Einen Gang höher schalten

(c) Dropbox

Wie stumpfe Trainingsroutinen und lästiges Suchen überwunden werden können oder: Entdeckung einer interessanten Parallele zwischen Radfahren und Wissensarbeit.

Gastartikel von Andy Wilson, Director of New Product Solutions bei Dropbox.

Wenngleich Karl Freiherr von Drais 1817 mit der Erfindung der ersten Laufmaschine die Fortbewegung von Zweibeinern revolutionierte, nutzt die damalige Technologie heute niemand mehr. Aus der Laufmaschine wurde das Fahrrad und auch das entwickelte sich so stark weiter, dass das heutige Zweirad nur noch wenig mit dem damaligen Prototypen gemein hat. Doch das Radfahren an sich scheint von außen betrachtet kaum verändert. Einmal erlernt, hat man es für immer im Blut. Das ist genau wie beim Schreiben, Schwimmen oder bei der Arbeit am PC. Zumindest dachten wir das lange. Doch die Art und Weise, wie wir Radfahren oder arbeiten, hat sich im Laufe der Zeit und insbesondere mit der Digitalisierung stark verändert. Dabei haben beide etwas gemeinsam: Wissensarbeit ist gleichzusetzen mit „in Bewegung bleiben”, sonst wird man schnell abgehängt. In wirtschaftlich volatilen Zeiten heißt es, in die Pedale zu treten, ob mit neuen Technologien oder Führungsansätzen. Nutzt man moderne Mittel, lässt sich der steilste Hügel auch bei Gegenwind meistern und selbst auf langen Distanzen nicht schlapp machen. Für einen Ausflug auf dem Bike wie durch die Büroarbeit gilt: keine Zeit mit Suchen verschwenden und unnötige Umwege intelligent vermeiden.

Strategie für den Gruppensieg

Ob bei der Tour de France oder in der Unternehmensführung: Ohne Zusammenarbeit gibt es keinen Sieg. Deshalb agieren professionelle Radsport-Teams im Peloton, einer Art „Haufen“ beziehungsweise kleinen Gruppe, also als geschlossenes Feld mit anderen Fahrern. So können alle gegenseitig von den unterschiedlichen Stärken profitieren: Die Kapitäne und Sprinter treffen die strategischen Entscheidungen im Rennen. Bergspezialisten führen die Erklimmung schwerer Anstiege an, endspurterprobte Zeitfahrer halten den anderen den Rücken frei. Auch in Unternehmen kommen in großen Projekten mehrere Abteilungen zusammen, die von der jeweiligen Expertise profitieren. Egal, wie groß das Team ist, es ist immer wichtig, die Stärken jedes Einzelnen zu kennen und zu fördern sowie mögliche Schwächen durch Trainings auszugleichen. Das Erkennen und die Anerkennung sowie Förderung der Leistung der Mitarbeitenden sorgt für mehr Zufriedenheit und dadurch eine höhere Produktivität. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie sind Top-Mitarbeiter viermal so produktiv wie der Durchschnitt – der entscheidende Vorteil beim Fotofinish!

Auf Spur statt Querfeldein

Der Flow-Zustand ist im Radsport ein Garant für persönliche Bestleitung. Dabei ist der Fahrer vollständig in seine Handlungen vertieft, konzentriert, fokussiert. Wird er herausgerissen, kann das schnell zu Stürzen oder Verletzungen führen. Bis man dann wieder aufs Rad steigt und in die Spur findet, verliert man wertvolle Zeit – was den Sieg kosten kann. Das gilt auch im Berufsleben: Laut einer Studie von Next Work Innovation werden Arbeitnehmer alle vier Minuten in ihrem Gedankenfluss unterbrochen und benötigen im Schnitt 23 Minuten, um wieder ins Thema zurückzufinden. Hochgerechnet sind das fünf ganze Arbeitstage im Monat, die an dieses unproduktive „Zurückfinden” und das Wiedererlangen des Fokus verloren gehen. Aus wirtschaftlicher Sicht ein Unding. Daher braucht es klare Etappen an Fokuszeiten, damit Wissensarbeitende im Flow bleiben und Bestleistung erbringen können.

Manchmal führen schon kleinste Veränderungen im Verhalten oder in der Ausstattung zu einem entscheidenden Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Im Radsport können diese sogenannten „Marginal Gains“ die Art der Kleidung sein, die man trägt, was man isst oder die Aerodynamik des Helms. Zu selten wenden wir dieses Konzept auf unsere eigenen Werkzeuge und Verfahren an: Wenn wir einen besseren Helm hätten, könnten wir dann 0,5 km/h schneller fahren? Hätten wir eine bessere Möglichkeit, Informationen zu finden, könnten wir dann jede Stunde fünf Minuten sparen? Dropbox ist davon überzeugt und konzentriert sich auf die Entwicklung von Produkten, die durch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsweise und der Verwaltung von Informationen rund um die Arbeit enorme organisatorische Vorteile bieten.

