Prozesse verbessern, Bürokratiekosten senken

Wenn die eine Hand nicht weiß, was die andere tut, entstehen Informationslücken, Missverständnisse und Doppelarbeit. Bezogen auf Geschäftsprozesse entstehen unnötige Kosten.

Die Schnittstelle zwischen Wirtschaft und Verwaltung war bisher eine Art „Blackbox“: Jede Seite kannte zwar ihren eigenen Bereich der sie verbindenden „Datensteckdose“, aber was sich auf der jeweils anderen Seite abspielt, war weitgehend unbekannt.

Um hier Transparenz zu schaffen und die Potenziale in Bezug auf Effizienz und Kosten sichtbar zu machen, hat das Fraunhofer IAO in Kooperation mit dem Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST, dem Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie SIT, der Commerzbank AG, der GAD eG und der Universität Tübingen die Prozessketten zwischen Finanzdienstleistern (FDL) und Verwaltungen systematisch analysiert und evaluiert. Die Ergebnisse sind in der Machbarkeitsstudie „Entwicklung von Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung: Finanzdienstleistungen“ veröffentlicht.

Die Studie ist eine von drei Machbarkeitsstudien zu Prozessketten (PRK) zwischen Wirtschaft und Verwaltung, die das Bundesministerium des Inneren (BMI) in Auftrag gegeben hat. Zusammen mit zwei weiteren Studien zu den Bereichen „Umwelt“ und „Informations- und Meldepflichten von Arbeitgebern“ wurde die Publikation im Rahmen des 10. Kongresses „Neue Verwaltung“ am 5. und 6. Mai 2009 auf der Messe Leipzig veröffentlicht und präsentiert.

Mit dem Ziel, Bürokratie abzubauen und Verwaltungen zu modernisieren, hat das Fraunhofer IAO darüber hinaus einen open-source-basierten Prozesskettenbrowser entworfen, anhand dessen man Prozessketten identifizieren, analysieren und neu gestalten kann. Die interaktive Prozesslandkarte der Branche Finanzdienstleistung (FDL) zeigt als Bestandsaufnahme in Deutschland dreierlei: 61 Prozent der 154 existierenden Prozessketten sind papiergebundene Prozessketten der Generation 1 (Papierformulare, Gelbe Post, Kurierdienste), 17,5 Prozent sind IT-anwendungsorientierte Prozessketten der Generation 2 (unterschiedliche Formate, Medien, Netze) und nur 21,4 Prozent sind innovative infrastrukturorientierte Generation 3-Prozessketten, mit ganzheitlich umgesetzten Geschäftsprozessen, Hochleistungsportal-Funktionalitäten des Web 2.0, orts-, zeit- und situationsabhängigem Informations-Push, föderativem Identitätsmanagement etc. Anhand der in der Machbarkeitsstudie geschilderten Vorgehensweise und deren Werkzeuge können bestehende Prozessketten systematisch optimiert werden.

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