Schlüsselfaktoren für die erfolgreiche Auswahl und Implementierung von heutigen Rechnungswesen-Systemen

Die Entwicklungen auf dem Markt für Business-Software im Allgemeinen und für Rechnungswesen-Software im Besonderen waren in den letzten Jahren weniger von technischen Innovationen, sondern mehr von hartem Wettbewerb und viel Zukunftsunsicherheit geprägt. Kosten- und Leistungsbewusstsein sowie das Bedürfnis der Geschäftsleitung nach mehr Transparenz und verbesserten Steuerungsfunktionen hat die Anforderungen an die Rechnungswesen- und insbesondere die Controlling-Systeme kontinuierlich steigen lassen. Die diesjährige SoftTrend-Studie 233 zum Thema Rechnungswesen und Controlling 2005 unterstützt Anwender und liefert nützliche Hinweise bei der Umsetzung von Auswahl- und Einführungsprojekten.

Der Markt für Rechnungswesen-Software ist ebenso wie der Markt für ERP- Systeme gekennzeichnet durch eine hohe Divergenz, die Unternehmen bis zur hinreichenden Konsolidierung bei Auswahlprojekten vor eine große Herausforderung stellt. Fusionen, Übernahmen, eine ungünstige Wettbewerbssituation und der immense Kostendruck machen Herstellern und nicht zuletzt den IT- Entscheidern das (Über-) Leben schwer.

Gerade die Ermittlung entscheidungsrelevanter Basisdaten ist in vielen Unternehmen heute noch eine komplexe Aufgabe für jeden Controller. Qualität und Vollständigkeit der im Rechnungswesen angelieferten Daten bestimmen maßgeblich Aufwand und Ergebnis bei der anschließenden Aufbereitung und Interpretation im Controlling. Dabei sind es zunächst meist organisatorische Defizite und menschliche Widerstände, die für eine Verbesserung des Zahlenmaterials überwunden werden müssen. Beispielsweise können die Fehlerquoten im operativen Bereich durch klar und einheitlich definierte Kontierungsvorschriften und –regeln spürbar gesenkt werden. Oder die Standardisierung und Harmonisierung von Kontenplänen assoziierter Gesellschaften erleichtert Konzernabschlüsse und unternehmensübergreifende Analysen. Hier muss in vielen Unternehmen oft noch einiges an Vorarbeit geleistet werden, um Reibungsverluste generell zu vermeiden und die Effizienz der dort angesiedelten Prozesse entscheidend zu verbessern. Beispiele für typische Fehler, die im Zusammenhang im Rechnungswesen mit der Verbuchung von Geschäftsvorfällen häufig entstehen, sind u.a.:

• Falsche Abbildung der Geschäftsvorfälle im System
  (Vollständigkeit, Zeitnähe, Sachgerechtigkeit, usw.)
• Keine periodengerechte Leistungsbewertung
• Keine periodengerechte Verwendung von Kontenplänen
• Bestandskorrekturen werden unzureichend im System abgebildet
• Führung von Nebenbuchhaltungen in Subsystemen (z.B. Excel)
• Falsche Verwendung der Umsatzsteuerschlüssel
• Falsche Zuordnung der Nutzungsdauer von Anlagegüter
• Probleme bei der Abgrenzung von Betriebs- und Privatvermögen

Die Rechnungswesen-Software kann letztlich nicht die vorhandenen organisatorischen Defizite ausgleichen. Allerdings wird diese Tatsache von vielen Bereichsverantwortlichen in der Praxis nur bedingt zur Kenntnis genommen. Extrembeispiele belegen, dass Probleme mit der eingesetzten Software für den einen oder anderen Beteiligten eine Legitimations- und sogar Alibifunktion haben können. Dabei findet meist eine bewusste oder unbewusste Ablenkung von den eigentlichen kreativen Aufgaben in dem jeweiligen Bereich statt. Die Art und Weise der Kollaboration zwischen Organisation und Informationstechnologie bzw. der Umfang, mit dem die Organisation das zur Verfügung stehende Instrumentarium nutzt, bestimmen auch hier Prozessergebnis und –qualität.

