Staat Michigan setzt bei der Dokumentenbearbeitung weitere fünf Jahre auf JPMorgan Chase und Beta Systems

Die Beta Systems Software AG und JPMorgan Chase & Co. verarbeiten gemeinsam die papiergebundenen Einkommenssteuererklärungen des gesamten US-Bundesstaates Michigan. Dies erfolgt mittels einer spezialisierten Dokumentenerfassung für Steuererklärungen auf Basis der Dynamic Forms Reading Technologie (DFR) von Beta Systems. Verarbeitet werden sowohl die privaten Steuererklärungen (Individual Income Tax) als auch die Unternehmens-Einkommenssteuererklärungen (Business Income Tax).

JPMorgan Chase ist Dienstleister des Staates Michigan, verantwortlich für die Erfassung der Steuererklärungen. Mittels der Technologie von Beta Systems zur Dokumenterfassung werden jetzt täglich mindestens 35.000 Steuererklärungen durch 30 bis 50 Mitarbeiter von JPMorgan Chase erfasst. Vor Einführung dieser Lösung verarbeitete der Staat Michigan selbst mit einem Personalstab von ca. 140 Personen maximal lediglich 15.000 Steuererklärungen pro Tag.

Hochkomplexe Steuererklärungen

Die privaten Steuererklärungen sind in den USA hochkomplex. Für jede Erklärung existieren 27 verschiedene zu erfassende Haupt­ und Anlagenformulare mit je ein bis vier Seiten sowie die jeweils dazugehörige Korrespondenz, Kopien der Rechnungen etc. Dadurch ergibt sich zwangsläufig eine sehr große Komplexität. Erschwerend kommt hinzu, dass die Formulare auch von verschiedenen Softwareanbietern bereitgestellt werden. Häufig geschieht dies in abweichender Layout-Form, was dazu führt, dass es pro Steuerjahr ca. 500 verschiedene Formulare bzw. Seitendefinitionen gibt.

Dynamische Datenstruktur in Gesamtdokument abgebildet

Die Unternehmenseinkommenssteuer-Erklärung ist mit 31 Formularen mit jeweils bis zu sechs Seiten noch komplexer. Einzelne Seiten haben bis zu 200 Datenfelder und zudem existieren Formulare, in denen sich die Seiten beliebig oft wiederholen können. Dies führt zu einer extrem vielschichtigen Datenstruktur, die aufgrund der Fülle sehr dynamisch ist. Bei jeder Erklärung ist unbekannt, ob das Formular überhaupt vorkommt, ob es vollständig ist und, welche Seiten wiederholt werden. Dies bedeutet, die Software von Beta Systems erstellt dynamisch, d.h. während der laufenden Dokumentenverarbeitung, aus der Steuererklärung ein Gesamtdokument, ohne vorab zu wissen, wie viele Seiten es hat und in welcher Reihenfolge diese eingescannt wurden. Eine einzelne Steuererklärung kann bis zu weit über 1.000 Seiten umfassen.

Diese Komplexität wird inklusive einer Validierung des sich dynamisch aufbauenden Gesamtdokuments abgebildet. Das bedeutet, dass der Datenexport als einzelne XML-Datei je Steuererklärung aufbereitet und auf der Datenerfassungsebene vorvalidiert wird. Das Software-System von Beta Systems beachtet beispielsweise grundsätzliche Ausfüllregeln oder korrigiert Tippfehler, um die Qualität der Datenerfassung sicherzustellen. Alles erfolgt vollautomatisch und der Sachbearbeiter der Finanzbehörde erhält anschließend vorvalidierte Daten und gegebenenfalls bereits Hinweise, an welchen Stellen die Steuererklärung vermutlich sachliche Fehler aufweist. Zudem stellt die Software eine Bilddatei der gesamten Steuererklärung in Wunschreihenfolge zusammen, unabhängig davon, wie die Daten angeliefert sind, d.h. in welcher Reihenfolge die Daten ausgefüllt oder eingescannt wurden.