KI-Antrieb für den Gipfelsturm

Extreme Steigungen oder lange Strecken: beides ist auf dem Rad sowie in der Wissensarbeit mental erschöpfend. Hier entscheidet bereits das Equipment, ob man erfolgreich ins Ziel kommt. Das bedeutet, egal ob Rennrad oder Trekkingrad – das Fahrzeug muss zur Beschaffenheit der Strecke und zum Menschen im Sattel passen. So maßgeschneidert, wie das eigene Rad sollte auch die Technik sein, die wir für unsere digitale Arbeit nutzen. Genau hier kann uns im Arbeitsalltag künstliche Intelligenz unterstützen, die unsere individuellen Arbeitsweisen erlernt. So helfen uns zum Beispiel KI-gestützte Suchen, genau die Dateien, Links und Tools sofort zu finden, die wir gerade brauchen und für deren Auffinden wir sonst wertvolle Zeit verschwenden würden. Statt uns mental mit dem Suchen auszulaugen, macht künstliche Intelligenz dank Machine Learning aus Suchen künftig Finden. KI und Mensch greifen so nahtlos ineinander wie Zahnräder in eine geölte Fahrradkette. KI ist nicht gekommen, um unsere Wissensarbeiter vom Sattel zu stoßen, sondern um ihnen zum entscheidenden Produktivitätsschub zu verhelfen, der sie auch die steilsten Gipfel erstürmen lässt.

Motiviert zu Höchstleistungen

Dürfte ein passionierter Mountainbiker nur noch mit angezogener Vorderradbremse den Abhang hinabrollen, statt im Adrenalinrausch durch enge Schluchten brettern, würde er den Radsport wahrscheinlich schnell aufgeben. Ähnlich erginge es Mitarbeitenden, die sich tagtäglich im Büro nur noch mit stumpfen Routineaufgaben beschäftigen müssten. Das bestätigt eine 2022 durchgeführte Studie zur Arbeitszufriedenheit in Krisenzeiten. Darin gaben 41 Prozent der befragten Arbeitnehmenden an, dass ihr Potenzial nicht ausgeschöpft wird oder sie sich sogar deutlich unterfordert fühlten. Sie wollen Vollgas geben, werden aber von den ihnen zugewiesenen Tätigkeiten ausgebremst, so die Befragungsergebnisse. Die gute Nachricht: Statt immer wieder zu Luftpumpe und Flickzeug greifen zu müssen, lassen sich Routineaufgaben in unserer digitalen Arbeitswelt dank künstlicher Intelligenz und smarter Tools automatisieren und so mehr Zeit für wichtige und sinnstiftende Aufgaben schaffen. Beispielsweise können Ordner automatisch angelegt oder Audio- und Videofiles direkt transkribiert werden, um unseren Arbeitsalltag zu erleichtern. Schließlich wollen sich Radfahrer auch nicht ständig mit dem Aufpumpen und Flicken von Reifen beschäftigen, sondern darauf fokussieren, interessante Touren durch schöne Landschaften zu bestreiten.

Zieleinfahrt in die Arbeitswelt 5.0

So wie das Fahrrad vor über 200 Jahren zur smarten Alternative zum Gehen wurde, erleben wir in der aktuellen Arbeitswelt, wie KI unsere Wissensarbeit beschleunigen kann. Künstliche Intelligenz ist das neue Symbol für den unaufhaltsamen Fortschritt. Mensch und KI haben offensichtlich das Potenzial, ein unschlagbares Duo zu werden. Daraus ergeben sich nie dagewesene Möglichkeiten für unsere Arbeitswelt, denn nur wer jetzt einen Gang höher schaltet, wird mittelfristig das gelbe Trikot einfahren.

Über Andy Wilson

Andy Wilson, Director of New Product Solutions
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Mit über 18 Jahren Erfahrung in den Bereichen interaktive Fernsehdienste, Broadcast-Innovation, Produktmanagement und digitale Rechte für die BBC und nach einer führenden Position bei der Digital Production Partnership-Initiative schloss sich Andy Wilson im Jahr 2018 Dropbox an, wo er heute den Posten als Director of New Product Solutions bekleidet. Er arbeitet täglich eng mit Unternehmen aus der Medienwelt zusammen, um so viel Wert wie möglich aus dem Know-how der Technologie und den Produkten von Dropbox zu schöpfen. Andy Wilson lebt und arbeitet in London, Großbritannien. Privat fährt er leidenschaftlich Rennrad.

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Andy Wilson Director of New Product Solutions
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