Effizienter Umgang mit Informationen steigert Arbeitsperformance deutlich

Demnach wären in den Unternehmen oftmals bereits technische Werkzeuge vorhanden, um dieses Potenzial abzurufen. Allerdings werden diese in der Praxis häufig nicht genutzt. „Zwei Dinge sollten Unternehmen gezielt angehen“, sagt Alexander Greisle, Projektleiter der Studie: „Erstens die Mitarbeiter in punkto Informationsmanagement gezielt weiterbilden, um ihnen prozessorientiert und individuell Strategien und Methoden für den Umgang mit Informationen an die Hand zu geben. Zweitens sollten Unternehmen das Bewusstsein ihrer Mitarbeiter für die Funktionen und Möglichkeiten moderner IT-Systeme schärfen.“ Zu viele hilfreiche Funktionen schlummern unentdeckt in den Tiefen der Ausstattung.

Die Ergebnisse der E-Work-Nutzerstudie II basieren auf einer Online-Befragung mit 1.100 Teilnehmern über einen Zeitraum von 2 Monaten.

Raum für Verbesserungen

Wie bereits in der ersten Auflage der E-Work-Studie aus dem Jahr 2003 bestätigt, hat die Ausstattung mit IT-Systemen großen Einfluss auf die Arbeitsperformance. Während Informationsarbeit immer stärker mit IT-Systemen zusammenhängt, hat sich die IT-Ausstattung aus Sicht der Mitarbeiter jedoch nicht verbessert. Sie empfinden diese nach wie vor nur als befriedigend.

Mit einer gezielten und ergonomischen Hard- und Softwareausstattung und einer hohen IT-Güte kann die Performance der Wissensarbeit deutlich gesteigert werden. Hier leisten die IT-Abteilungen einen wesentlichen Beitrag zum exzellenten Unternehmen. Hard- und Softwareentwickler wiederum können durch situations- und kontextorientierte Benutzeroberflächen dazu beitragen, dass die Anwender diese Systeme stärker für ihre Informationsarbeit nutzen.

„Der größte Störfaktor bei der täglichen Arbeit sind für die Befragten spontane und ungeplante Arbeitsaufträge (56 %). Die Hälfte beklagt sich zudem über Verzögerungen und reaktives statt planvolles Vorgehen. Auch ineffiziente Meetings (41 %), unklare Prioritäten und unnötige Administrationsaufgaben (je 39 %) empfinden sie als hemmend“, erklärt Dr. Wilhelm Bauer, Institutsdirektor am Fraunhofer IAO und verantwortlich für das Verbundforschungsprojekt Office 21®.

Darüber hinaus stellten die Forscher fest, dass Büroarbeiter für eine hohe Kommunikationsqualität sehr viel Aufwand betreiben müssen. Zu 80 % läuft Kommunikation immer noch über die traditionellen Wege Telefon, persönliche Treffen und E-Mail, während Online-Meetings und Web-Collaboration-Werkzeuge viel Zeitersparnis bieten. So dauern laut Studie über 60 % der Online-Besprechungen höchstens 30 Minuten, während die Mehrzahl der persönlichen Treffen bis zu einer Stunde in Anspruch nimmt. Auch der Zeitbedarf für die Vor- und Nachbereitung von Online-Meetings ist deutlich niedriger.

Vom Forschungsergebnis zum Produkt

Wie sich das persönliche Arbeitsumfeld mit Hilfe moderner Technik gestalten lässt, zeigen Beispiele der Forschungspartner Plantronics und Microsoft. Beide wirken mit am Verbundforschungsprojekt Office 21® und nutzen die Erkenntnisse aus den Studien des IAO für die Produktentwicklung.

Für Plantronics steht dabei der Gedanke des „Wireless Office“ im Vordergrund, wie EMEA Managing Director Philip Vanhoutte erläutert: „In Abstimmungsprozessen geht viel Zeit verloren, beispielsweise durch entgangene Anrufe. In einem Wireless Office sind Informationsarbeiter dank Headsets auch dann erreichbar, wenn sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen. Dadurch lassen sich viele Lücken in der Kommunikationskette schließen, so dass Anrufe wieder zu einer zu einem effizienten Abstimmungswerkzeug werden. Für alle Managementebenen – vom Chief Executive Officer bis zum jungen Trainee – sorgt Plantronics mit seinen schnurlosen Headsetlösungen für mehr Bewegungsfreiheit im Büro.“

Mit dem Voyager 510-USB Headset hat Plantronics eine Lösung entwickelt, mit der Unternehmen die Mitarbeiterkommunikation und Geschäftsprozesse effizienter gestalten können. Das Headset unterstützt beispielsweise das Instant Messaging (IM) des Microsoft Office Communicator 2007 und ermöglicht es Anwendern, schnurlos VoIP-Anrufe über den PC zu führen – die Hände bleiben für andere Aufgaben frei. Zugleich ist der Telefonierer nicht mehr an seinen Schreibtisch gebunden und kann sich im Büro bewegen, um zum Beispiel Akten einzusehen, Ausdrucke aus dem Drucker zu holen oder Kollegen zu konsultieren. Dank der Multipoint-Funktion lässt sich das Voyager 510-USB gleichzeitig mit Laptop und Handy verbinden und via zusätzliche Basisstation auch an das Festnetztelefon anschließen.

Plattform für alle Kommunikationswege

Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams vereinfacht Microsoft mit seiner Unified Communications Strategie (UCS) deutlich. Der Anwender kann dabei mit einer einzigen Identität alle Kommunikationsformen per Mausklick nutzen. Diese sind integriert in die täglichen Prozesse und Programme wie dem Microsoft Office System oder Applikationen anderer Anbieter. Mit diesem Ansatz verbindet Microsoft bisher voneinander getrennte Kommunikationsformen zu einer vollständigen und integrierten Kommunikationsplattform. Die integrierte Lösung zeigt an, ob und wie der Anwender gerade erreichbar ist.

Diese „Präsenzinformation“ ermöglicht die zielgerichtete Kontaktaufnahme via Telefon, Handy, IM oder E-Mail aus einer integrierten Oberfläche auf die verschiedenen Endgeräte in unterschiedlichen Kommunikationsformen. Aufgrund der wesentlich gezielteren Kommunikation reduziert sich die Zahl überflüssiger Anrufe auf Anrufbeantwortern erheblich. Der Empfänger einer E-Mail kann einfach per Mausklick aus Microsoft Outlook heraus telefonieren oder eine Sofortnachricht per Instant Messenger schicken, je nach Präsenz des Partners. Genauso einfach kann er per Mausklick eine Telefonkonferenz einberufen oder eine Web-Konferenz starten und weitere Teilnehmer einladen. Die gesamte Kommunikation wird unter einer bekannten Oberfläche – Microsoft Office – wesentlich einfacher und effektiver.

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