dem Mittel verwendet und zurückgegeben werden müssen, Zwischen- und Abschlussberichte oder Mittelverwendungnachweise.

Aus der Sicht der Leitung eines Drittmittelprojekts muss geeignetes Personal den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Die Einteilung von qualifiziertem Personal zu den Projekten wird oft vor dem Hintergrund der vollständigen Mittelausschöpfung erschwert, zum Beispiel durch Realkosten oder Stellenfestlegung. Die Erhaltung von neu geschaffenen Stellen über den Projekthorizont hinaus und somit die Sicherung von Know-how in Hochschulen und Instituten stellt eine weitere, komplexe Herausforderung an die Personalplanung dar. Hinzu kommen hemmende öffentliche Verwaltungsvorschriften für die Hochschulen.

Die IT-basierte Vereinfachung von Beantragung, Verwaltung, Staffing und Berichterstattung stellt daher eine grundlegende Herausforderung für die Entwicklung deutscher Hochschulen dar. Der Einsatz eines Referenzmodells zum Drittmittelmanagement – im Sinne eines Projektmanagements – und einer angepassten Standardsoftware, zum Beispiel HISinOne, ist zielführend. Weil sich die Hochschulen stark in Ausrichtung, Größe, Ressourcen und Prozessen unterscheiden, ist ein hoher Grad der Anpassbarkeit notwendig. Auf dem Markt existieren noch keine ausgereiften Referenzmodelle und keine Softwarelösungen zum ganzheitlichen Drittmittelmanagement. Vielmehr herrscht in der Praxis derzeit eine Vielzahl individueller Einzellösungen vor, oft einfache Tabellenkalkulation auf der Basis von Microsoft Excel.

Ziel des gemeinsamen Forschungsvorhabens der HIS GmbH und der Leibniz Universität Hannover ist die Konzeption und Entwicklung eines Referenzmodells für das Drittmittelmanagement sowie die Bereitstellung und Anpassung möglicher Pilot- und Testmodule der HISinOne Standardsoftware für Hochschulen. Zudem soll die Frage beantwortet werden, welche Optimierungseffekte durch den gezielten Einsatz von IT beim Drittmittelmanagement erreicht werden können. Bis 2013 sollen unter anderem standardisierte Befragungen internationaler, repräsentativer Expertinnen und Experten für Hochschulsoftware und Projektmanagementsoftware laufen. Zudem ist eine tiefgreifendere Prozessanalyse an verschiedenen Instituten deutscher Hochschulen geplant. Die daraus erarbeiteten Modelle sollen nach einer wissenschaftlichen Evaluation als Grundstein von optimierten Prozessen und zur Adaption einer Standardsoftware für Hochschulen dienen.

Hinweis an die Redaktion:
Für weitere Informationen steht Ihnen Prof. Michael Breitner, Institut für Wirtschaftsinformatik, unter Telefon +49 511 762 4901 oder per E-Mail unter breitner@iwi.uni-hannover.de gern zur Verfügung