Dienstleistungen können bald aus dem Katalog eingekauft werden

Unter der Federführung des FZI Forschungszentrum Informatik Karlsruhe schaffen elf deutsche Unternehmen sowie der Standardisierungspartner eCl@ss e.V. erstmals Voraussetzung und Lösungen für einen standardisierten elektronischen Geschäftsverkehr für die Abwicklung von Montage-, Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten von der Ausschreibung bis zur Rechnungsstellung.

In die Entwicklungen einbezogen sind auch Materialaufmaß, Bestellung und Verbrauchserfassung. Dafür werden die Material-stammdaten mit den Stammdaten für Dienstleistungen in Beziehung gesetzt. Das Anfang 2008 begonnene Projekt geht jetzt in die Anwendungsphase.

Bei der elektronischen Materialbeschaffung hat sich BMEcat als Standard durchgesetzt. Ziel von eBusInstand ist es, vergleichbare Standards für Dienstleistungen im Bereich industrieller Instandhaltung zu etablieren, so dass diese über Kataloge eingekauft werden können. „Hier nimmt das Projekt eine Eisbrecherfunktion wahr“, sagte Dr. Rolf Hochreiter, Referatsleiter im BMWi, auf der öffentlichen Informationsveranstaltung am 18. Juni im FZI, auf der die Halbzeitergebnisse des Projekts vorgestellt wurden.

Nachdem das Design der Geschäftprozesse für die beispielhaft untersuchten Dienstleistungen abgeschlossen ist und erste Softwarewerkzeuge fertiggestellt sind, beginnen die beteiligten Unternehmen nun mit der Piloterprobung. Dabei zeichnen sich jetzt schon klare Vorteile ab: „Wir rechnen mit Einsparpotenzialen zwischen 100 und 200 Euro pro Instandhaltungsauftrag. Das kann sich auf bis zu 1,3 Millionen Euro im Jahr summieren“, erklärte Wolfgang Zoth, technischer Geschäftsführer der Zoth GmbH & Co. KG, einem mittelständischen Dienstleister im Bereich Elektro, Metall und Technik, der im Projekt gemeinsam mit seinem Kunden Infraserv GmbH & Co. Höchst KG die Dienstleistungsprozesse elektronisch verbessern will. „Große Unternehmen haben ihren Einkauf bislang mit Lieferantenportalen optimiert, über die Ausschreibungen, Auftragserteilung und -abnahme sowie Rechnungsstellung laufen. Für kleine und mittelständische Zulieferer aber sind damit enorme Belastungen verbunden, weil sie viele verschiedene, nicht standardisierte Plattformen bedienen müssen und sich diese oft nicht mit ihren IT-Systemen verbinden lassen“, berichtete Stefan Rauterkus, Leiter Prozessmanagement bei Infraserv auf der Veranstaltung in Karlsruhe.

Dies bestätigte Marzellus Strasser, Leiter Gebäudemanagement bei der Gebr. Peters Gebäudetechnik GmbH, die im Projekt einen Piloten mit der Audi AG bestreitet. „Viele unserer Prozesse sind noch stark papierlastig, da kein Datenaustausch zwischen Lieferantenportalen und unserer EDV möglich ist und wir über Rahmenverträge hinausgehende Zusatzleistungen auf herkömmlichem Wege in Rechnung stellen müssen. Zudem können wir den Prozess mit unseren Lieferanten oft nicht elektronisch abwickeln. Den immensen Aufwand, der mit diesen doppelten Verwaltungstätigkeiten verbunden ist, wollen wir durch eBusInstand abstellen.“ Partner Audi geht noch einen Schritt weiter: Durch das Design und die Beschreibung seiner Geschäftsabläufe will der Automobilhersteller auch interne Dienstleistungen transparent und damit vergleichbar machen. Dies reduziere zugleich den Aufwand bei der Restrukturierung von Geschäftsprozessen und unterstütze das Change Management.

Um diese Ziele zu realisieren, arbeitet das FZI gemeinsam mit den Industriepartnern an einer Strukturierung und Harmonisierung der heute in vielfältiger Form vorliegenden Stammdaten in den Unternehmen, die für Planung, Bau, Änderungen und Instandhaltung von Anlagen benötigt werden. „Jedes Unternehmen hat heute seine eigene Sprache dafür, oft sogar jede Abteilung, das erschwert die Durchgängigkeit von Prozessen. Deshalb werden wir die Stammdaten vereinheitlichen und vor allem die Material- und Objektdaten miteinbeziehen, damit die Instandhaltungsdienstleistungen mit den dafür notwendigen Materialien verknüpft sind“, erklärt Jörg Schumacher, Vorstand beim eCl@ss e.V. und Initiator des Projekts.

Insgesamt neun Anwendungsfälle wurden für das Projekt identifiziert – angefangen bei der Wartung einer Feuerschutztür über die Fernwartung von Fotovoltaikanlagen bis zur Beschaffung im Facility Management. „Der Fokus liegt dabei auf relativ einfachen Abläufen mit hohen Abwicklungsvolumina“, verdeutlicht Dr. Peter Weiß, eBusInstand-Projektleiter am FZI. Zur Beschreibung und Klassifikation der Dienstleistungen und Materialien wird der weit verbreitete Klassifizierungsstandard eCl@ss eingesetzt.

Auf Applikationsseite wurden in der ersten Projektphase das Webportal DLA-Online und ein elektronischer Katalog entwickelt, die über eine Schnittstelle miteinander verbunden sind und nun bei den Industriepartnern implementiert werden. DLA-Online, von BASF IT Services auf Basis der SAP-Komponente Materialwirtschaft (MM) entwickelt, deckt den gesamten Prozess der Abwicklung von extern zu erbringenden Dienstleistungen ab. Die Internet-Plattform stellt Funktionen zur Ausschreibung, Beauftragung, Abwicklung und Verrechnung der von Fremdfirmen erbrachten Leistungen auf Basis von Leistungsverzeichnissen zur Verfügung. Zulieferer können die Software an ihre ERP-Software anbinden oder sich direkt in das Portal einwählen.

Die über DLA-Online kontraktierten Leistungsverzeichnisse können in das Katalogsystem der POET AG überführt werden. Hier sind auch die Preise für die Dienstleistungen hinterlegt, die für die Rechnungsstellung an das SAP-System übermittelt werden. Auf bestimmte Software und Datenaustauschformate will sich eBusInstand allerdings nicht festlegen. „Dies würde einer Standardisierung nur im Wege stehen“, betonte Weiß abschließend.

Das Projekt eBusInstand läuft noch bis Ende September 2010. Im Internet ist die Projekthomepage bereitgestellt unter: http://www.ebusinstand.de.

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Über das FZI Forschungszentrum Informatik
Das FZI ist eine Forschungseinrichtung des Landes Baden-Württemberg und der Universität Karlsruhe (TH). Es hat die Aufgabe, die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse aus Informatik, Ingenieurwissenschaften und Wirtschaftswissenschaften für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verfügbar zu machen. In Kooperationsprojekten und in Auftragsforschung entwickelt das FZI für seine Geschäftspartner Konzepte für betriebliche Organisationsaufgaben, Software- und Systemlösungen und setzt diese in innovative Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsprozesse um. Wissenschaftliche Exzellenz und Interdisziplinarität sind in der Organisation verankert: Für den Technologietransfer engagieren sich am FZI Professorinnen und Professoren, die an verschiedenen Fakultäten der Universität Karlsruhe (TH) und weiteren Universitäten Informatik und ihre Anwendungen erforschen. Die Forschungseinrichtung ist gemeinnützig.