Pfiffiges PC-Archivierungsprogramm

Eine offizielle Free-Version der Archivierungssoftware maxx Archiv steht ab sofort unter www.gotomaxx.de zum Download bereit.

Das Konzept hinter dem Programm ist ebenso pfiffig wie einfach und ersetzt weitaus teuere Archivierungssysteme, die für Tausende von Euro angeboten werden. maxx Archiv legt auf Wunsch einfach von jedem Dokument, das gedruckt wird, eine PDF-Kopie in einer SQL-Datenbank ab. So entsteht ohne manuelles Zutun ein PDF-Archiv im Hintergrund, in dem garantiert alles abgelegt ist, was irgendwann einmal gedruckt wurde. Die Volltext-Recherchesoftware zum Wiederfinden der Dokumente liefert gotomaxx – ebenfalls kostenlos – gleich mit.

Die Background-Archivierungssoftware wird unter Windows genauso einfach wie ein Druckertreiber installiert. Das hat zur Folge, dass maxx Archiv mit jeder Anwendung zusammenarbeitet, mit der sich drucken lässt. Man kann einstellen, für welche Drucker die Archivierungsfunktion im Hintergrund laufen soll und ob wirklich von jedem Dokument eine Kopie erstellt werden soll oder nur von ausgewählten.

Um den benötigten Platz auf der Festplatte zu begrenzen, lässt sich die Größe der Archivierungsdatenbank auf den Umfang einer CD-ROM (600, 640 oder 720 MB) beschränken. Das ist nützlich, wenn man die Ablage von Zeit zu Zeit zur dauerhaften Aufbewahrung auf eine CD-ROM brennen will. Stellt Plattenplatz kein Problem dar, lässt sich die maximale Datenbankgröße von 2 GB ausnutzen. Sind die 2 GB gefüllt, legt maxx Archiv automatisch eine weitere Datenbank an, so dass man beliebig lange wartungsfrei archivieren kann.

Die Recherchesoftware präsentiert sich im Stil von Outlook mit einer nach Monaten gegliederten Ordnerstruktur. Zum Suchen im Archiv tippt man eine Textpassage ein und erhält alle Dokumente im Überblick, die den Text enthalten. Weitere Eingrenzungen sind durch Filter möglich, um sich beispielsweise nur die Dokumente eines bestimmten Tages oder eines Arbeitsplatzes anzeigen zu lassen.

gotomaxx liefert die Free-Version von maxx Archiv mit voller Funktionalität aus, allerdings mit Werbebannern versehen. Zudem wird jedes Dokument bei der Archivierung mit einem kleinen Werberahmen versehen. Wen das stört, der kann sich die Vollversion für rund 57 Euro besorgen. Hierzu holt man sich einfach unter www.gotomaxx.de den Lizenzschlüssel und trägt ihn in die zuvor installierte Free- Version ein. Für den firmenweiten Einsatz bietet gotomaxx Mengenlizenzen an. Die Anschaffung ist preiswert im wahrsten Sinne des Wortes: Schließlich kostet ein herkömmliches Dokumenten- Managementsystem Tausende von Euro und bietet für den normalen PC-Einsatz auch kaum mehr als maxx Archiv.