Öffentliche Hand: Jede Bestellung kostet rund 180 Euro

Durchschnittlich 180 Euro kostet eine Bestellung bei Bund, Ländern und Gemeinden. Dabei verschlingt schon eine einfache Order wie Büromaterial aus dem Katalog rund 130 Euro. Die Veröffentlichung einer Ausschreibung für größere, nicht katalogisierbare Güter schlägt im Durchschnitt mit 244 Euro zu Buche. Würden die Verwaltungen und Behörden konsequent auf eine elektronische Beschaffung (so genanntes E-Procurement) setzen, könnten sie diese Kosten um durchschnittlich 30 Prozent senken, ermittelte die Mummert Consulting AG. Der Grund: Die Beschaffung via Datenleitung bringt der öffentlichen Hand immense Zeitersparnis. Statt 105 Minuten für das Wälzen und Verschieben von Papierformularen benötigen die Mitarbeiter nur noch gut 30 Minuten für die Klicks am Bildschirm. Weiteres Einsparvolumen ergibt sich bei der elektronischen Beschaffung durch günstigere Preise. Durch die Bündelung der Bedarfe online beschaffbarer Güter im E-Procurement-System lassen sich die Einkaufspreise um bis zu sechs Prozent drücken.

Vom einfachen Bleistift bis zur schlüsselfertigen Behörde: Die Einkaufsliste der öffentlichen Hand ist bunt gemischt und umfasst rund 190 verschiedene Produktgruppen. Gut die Hälfte der Waren und Dienstleistungen ließen sich dabei über E-Procurement-Systeme beschaffen, so die Einschätzung der Mummert Consulting AG. Jeder dritte Euro könnte mit der Onlineausschreibung gespart werden – allein die Bündelung kann die Einkaufspreise um bis zu sechs Prozent senken. Auch durch das konsequente elektronische Ausschreiben der geforderten Leistungen – die so genannten E-Vergabe – eröffnet sich Sparpotenzial. Die Kosten für die Veröffentlichung der Ausschreibungen sinken bei durchgehender elektronischer Verarbeitung um bis zu 75 Prozent.

Neben den direkten Kosteneinsparungen bietet die elektronische Beschaffung Vorteile für die Arbeit in den Amtsstuben: Bei katalogbasierter Beschaffung, also dem Auswählen von Produkten aus einem fertigen Angebot wie bei Quelle, könnten die Beamten rund zwei Drittel an Bearbeitungszeit sparen. Ein weiterer Vorteil: Der gesamte Vergabeprozess kann vollständig übersichtlich abgebildet werden und wird transparent. Kosten und Nutzen einzelner Produkte lassen sich durch die digitale Unterstützung gegenüberstellen, die Organisation wird schlanker und effizienter.

Durch die Einbindung der elektronischen Beschaffung in die Ressourcenplanung (ERP, Enterprise Resource Planning) der öffentlichen Hand lässt sich das gesamte Beschaffungswesen weiter optimieren. Es entsteht ein einheitlicher Prozess von der Bedarfsanforderung über die Ausschreibung und Bestellung bis zur Bestandsaufnahme der gelieferten Waren und Leistungen.