Interviews der SoftSelect GmbH mit Entscheidern ergaben, dass das Streben nach mehr Effizienz die Bewertungsraster für die Erfolgsmessung bei den Anwendern verändert hat. Es wird vielmehr der Beitrag, den Rechnungswesen-/Controlling- und ERP-Systeme oder generell IT-Projekte zur betrieblichen Wertschöpfung beitragen, in den Fokus gestellt. Dies ist ein durchaus wichtiger Schritt, um mehr Serviceorientierung und Profit-Center-Denken in den jeweiligen Fachbereichen zu etablieren.

Darüber hinaus hat sich deutlich gezeigt, dass besonders im deutschen Mittelstand Globalisierung und ein kritischeres Kostenbewusstsein die wesentlichen Argumente für die Softwareauswahlprozesse liefern. Beispielsweise werden folgende Kriterien von den Verantwortlichen bei der Anforderungsanalyse häufig mit einer hohen Priorität eingestuft:

• Möglichkeiten (und Vorteile) der Bilanzierung nach IFRS
• Digitalisierung von Belegflüssen im Rechnungswesen
• Prozessoptimierung und Effizienzmessung im Rechnungswesen
  (Stichwort: Prüfung eines möglichen Business Process Outsourcings)
• Web-gestütztes Rechnungseingangsbuch
  (Stichwort: dezentrale, standortunabhängige Belegerfassung)
• Simulationen und Forecast-Berechnungen im Controlling
• Programmversionen für Osteuropa
• Mehrwährungsfähigkeit

Auf dem Markt für Rechnungswesen-Software lassen sich grundsätzlich zwei Systemgruppen ausmachen. Einerseits werden entsprechende Module innerhalb umfassender ERP-Suiten angeboten und andererseits gibt es auf das Thema spezialisierte stand-alone-Lösungen. Marktrelevante Anbieter von stand-alone-Produkten für das Rechnungswesen, die eine technologische Neuentwicklung ihres Produktportfolios vorgenommen haben, gibt es nur noch sehr wenige (z.B. FibuNet, www.fibunet.de, oder eGecko-Control von CSS, www.css.de). Dabei bedeutet dieser Schritt eine wichtige Voraussetzung zur Chancensicherung und die langfristige Sicherung des Geschäftsbetriebs.

Zum Anderen werden leistungsfähige Rechnungswesenmodule innerhalb der ERP-Suiten von Firmen wie beispielsweise ALPHA Business Solutions, IFS , Microsoft Business Solutions, Oracle, SAP, SoftM etc. angeboten. Dem Anwender steht damit ein breites Lösungsportfolio vom Rechnungswesen bis zur Produktionssteuerung zur Verfügung. Das kann bei Bedarf abgerufen und in der Regel individuell auf den jeweiligen Einsatzbereich abgestimmt werden. Die Produkte befinden sich überwiegend in der Reifephase und bieten dem Anwender im Rechnungswesen- und Controlling-Bereich ein hohes Leistungsniveau.

Eine Software für die Buchführung muss sich vor allem daran messen lassen, ob sie die Anforderungen der Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) erfüllt. Diese Grundsätze haben sich mit der Zeit aus der betriebswirtschaftlichen Praxis, der Rechtsprechung, der Gesetzgebung und der Wissenschaft entwickelt. Wirtschaftsprüfern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften obliegt die Prüfung der Buchführungssysteme, um unter Einbeziehung aller maschinellen und manuellen Verfahren eine vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete sowie für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbare Buchführung zu gewährleisten. Insbesondere die Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sind sicherzustellen sowie eine ordentliche Dokumentation, aus der Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sind. Die Einhaltung der GoB wird durch die Einhaltung allgemeiner Sicherheits-Informationskriterien wie Datensicherheit und Datenschutz, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Autorisierung, Authentizität und Verbindlichkeit unterstützt. Da die Rechtssprechung und die Gesetzgebung in den letzten Jahren wesentliche Änderungen erfahren hat hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung, ist auch das Datum des letzten Wirtschaftsprüfertestats in der Auswahlentscheidung von Bedeutung.