DHBW Lörrach verbessert ihre Prozesse rund um den Student Lifecycle mit HIS

Dazu kam eine unterschiedliche Prozessgestaltung in den verschiedenen Studiengängen. Um auch in Zukunft eine hohe Servicequalität gewährleisten zu können, beauftragte die DHBW Lörrach die HIS GmbH mit der Analyse der Prozesse rund um den Student Lifecycle. Nun liegt der Abschlussbericht mit umfangreichen Handlungsempfehlungen vor.

Seit Dezember 2010 hat ein Beraterteam des HIS-Arbeitsbereiches Hochschulmanagement an der DHBW Lörrach die Prozesse in und um den gesamten Student Lifecycle – von Studieninteressenten bis zu Alumni – erfasst und analysiert: Mit den Studiengangsleitern hat das HIS-Beraterteam eine Landkarte dieser Prozesse entworfen; diese unterscheidet insgesamt elf Prozessbereiche mit über fünfzig Einzelprozessen. Die Mehrheit der Prozesse wurde in Gesprächen mit den Sekretariaten von zwei bis vier Studiengängen erhoben; knapp zwanzig besonders relevante Ist-Prozesse hat die HIS GmbH visualisiert und anschließend plausibilisiert. Zur Sicherung der Transparenz stellte die HIS GmbH in insgesamt sechs Workshops den Studiengangsleitern und Sekretariaten die Zwischenergebnisse zur Diskussion vor.

Flankierend dazu führte das Beraterteam insgesamt vier Kundenforen mit ausbildenden Partner-Unternehmen, internen und externen Lehrenden und Studierenden der DHBW durch, um auch deren Interessen und Perspektiven zu integrieren. Aufbauend auf den Ist-Prozessen und vor dem Hintergrund der Erfahrung aus Projekten mit über fünfzig Hochschulen hat das HIS-Beraterteam – abgeleitet aus einer eingehenden Stärken-Schwächen-Analyse – Soll-Prozesse entwickelt. Diese verfolgen u. a. die Ziele einer möglichst weit reichenden IT-Unterstützung sowie einer Erhöhung von Transparenz und Effizienz in den organisatorischen Abläufen.

Den abschließenden Bericht übergab die HIS GmbH dem Rektorat der DHBW Lörrach Mitte Juli. Darin schlägt HIS Maßnahmen zur Vereinfachung der Prozesse vor, beispielsweise durch Eliminierung unnötiger Arbeitsschritte und Vermeiden von Akteurs- und Medienwechseln. Darüber hinaus hat HIS in enger Abstimmung mit dem Rektorat der DHBW Lörrach weiter reichende Handlungsempfehlungen zur Änderung der Aufbauorganisation und organisationspolitische Weichenstellungen erarbeitet, deren Umsetzung das Rektorat bereits zum Teil während der Projektlaufzeit angegangen ist.

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