Digitalisierung: auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung

Spätestens, seitdem das Thema KI mit ChatGPT und anderen Anwendungen in aller Munde ist, ist auch das Thema Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Viele Unternehmen fühlen den technologischen Druck, ihre Prozesse zunehmend zu digitalisieren. Gerade aber Behörden sehen sich hinsichtlich Digitalisierung vor große Herausforderungen gestellt. Denn zum einen haben sie den Anspruch, auch ihren Zielgruppen zeitgemäße Lösungen und Anwendungen zu bieten, die hilfreich und einfach zu bedienen sind. Zum anderen arbeiten viele Behörden deutschlandweit oder sind zumindest mit vielen Standorten im ganzen Bundesland vertreten. Das macht es nicht einfach, flächendeckend einheitliche technologische Lösungen auszurollen. Zudem gestaltet sich die Zusammensetzung der Kundengruppe vieler Behörden sehr heterogen, was es schwierig macht, einheitliche Lösungen anzuwenden.

Verwaltungsangestellte wollen mehr Beteiligung an Digitalisierung

Eine kürzlich durchgeführte Studie mit dem Ziel, die Stimmung in der digitalen Verwaltung aufzuzeigen, zeigte überraschende Ergebnisse. Denn bei der Befragung von Angestellten im öffentlichen Dienst stellte sich heraus, dass diese gerne stärker in Digitalisierungsprozesse integriert werden möchten. Rund 70 % der Befragten sieht in der Digitalisierung einer Erleichterung der eigenen Arbeit. Immerhin 66 wünschen sich, noch mehr Technologien und Anwendungen im Arbeitsalltag nutzen zu können. Nur 18 % der Teilnehmenden an der Studie sehen der Entwicklung der zunehmenden Digitalisierung auch sorgenvoll entgegen. Gleichzeitig kann nur rund ein Zehntel der Befragten zustimmen, wenn es um die Frage geht, ob die eigene Behörde die Chancen der Digitalisierung bereits erkennt und auch nutzt. Dies deutet darauf hin, dass hier noch viel Potenzial gegeben ist.

Sicherheit und Umsetzbarkeit als große Hürden

Bei der Frage danach, warum Behörden noch nicht ausreichend auf Digitalisierung setzen und die Potenziale heben, die diese bietet, zeigen sich oft technische Hürden auf. Zum einen ist das Thema IT-Sicherheit ein großes. Schließlich sind den Behörden sensible Daten von Bürgerinnen und Bürgern anvertraut, die nicht in falsche Hände geraten oder missbräuchlich verwendet werden dürfen. Dies bringt eine große Verantwortung mit sich, denen die Behörden gerecht werden müssen. Gleichzeitig scheitert die Digitalisierung verschiedener Prozesse häufig auch an den Möglichkeiten zur Umsetzbarkeit. Neben technischen Hindernissen gibt es oft auch rechtliche Rahmenbedingungen, die erst geklärt werden müssen.

In einigen Fällen jedoch kann auf bereits bestehenden und bewährten Technologien aufgebaut werden, die sich damit auch von Behörden sehr leicht und unkompliziert übernehmen lassen. So gibt es seit geraumer Zeit beispielsweise eine Diskussion darüber, Kreditkarten für Flüchtlinge und Leistungsempfänger einzusetzen, anstatt Bargeld auszuzahlen. Bei Kreditkarten handelt es sich selbstverständlich um Prepaid- bzw. Guthabenkarten. Das bedeutet, dass die Behörde monatlich einen bestimmten Betrag auf die Karte gutschreiben kann, die die jeweiligen Leistungsempfänger im Anschluss beinahe wie Bargeld verwenden können. Die Karten werden überall akzeptiert, wo auch reguläre EC-Karten akzeptiert werden, was selbst den Onlinehandel miteinschließt. Eine solche Lösung bringt neben der Zeitersparnis für die Behörden auch entscheidende Vorteile für die Empfänger mit sich. Denn diese haben oft gar keinen festen Wohnsitz, womit es auch schwer ist, ein Bankkonto zu erhalten. Die Prepaid-Karte hingegen wird von der jeweiligen Behörde ausgehändigt und kann unkompliziert genutzt werden.

Digitalisierung muss den Nutzen in den Mittelpunkt stellen

Die Digitalisierung vieler Prozesse in der Welt setzt sich unaufhaltsam fort. Dennoch ist es gerade aufgrund der vielen Möglichkeiten, die sich durch Digitalisierung und KI bieten, wichtig, den Nutzen in den Mittelpunkt zu stellen. Denn mittels digitalisierter Prozesse lassen sich auch viele Anwendungen gestalten, die smart und modern wirken, aber am Ende mehr Nachteile als Vorteile für die Anwender mit sich bringen. Insbesondere Behörden, die sich als Dienstleister für ihre Zielgruppe verstehen, sollten daher jede Umstellung auf digitalisierte Prozesse genau durchdenken und auf ihre Praktikabilität prüfen. Schließlich soll das Leben der Nutzerinnen und Nutzer vereinfacht werden, um Mehrwert zu bieten.