Verarbeitung von bis zu 10.000.000 Datenfeldern pro Tag

In den Hochphasen im Januar, März und April werden täglich rund. 300.000 bis 400.000 Blatt Papier verarbeitet, was etwa 8 bis 10 Millionen Datenfelder pro Tag ergibt. Für die aktuellen Steuererklärungen liefert Beta Systems eine Datenqualität von über 95 Prozent Non-Edit Rate, d.h. 95 Prozent der Daten werden exakt so ausgegeben, wie sie die Erkennungssoftware geliefert hat. Es handelt sich dabei um eine sehr hohe Erkennungsrate, da etwa 30 bis 40 Prozente der privaten und 10 Prozent der Unternehmens-Einkommenssteuererklärungen per Hand ausgefüllt sind.

Dank der Technologie von Beta Systems können extrem hohe Datenmengen aus Tausenden von verschiedenen Formularen, die gleichzeitig aktiv sind, verarbeitet werden. Auch mit Blick auf den Support und die Kosten ist die Lösung von Vorteil. Bernd Johnen, General Manager der Business Line ECM der Beta Systems Software AG, sagt: „Beta Systems überzeugt mit einer sehr guten Produktqualität. Die Software ist sehr stabil und leistungsfähig. So musste seit der ersten Einführung nicht einziges Mal ein Techniker vor Ort sein.“

Gernot Sagl, Vostand der Beta Systems Software AG, kommentiert: „Wieder einmal erweisen sich die ausgezeichnete Erkennungsqualität unserer Software und die Geschwindigkeit, mit der wir neue Formulare verarbeiten können als entscheidende Auswahlkriterien. Wie sehr überzeugt der Staat Michigan von der Lösung ist, beweist die Unterzeichnung des aktuellen Fünf-Jahresvertrages anstelle der in den USA üblichen Drei-Jahresverträge.“

Beta Systems Software AG – Agility Integrated

Die Beta Systems Software AG (Prime Standard: BSS, ISIN DE0005224406) entwickelt hochwertige Softwareprodukte und -lösungen für die automatisierte Verarbeitung großer Daten- und Dokumentenmengen. Die Produkte und Lösungen dienen der Prozessoptimierung, führen zu einer verbesserten Sicherheit und sorgen für mehr Agilität in der IT. Sie gewährleisten die Erfüllung von geschäftlichen Anforderungen in Bezug auf Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC) und erhöhen die Leistungsfähigkeit der Unternehmens-IT in punkto Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Flexibilität.

Der Produktbereich für IT-Infrastruktursoftware (Infrastructure & Operations Management) von Beta Systems richtet sich branchenübergreifend an Rechenzentren zur Optimierung des Job und Output Managements. Darüber hinaus bietet Beta Systems Unternehmen mit hohen User-Zahlen Produkte zur Automatisierung der IT-Benutzerverwaltung an. Im ECM-Lösungsbereich (ECM & Document Solutions) entwickelt Beta Systems für Großunternehmen in den Branchen Financial Services, Industrie und Handel individuelle branchenspezifische Lösungen für die Themen Zahlungsverkehr, Posteingangsbearbeitung und allgemeines Dokumentenmanagement.

Beta Systems wurde 1983 gegründet, ist seit 1997 börsennotiert und beschäftigt mehr als 600 Mitarbeiter. Sitz des Unternehmens ist Berlin. Beta Systems ist in den Kompetenz-Centern Augsburg, Köln und Calgary sowie international mit 19 eigenen Konzerngesellschaften und zahlreichen Partnerunternehmen aktiv. Weltweit setzen mehr als 1.400 Kunden in über 3.300 laufenden Installationen Produkte und Lösungen von Beta Systems ein. Beta Systems generiert rund 50 Prozent seines Umsatzes international. Rund 200 dieser Kunden kommen aus den USA und Kanada.

Unternehmenskontakt:
Beta Systems Software AG
Thomas große Osterhues
Senior Manager Corporate Communications
Tel.: +49 (0)30 726 118-570
Fax: +49 (0)30 726 118-881
E-Mail: thomas.osterhues@betasystems.com
Agenturkontakt:
HBI PR&MarCom GmbH
Alexandra Osmani,
Alexandra Janetzko
Tel.: +49 (0)89 99 38 87-37/-32
Fax: +49 (0)89 930 24 45
E-Mail: alexandra_osmani@hbi.de
E-Mail: alexandra_janetzko@hbi.de www.hbi.de