Elektronische Personalakte vorgestellt

Es bietet dem Personalbereich Zugriff auf vollständig digitalisierte Akten, heißt es in einer Mitteilung des Unternehmens, Mitarbeiter und Management greifen über einen Portalzugriff auf ihre Akten zu.

Unternehmen können von elektronischen Personalakten profitieren: Die Kosten für große Aktenarchive entfallen, Transport-, Zugriffs- und Suchzeiten werden drastisch reduziert. Mitarbeitern und Führungskräften kann Zugriff auf Akten oder Teilen von diesen gewährt werden. Auch gleichzeitige Zugriffe auf dieselbe Akte und der Zugriff auf ein räumlich entferntes Archiv über sichere Leitungen sind möglich.

Das System ermöglicht komfortables Scannen und Zuordnen der Akten vom Arbeitsplatz aus, berichtet das Unternehmen weiter. Bereits hier werden die Dokumente den entsprechenden Dokumentenarten zugeordnet und das Belegdatum gepflegt, um zu gewährleisten, dass kein Dokument über seine Aufbewahrungsfrist hinaus im System verweilt. Der Zugriff auf das System an sich erfolgt wahlweise passwortgeschützt oder per Single-Sign-On (SSO) über einen gängigen Internet-Browser oder über Lotus Notes. Ein differenziertes Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Anwender nur die Personalakten sehen und ausdrucken kann, für die er die Berechtigungen hat.

Der für die Personalakten verantwortliche Personalbereich wird über Wiedervorlagen darüber informiert, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Diese Dokumente werden dann vom System zur Löschung freigegeben. Alle anderen Dokumente werden revisionssicher aufbewahrt. Das System ist konform zu allen gesetzlichen Bestimmungen, namentlich den Schutz personenbezogener Daten, den Mitbestimmungsrechen der Mitarbeiter, der revisionssicheren Aufbewahrung und den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.