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Automatische Dokumentation von Arbeitsprozessen

17.05.2019

Effizientes Mittel zur Steigerung der Produktivität oder Gängelung der Mitarbeiter?

Arbeitszeiterfassung wird kontrovers diskutiert. In welchem Umfang darf Arbeit dokumentiert werden? Was ist vorgeschrieben? Was verboten? Die Frontlinien verlaufen zwischen Datenschutz, Bekämpfung von Schwarzarbeit und der Kontrollsucht in den Chefetagen. 


Rechtliche Vorgaben verlangen Aufzeichnungen

Es gibt eine ganze Reihe von Berufsfeldern, in denen die genaue Dokumentation der Arbeitszeit Pflicht ist. Besonders die Gastronomie und das Hotelgewerbe sind von diesen Vorgaben betroffen. Zahlreiche Arbeitgeber halten diese Auflagen allerdings für unnötigen Mehraufwand, der die Verwaltungskosten in die Höhe treibt, ohne einen wirklichen Nutzen zu bringen. Besonders heftig wird die Debatte im Niedriglohnsektor geführt.

Umfassendes Interesse an der Dokumentation haben Zoll und Gewerkschaften. Beide sehen darin ein Mittel, Schwarzarbeit einzudämmen. Denn unbezahlte oder unversteuerte Überstunden sind ein beliebtes Mittel, den Mindestlohn zu umgehen oder die Lohnkosten zu senken. Ein detailliertes Protokoll der Arbeitszeiten schränkt diese Möglichkeiten ein.

Überwachung als Motivationstreiber?

In anderen Sektoren, beispielsweise in der Produktion, aber auch in klassischen Bürojobs sehen Arbeitgeber die Dokumentation als Mittel zur Steigerung der Effizienz. Auf diesem Wege lassen sich Pausenzeiten, Toilettengänge und andere unproduktive Phasen mühelos minutiös überwachen.

Auf der anderen Seite ist es für Arbeitgeber bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ohne Dokumentation enorm schwierig, die Anwesenheit von Mitarbeitern nachzuhalten. Und wenn im Kollegenkreis das Gefühl entsteht, dass einige Mitarbeiter weniger leisten als andere und trotzdem die gleiche Entlohnung erhalten, kann es schnell zu Problemen kommen. Einen geeigneten Lösungsweg zu finden, ist oft keine leichte Aufgabe.  

DSGVO am Fließband

Ein wichtiger Aspekt der Dokumentation ist der Datenschutz. Auch wenn sich manche Chefs darauf berufen, dass im Arbeitszeitgesetz keine genauen Vorgaben hinterlegt sind, wie die entsprechenden Daten zu erfassen und zu verarbeiten sind, findet sich diese Regelung sehr wohl im Bundesdatenschutzgesetz.

Dieses legt fest, dass eine missbräuchliche Verwendung vermieden werden muss. Der Zugang zu den Daten muss eingeschränkt sein, Möglichkeiten zur unbefugten Kopie und Weitergabe müssen verhindert und die Daten dürfen nur zu einem bestimmten Zweck erhoben werden. Eine allgemeine Sammlung von Informationen ist unzulässig.

Automatische Dokumentation in der Produktion

Wie ein moderner Ansatz der Dokumentation in der industriellen Produktion aussehen kann, macht die Firma Optimum vor. Ihr kamerabasiertes Assistenzsystem Schlauer Klaus kann auf Wunsch, die Ergebnisse der Produktion dokumentieren.

Verschiedene Konzepte helfen dabei, aktuelle rechtliche Regularien sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber einzuhalten:

  • Der Schlaue Klaus zeichnet die Tätigkeiten und Informationen zum zu fertigenden Gegenstand beziehungsweise zum aktuellen Arbeitsschritt auf. Der Name des Werkes wird zwar mit erfasst, findet sich aber nicht auf dem vom System erstellten Nachweis.
  • Die automatisierte Aufzeichnung entbindet Mitarbeiter davon, manuelle Notizen machen zu müssen. So werden Fehler vermieden und die Arbeit steht im Mittelpunkt.
  • Die Aufzeichnungen ermöglichen es, gegenüber Kunden genau anzugeben, wann ein Produkt gefertigt wurde. Auch wann es in den Versand gegeben worden ist und ob es Mängel oder Besonderheiten während der Herstellung gab, lässt sich so festhalten.
  • Für die Mitarbeiter ist ein Nachweis ihrer Produktivität problemlos möglich. Jeder Mitarbeiter kann die aufgezeichneten Daten seiner Person zuordnen und seine Arbeitszeiten belegen.
  • Das Gefühl, überwacht zu werden, entsteht nicht, da der Arbeitsprozess, nicht der Mitarbeiter dokumentiert wird.
  • Die Dokumentation ist zu 100 Prozent präzise. Nachträgliche Schätzungen und daraus resultierende Ungenauigkeiten entfallen.

Wie wollen wir arbeiten?

Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird auch in Zukunft dazu beitragen, dass uns immer mehr Daten zur Verfügung stehen. Wie mit diesem Fundus umzugehen ist, wie Unternehmen einen Nutzen daraus ziehen können und gleichzeitig der Schutz des Arbeitnehmers vor Ausbeutung zu gewährleisten ist, stellt eine der größten Herausforderungen an die Arbeitswelt von morgen dar. Neben Politik und Gesellschaft stehen auch Anbieter von Assistenzsystemen und anderen digitalen Lösungen ein Stück weit in der Verantwortung, da sie mit ihren Entwicklungen diese Arbeitswelt erheblich mitgestalten werden. Hier schon heute an Konzepten für morgen zu arbeiten, kann wegweisend für zukünftige Entwicklungen sein.

Wolfgang Mahanty | OPTIMUM datamanagement solutions GmbH
Weitere Informationen:
http://www.optimum-gmbh.de

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