BSCW-Groupware öffnet sich der Systemintegration

Die neue Version 4.2 der webbasierten BSCW-Groupware entwickelt sich von der Lösung für Projektgruppen zur Plattform für integriertes kollaboratives Arbeiten. Neu ist auch die flexibel konfigurierbare Workflow-Engine, die fast alle denkbaren dokumentenorientierten Arbeitsprozesse abbildbar macht.

Mit der neuen Version 4.2 der webbasierten Plattform für Dokumentenmanagement und verteiltes Arbeiten haben das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT und die OrbiTeam Software GmbH einen großen Schritt in Richtung Systemintegration getan. Das System wurde mit einer API-Schnittstelle ausgestattet. Es kann somit nahtlos an bestehende Systemlandschaften angedockt werden. Nahezu alle Funktionen des BSCW-Systems können nun auch von externen Anwendungen angestoßen werden.

Die Möglichkeit des Datenaustausches zwischen dem BSCW-Server und Back-End-Systemen eröffnet neue Perspektiven für den mobilen Einsatz, da einerseits jederzeit und an jedem Ort auf interne Dateien von Projektgruppen zugegriffen werden kann, andererseits aber auch lokale Anwendungen (wie ERP- oder CRM-Systeme) in den Datenfluss integriert werden können.

Darüber hinaus wurde in BSCW 4.2 das Konzept der Laufmappen verwirklicht und eine Workflow-Engine eingebaut. BSCW-Laufmappen dienen dazu, ein Dokument einer Reihe von Personen in einer bestimmten Sequenz zur Kenntnis oder zur Bearbeitung zu schicken. Nur jene Person, die gerade an der Reihe ist, kann auf die Dokumente der Laufmappe zugreifen. Nach der Bearbeitung wird die Laufmappe an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet.

Während die Laufmappe ein relativ einfaches Mittel ist, um einen Prozess zu strukturieren, bietet die neue Workflow-Funktionalität von BSCW ein umfassendes Instrumentarium, um Arbeitsvorgänge zu organisieren. Softwaretechnisch ist es möglich, mit dieser Funktion nahezu jeden dokumentenorientierten Arbeitsprozess zu modellieren. Im Unterschied zu den mehr oder weniger „fest verdrahteten“ Lösungen üblicher Workflow-Systeme kann ein autorisierter BSCW-Nutzer aber auch adhoc-Workflows definieren, die sich aus einer aktuellen Notwendigkeit ergeben.

Damit haben die Entwickler des Fraunhofer FIT und dessen Spin-Off-Unternehmen OrbiTeam den Wunsch vieler BSCW-Anwender erfüllt, fortgeschrittenen Nutzern zusätzliche Möglichkeiten zur Organisation des kollaborativen Arbeitens an die Hand zu geben.

BSCW 4.2 beinhaltet neben diesen Hauptneuerungen weitere, in seiner Preisklasse nicht selbstverständliche Eigenschaften. Der neue Aktenkoffer im BSCW verwirklicht, was viele Nutzer eines PDAs schon kennen: die Synchronisation von Daten. Der Nutzer kann nun Dokumente vom BSCW-Server auf seinen PC oder Laptop übertragen und sie nach der Bearbeitung automatisch zurückspielen.

Weitere nützliche Features von BSCW 4.2 können mit den Stichworten „Communities“, „Lesezeichen“ und „Metadaten“ überschrieben werden. So bietet die neue Version einen Ordnertypus „Communities“, der zwischen dem privaten und dem öffentlichen Verzeichnis angesiedelt wurde. Dieser Gemeinschaftsordner ist öffentlich sichtbar, kann aber nur geöffnet werden, wenn man registriert. Er gleicht damit einem Internet-Forum. Metadaten sind Attribute, die einer Datei angefügt werden, um sie zu indizieren, wie zum Beispiel das Erzeugungsdatum oder der Name des Autors. BSCW 4.2 erlaubt es, eine große Menge vordefinierter Attribute (gemäß Dublin Core Standard) oder auch eine unbegrenzte Zahl selbst definierter Attribute zu verwenden.

Die Software enthält eine 90-tägige Evaluationslizenz zur kostenlosen Nutzung.