Digitale Verwaltung: erheblicher Nachholbedarf in den Amtsstuben

Von einer Online-Behörde sind Deutschlands Verwaltungen noch ein gutes Stück entfernt. Bisher bieten weniger als die Hälfte der Kommunen Dienstleistungen über das Internet an. Eine vollständig elektronische Wohnungsummeldung beispielsweise, die vom Antrag des Bürgers bis zum Bescheid durch den Sachbearbeiter durchgängig digital abläuft, bleibt vorerst Zukunftsmusik.

Allerdings sehen 97 Prozent der Behörden im Ausbau der digitalen Verwaltung eine wichtige Maßnahme für mehr Effizienz in Deutschlands Amtsstuben. Für fast 80 Prozent wird in den kommenden zwölf Monaten der Einsatz neuer Technologien gerade in der Vorgangsbearbeitung eine bedeutende Rolle spielen. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Public Trend“ von Mummert Consulting und der Fachzeitschrift „Innovative Verwaltung“ in Zusammenarbeit mit dem Spezialisten für Umfrage- und Beschwerdemanagement-Software Inworks.

Die Vernetzung zwischen Staat, Wirtschaft und Bürger, so wie es unter anderem die Initiative BundOnline 2005 vorsieht, ist bislang nicht umgesetzt. Die Deutschen können zwar Formulare herunterladen, am heimischen PC ausfüllen und per E-Mail mit ihrer Behörde in Kontakt treten. Diese werden in den Ämtern trotzdem für die Registratur oder zur späteren Archivierung ausgedruckt und in Papierakten durch die Gänge geschoben. Elektronische Akten bilden bisher die Ausnahme in den Ämtern. Dabei ist in den Behörden der Wunsch nach einer Verbesserung interner Arbeitsabläufe durchaus vorhanden. Allerdings hat nicht einmal jede zweite Kommune dieser Einsicht auch Taten folgen lassen. 41 Prozent der befragten Entscheider geben an, in ihrer Behörde bereits Arbeitsabläufe so optimiert zu haben, dass Vorgänge von den Sachbearbeitern komplett vom PC aus erledigt werden können – ohne dass zusätzlich Papier anfällt.

Angesichts leerer Kassen in den Staatshaushalten ist die Umstellung auf die digitale Vorgangsbearbeitung für die Mehrheit der Kommunen schlichtweg zu teuer. Für 68 Prozent der Behörden und Unternehmen in Deutschland ist Geldmangel der Grund für geringere IT-Investitionen, so die Studie „IT-Budget 2004“ der Fachzeitschrift „Informationweek“, die mit Unterstützung von Mummert Consulting ausgewertet wurde. Was viele dabei übersehen: Vor dem Hintergrund des stetig wachsenden Kosten- und Effizienzdrucks birgt eine internetbasierte Vorgangsbearbeitung ein hohes Einsparpotenzial. Anträge oder Bewilligungsverfahren durchlaufen weniger Stationen. Laufwege fallen weg. Der Sachbearbeiter hat die vollständige Akte vor sich auf dem Bildschirm und ihm stehen mittels Intranet jederzeit zusätzliche Informationen anderer Behörden zur Verfügung. Ein langwieriger Schriftwechsel ist somit in den meisten Fällen überflüssig.

Unternehmen und Bürger profitieren doppelt: Zum einen erhalten sie schneller Antwort von ihrer Behörde. Zum anderen haben die Mitarbeiter in den Ämtern Zeit für die Beratung. Ein Service-Plus, das Behörden ihren Kunden anbieten können. Mit der Frage, wie die Arbeit der Behörden effizienter und kundenfreundlicher gestaltet werden kann, befassen sich am 16. November Experten auf dem Kongress „Vorgangsbearbeitung der Zukunft“ auf dem Petersberg bei Königswinter. Mummert Consulting veranstaltet den Kongress zusammen mit dem Software-Spezialisten BEA Systems, FileNet, der Deutschen Post sowie der IT-Leasinggesellschaft TTL Leasing GmbH.

Die Studie „Public Trend“ wurde von Mummert Consulting zusammen mit der Zeitschrift „Innovative Verwaltung“ und dem Spezialisten für Umfrage- und Beschwerdemanagement-Software Inworks durchgeführt. Befragt wurden 100 Fach- und Führungskräfte aus dem öffentlichen Sektor. Die Studie „IT-Budget 2004“ beruht auf einer Online-Befragung, die die Zeitschrift Informationweek unter 496 IT-Managern und IT-Verantwortlichen aus deutschen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen durchgeführt hat. Die Auswertung für den deutschen Markt wurde gemeinsam mit Mummert Consulting erstellt.