Software findet den richtigen Informationskanal

Eine neue Software-Lösung von Siemens vereinfacht den Informationsaustausch in Unternehmen. Bei den heutigen Kommunikationsmöglichkeiten ist jeder immer und überall erreichbar – zumindest theoretisch über Handy oder Telefon, per E-Mail im Büro oder auf dem Handheld-Computer. In der Praxis scheitert der Kontakt häufig an simplen Problemen: Weil keiner weiß, wer wie wann erreichbar ist, wird viel Zeit verschwendet. Zuerst wird angerufen, auf den Anrufbeantworter gesprochen, dann gemailt, vielleicht noch das Handy angewählt und eine SMS geschickt.

HiPath OpenScape bereitet der Suche nach dem richtigen Informationskanal ein Ende. Die Software läuft auf einem PC und bedient sich der Instant-Messaging-Technik. Damit hilft sie dem Anwender, schnell und einfach Kontakt mit Kollegen aufzunehmen. Das Programm gibt auf einen Blick Auskunft darüber, ob und vor allem über welches Medium die Mitglieder eines vordefinierten Personenkreises erreichbar sein wollen. Das kann jeder Nutzer selbst über die Einstellung seines Profils bestimmen. Auch die Organisation und der Ablauf von Telefon- oder Multimediakonferenzen werden mit HiPath OpenScape erheblich erleichtert. Alle Teilnehmer können am Bildschirm mitverfolgen, welche Kollegen sich gerade ein- oder ausklinken. Dokumente, die während einer Konferenz bearbeitet werden, stehen allen Usern zur Verfügung. Falls jemand die Datei verändert, werden sämtliche Kopien in den angeschlossenen Computern automatisch und sofort aktualisiert.

Das neue System ersetzt darüber hinaus die herkömmliche Voice-Mailbox durch ein so genanntes „Self Service Feature“. Diese Funktion ermöglicht es, festgelegten Personen auch in Abwesenheit maßgeschneiderte Informationen anzubieten. Nachdem der betreffende Anrufer durch seine Telefonnummer identifiziert wurde, kann er sich z.B. ein für ihn hinterlegtes Dokument per Knopfdruck zusenden oder vorlesen lassen, oder einen Gesprächstermin im Terminkalender reservieren.