Integrierte Workflow Systeme rechnen sich für Druckereien aller Größenordnungen

Amortisationszeiträume zwischen sechs und 24 Monaten

In drei für die Printmedien-Industrie typischen Kundenszenarien hat die Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) den Return on Investment (ROI) von digitalen Workflowlösungen untersucht. Je nach Unternehmensgröße und bereits vorhandenem Niveau der Integration, lagen die Zeiträume bis zur Amortisation zwischen sechs und 24 Monaten. Da die Rahmenbedingungen in jedem Betrieb unterschiedlich sind, hat Heidelberg Bandbreiten für den zu erwartenden ROI ermittelt. Die gewählten Szenarien basieren auf realen Beispielen, die anonymisiert und auf die für Amortisationsberechnungen notwendigen integrierten Teilbereiche reduziert wurden. Alle Berechnungen erfolgten auf Basis des Prinect Workflows von Heidelberg. Die Ergebnisse basieren auf den Amortisationsberechnungen der jeweiligen Kunden, die selbst die untersuchten Teilbereiche definiert haben.

Szenario 1: Mittlere Akzidenzdruckerei optimiert Farbmanagement für höchste Druckqualitäten

In diesem ersten Beispiel (Grafik 1: Mittlere Akzidenzdruckerei), zugrunde gelegt ist ein Druckereibetrieb mit weniger als 100 Mitarbeitern, wurde ein ROI zwischen sechs und acht Monaten berechnet. Der Fokus der Integrationslösung lag auf dem Farbmanagement in Vorstufe und Drucksaal mit den Prinect Color Solutions und den Print Color Management Services, d.h. der initialen Kalibrierung des gesamten Farbworkflows mit Unterstützung von Heidelberg. Vor der Implementierung war aufgrund der hohen Qualitätsansprüche seitens der Kunden der Druckerei ein erheblicher Aufwand und Materialeinsatz notwendig, um das gewünschte Qualitätsniveau zu erzielen.

Die Amortisationsberechnung beruht auf folgenden Kalkulationsgrundlagen:

– Die Amortisation wurde ausschließlich für die Investition in die Prinect Color Solution berechnet. Kosten für Projektmanagement, Schulung, Umstellung und organisatorische Aspekte sind berücksichtigt.
– Nicht enthalten sind positive Effekte aus zusätzlich frei gewordener Produktionskapazität durch Reduzierung der Einrichtzeiten.

Für das Szenario wurde zur Berechnung der Amortisationsdauer ausschließlich die Materialeinsparung betrachtet. Darüber hinaus ließ sich die Kundenbindung durch das Einhalten höchster Qualitätsansprüche erhöhen.

Szenario 2: Industrielle Großdruckerei verringert Durchlaufzeiten und Makulatur und erhöht Effizienz im Vertrieb

Diesem Beispiel (Grafik 2: Industrielle Großdruckerei) liegt ein industrieller Druckereibetrieb mit mehr als 100 Mitarbeitern zugrunde, der bei bereits hohem Integrationsgrad einen ROI von 16 bis 18 Monaten für seine Investitionen in digitale Integrationslösungen erreichen konnte. Zum ROI trug ein maßgeblich geringerer Zeitaufwand durch eine höhere Integration in den Bereichen Prepress, Press, Auftragsplanung, Außendienst, Auftragssachbearbeitung sowie eingesparte Makulatur bei. Um darüber hinaus in der integrierten Printmedien-Produktion flexibel zu bleiben, ist eine durchgängig digitale Auftragsbearbeitung von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung unerlässlich.

Die zugrunde liegende Kalkulation geht dabei von folgenden Faktoren aus:

– Die Amortisation wurde für die Kosten berechnet, die durch die Integration entstanden sind. Die Kosten für Projektmanagement, Schulung und erhöhten Aufwand während der Umstellung sind ebenfalls enthalten.
– Alle weiteren Einsparpotenziale der Workflow-Komponenten, beispielsweise durch Verringern der Bearbeitungszeiten an den einzelnen Arbeitsstationen, wurden ebenso wie Produktivitätssteigerungen durch frei gewordene Fertigungskapazität nicht berücksichtigt und verbessern das ROI-Ergebnis zusätzlich.

Szenario 3: Kleine Akzidenzdruckerei verschafft sich Luft zur Expansion

Das Beispiel (Grafik 3: Kleine Akzidenzdruckerei) basiert auf einer klassischen Akzidenzdruckerei mit weniger als 20 Mitarbeitern, die mit Prinect Prinance und Prinect Printready bereits die ersten Schritte einer Integration umgesetzt hat. Für das Unternehmen stand daher weniger die Amortisation über einen bestimmten Zeitraum im Vordergrund, sondern das Erhöhen der Produktivität in Auftragsmanagement und Vorstufe bei gleicher Personalkostenstruktur, um in eine weitere Druckmaschinen investieren zu können. In diesem Fall lag der ROI bei rund 24 Monaten.

Folgende Faktoren trugen zur weiteren Verbesserung des erzielten ROI bei:

– Bei Wiederholaufträgen können die Platten heute in 15 Minuten bereit gestellt werden.
– Die Fehlerrate wurde um 15 bis 20 Prozent gesenkt.
– Die Bearbeitungszeit in der Vorstufe sank um durchschnittlich 30 Prozent pro Auftrag.
– In der Auftragssachbearbeitung und Kalkulation ließ sich der Zeitaufwand gegenüber der manuellen Kalkulation und Nachverfolgung der Aufträge um rund 75 Prozent reduzieren.
– Die organisatorische Entwicklung des Unternehmens wurde mit der Einführung des Workflows wesentlich verbessert.

"Die drei gewählten Szenarien verdeutlichen, dass sich die digitale Prozessintegration rechnet, wenn die Kriterien für ein effizientes Projektmanagement eingehalten und eine sorgfältige Schwachstellenanalyse durchgeführt wurde. Insbesondere das Beispiel der klassischen Akzidenzdruckerei zeigt, auch kleine Druckereien können erfolgreich integrierte Workflow-Syteme implementieren, wenn sie die Integration Schritt für Schritt und parallel zum laufenden Betrieb angehen", so das Fazit von Jörg Bauer, Vice President Prinect Workflow bei Heidelberg.