Studie: Mit elektronischem Einkauf Verwaltungskosten sparen

Die durchschnittlichen Verwaltungskosten pro Beschaffungsvorgang können mittels elektronischer Systeme deutlich reduziert, die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden. Das ist das wichtigste Ergebnis einer neuen Studie der KPMG Consulting AG. Befragt wurden rund 200 Behörden der Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung (Rücklaufquote: 18 Prozent).

Als Informationsmedium spielt das Internet in der öffentlichen Verwaltung bereits heute eine große Rolle. Beachtlich ist, dass immerhin 67 Prozent der Behörden eMail auch für die Kommunikation mit Lieferanten einsetzen. Aber elektronische Beschaffung (eProcurement) in der öffentlichen Verwaltung ist in Deutschland offenbar noch Zukunftsmusik. Selbst die Vorreiter befinden sich derzeit noch in der Erprobungsphase von eProcurement-Lösungen.

Allerdings plant etwa ein Viertel der befragten Behörden, in den nächsten Jahren Bestellungen über Lieferantenseiten, die Nutzung elektronischer Marktplätze und eine elektronische Bedarfsmeldung vorzunehmen. Aus gutem Grund: Die Einführung von eProcurement-Systemen verspricht gewaltige Einsparungen – bei der Beschaffung von standardisierten Gebrauchsgütern um bis zu 80 Prozent -, was die notwendigen Investitionen schnell ausgleichen würde. Erste Pilotprojekte zur elektronischen Vergabe wurden bereits erfolgreich abgeschlossen. Es zeigt sich, dass die optimierten und beschleunigten Arbeitsabläufe sowohl die Kunden- als auch die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich steigern.

Laut KPMG-Studie gehen über 90 Prozent der Behörden davon aus, dass durch den gezielten Einsatz von Informationstechnologien die eigenen Beschaffungsvorgänge optimiert werden können. Jede dritte Behörde verspricht sich effizientere Arbeitsabläufe und eine Reduzierung des Verwaltungsaufwands. 60 Prozent erwarten bessere Preisvergleiche. Jeweils ein Drittel geht davon aus, dass ihre Bestandskosten mittels elektronischer Einkaufssysteme verringert und die Einkaufskonditionen verbessert werden können.

Die Potenziale von eProcurement werden von den Behörden also klar erkannt, aber noch gibt es vor allem einen Hemmnisfaktor, der einer stärkeren Nutzung in der öffentlichen Verwaltung entgegensteht. So äußern 76 Prozent der Befragten Bedenken in Bezug auf Rechts- und Sicherheitsfragen. Andere Punkte wie interne Organisationsanpassung oder Einführungskosten spielen demgegenüber eine deutlich geringere Rolle.

Die Aussichten für eine intensivere Nutzung von eProcurement-Lösungen werden von den KPMG-Experten eindeutig gut beurteilt. Denn mit der Verabschiedung der neuen Vergabeverordnung und der Verdingungsordnungen ist die elektronische Angebotsabgabe inzwischen gesetzlich geregelt. Und mit der Signaturrichtline sind auch im Bereich der Sicherheit bei elektronischer Kommunikation die rechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen.