Private E-mails im Büro verursachen den Chefs Kopfschmerzen

Laut einer internationalen Vergleichsstudie von Hitachi Data Systems schätzen IT- Verantwortliche, dass durchschnittlich 13 Prozent des E-mail- Aufkommens in Unternehmen privaten Ursprungs sind. Die Studie ergab weiterhin, dass in den befragten Unternehmen im Durchschnitt über 10 Prozent der Speicherressourcen allein für den E-mail-Verkehr benötigt werden. Dabei ist ein Ende der E-mail-Flut nicht in Sicht: das Marktforschungsinstitut IDC prognostiziert, dass im Jahre 2005 über 35 Milliarden E-mails täglich versendet werden. Auf die ohnehin angespannten Speicherkapazitäten der Unternehmen rollt daher eine Lawine zu.

Das Institut Vanson Bourne befragte im Auftrag von Speicherhersteller Hitachi Data Systems 630 IT-Verantwortliche in vierzehn Ländern, wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen für E- mails benötigt wird. Anschließend wurden die IT-Leiter gebeten, zu schätzen welchen prozentualen Anteil private E-mails an dem gesamten Mailaufkommen ihres Unternehmens haben.

Private E-mails am Arbeitsplatz, die Speicherkapazitäten blockieren, bereiten den Unternehmensverantwortlichen Kopfzerbrechen, da sich für viele Unternehmen als Folge neuer gesetzlicher Vorschriften wie Sarbanes-Oxley und Basel II die Notwendigkeit ergibt, E-mails dauerhaft zu archivieren und diese Informationen auch strukturiert vor zu halten. Für die IT-Leiter verschärft sich dadurch die Problematik knapper Speicherressourcen. Laut den Analysten von IDC wird die Zahl der täglich weltweit versendeten E-mails von 9,7 Milliarden im Jahr 2000 auf 35 Milliarden im Jahr 2005 ansteigen, was einem Wachstum von über 360 Prozent entspricht. Dieser explosionsartige Anstieg wird nicht nur die E-mail-Systeme, sondern auch die Speicherinfrastruktur vieler Unternehmen überfordern.

Problem „Steigende E-mail Flut“ verkannt

Trotz dieser Vorhersage zeigt die Untersuchung von Hitachi Data Systems, dass das Problem der wachsenden Datenvolumina bei E-mails in vielen Unternehmen unterschätzt oder ignoriert wird. So gaben 22 Prozent aller Befragten an, dass sie nicht wüssten wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen durch E-mails belegt wird.

„Da die meisten Unternehmen drakonische Beschränkungen in Bezug auf E-mails weder verhängen können noch wollen, müssen sie sich nach einer Alternative umsehen, um ihre E-mails effizient archivieren und verwalten zu können,“ so Renald Franck, Global Solution Services Manager bei Hitachi Data Systems Deutschland. Durch neue gesetzliche Bestimmungen, die in der nächsten Zeit zur E-mail-Archivierung zu erwarten sind, werden Unternehmen, die keine effizienten Archivierungslösungen nutzen, mit hohen Speicherkosten rechnen müssen. Diese Untersuchung zeigt, dass das Speichern und Archivieren von E-mails ein Thema ist, das ernstgenommen werden muss, da E-mails immer mehr wertvolle IT-Ressourcen beanspruchen und somit die IT- Etats von Unternehmen zusätzlich belasten“, so Franck.

Diese Ergebnisse sind Bestandteil der Studie „European Storage Index“ und werden exklusiv in dieser Pressemitteilung veröffentlicht. Die komplette Studie European Storage Index finden Sie im Internet.