Rechtssicherheit bei Anti-Terror-Bestimmungen

Am 1. Januar 2008 wurde europaweit der Status Authorized Economic Operator (AEO, deutsch: ZWB) eingeführt. Dieser Status bringt für die betreffenden Unternehmen Vorteile bei der Zollabwicklung mit sich. Doch um den Status bei den Zollbehörden zu erlangen, müssen die Unternehmen bestimmte Kriterien erfüllen. Dies ist teilweise nur möglich, wenn das Unternehmen eine Atlas-Teilnehmer-Software und eine aktuelle Compliance-Lösung einsetzt. Trotz des Aufwands wird der Status jedoch in der deutschen Wirtschaft heute bereits als erstrebenswertes Zertifikat, das Wettbewerbsvorteile mit sich bringt, gehandelt.

Compliance-Software bedeutet Sicherheit auf Knopfdruck

So geht die Zollverwaltung davon aus, dass im Verlauf des Jahres 2008 noch mehrere zehntausend Anträge auf Erteilung des AEO-Status eingehen werden. Die Zollverwaltung unterscheidet drei verschiedene Arten des AEO: Der AEO C (Customs) berechtigt zu zollrechtlichen Vereinfachungen, der AEO S (Security) bringt Sicherheitserleichterungen mit sich und der AEO F (Full) kombiniert beide Bereiche. Voraussetzungen für die Verleihung des AEO-Status sind die bisherige Einhaltung der Zollvorschriften, ein leistungsfähiges Logistik- und Buchführungssystem und finanzielle Liquidität.

Für den AEO S und den AEO F wird darüber hinaus die Erfüllung definierter Sicherheitsrichtlinien gefordert. Zu diesen Sicherheitsmaßnahmen gehören unter anderem Zugangskontrollen für das Firmengelände, Vorkehrungen zur Verhinderung von Manipulation an der Ware sowie eine Sicherheitsüberprüfung von Kunden, Lieferanten und den eigenen Mitarbeitern, Zeitarbeitskräften und Praktikanten.

Die Sicherheitsüberprüfungen, die auf den EU-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 basieren, sind ein wesentliches Kriterium bei der Erteilung des AEO-Status. Denn die Zeiten, in denen es eine überschaubare Liste von Ländern gab, die von der Europäischen Union oder den Vereinten Nationen mit einem Boykott belegt wurden, sind lange vorbei. Heute sind die Sanktionslisten personen- und organisationsbezogene Dokumente.

Allein auf den Listen der EU und der USA stehen derzeit insgesamt mehr als 18 000 Personen und Organisationen aus allen Ländern der Welt – Deutschland und seine europäischen Nachbarländer eingeschlossen. Eine Überprüfung aller Geschäftskontakte ist deshalb unbedingt notwendig, auch wenn das Unternehmen nicht mit Krisengebieten Handel treibt.

Eine weitere Erschwernis im Hinblick auf die Compliance ist die Tatsache, dass viele Namen auf den Listen dem arabischen Sprachraum entstammen. Bei der Transkription der arabischen Namen in lateinische Schrift entstehen meist mehrere Schreibweisen. Das bedeutet, dass die gelisteten Namen nicht nur auf übereinstimmende Stammdaten, sondern auch auf ähnliche überprüft werden müssen. Noch komplexer werden die Compliance-Anforderungen dadurch, dass je nach Firmensitz des Geschäftspartners und je nach Ursprungsland der Waren andere Sanktionslisten gelten. Eine Überprüfung in diesem Rahmen ist deshalb ohne eine leistungsstarke und einfach zu aktualisierende Compliance-Software kaum noch möglich.

Absolute Rechtssicherheit durch den Software-Einsatz

Die Compliance-Software übernimmt die sichere und automatische Prüfung aller Geschäftskontakte und Mitarbeiter. Datengrundlage sind die jeweils aktuellste Ausgabe der EU-Listen, der Bank-of-England-Liste, der US-SDN-Sanktionsliste und der US-DPL-Sanktionsliste (beide USA) sowie die schweizerische SECO-Liste. Bei Inhouse-Lösungen werden die Aktualisierungen über eine Schnittstelle tagesaktuell vorgenommen. Bei webbasierten Anti-Terror-Systemen, wie zum Beispiel Zara-ATM, übernimmt der Anbieter die kontinuierliche Aktualisierung der Listen.

Um den Zeitaufwand für die Sicherheitsüberprüfungen weiter zu reduzieren, arbeitet die neuste Generation von Compliance-Software mit einem inkrementellen Abgleich. Nach einem ersten Komplettabgleich zwischen Sanktionslisten und dem Adressdatenbestand werden beim inkrementellen Abgleich nur noch Änderungen in den Sanktionslisten mit dem Datenbestand des Unternehmens oder Veränderungen im Datenbestand mit den kompletten Sanktionslisten verglichen. Insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen bietet sich hier ein kostengünstiges webbasiertes System an.

Auch der AEO C setzt IT-gestützte Prozesse voraus – nämlich die Teilnahme am elektronischen Zollabwicklungsverfahren Atlas. In den vergangenen Jahren wurden sukzessive alle Zollverfahren auf papierlose Abläufe umgestellt. Seinen vorläufigen Höhepunkt erreicht diese Entwicklung am 1. Juli 2009. Von diesem Zeitpunkt an wird für sämtliche Einfuhren und Ausfuhren die Abgabe einer Vorabanmeldung verpflichtend. Dem AEO werden bei der Überprüfung der Zollanmeldungen spürbare Erleichterungen eingeräumt. Aufgrund des höheren Ratings für die Zuverlässigkeit werden Transporte von AEOs seltener als andere den Zollkontrollen unterworfen. Kommt es dennoch zur Überprüfung einer Sendung, genießt der AEO Vorrang vor anderen Zollbeteiligten.

AEO-zertifizierte Unternehmen können Ort der Kontrollen wählen

So kann das AEO-zertifizierte Unternehmen beispielsweise den Ort der Kontrollen wählen. Generell ist die Anzahl der Datensätze, die Firmen mit AEO-Status pro Zollvorgang übermitteln, geringer als die anderer Unternehmen: Bei einer Ausfuhr zum Beispiel reduziert sich die Zahl der Datensätze von 23 auf elf. Im Bereich elektronische Zollabwicklung gibt es – ähnlich wie auch im Bereich Compliance – komfortable und weniger komfortable Software-Produkte. Bei der Auswahl einer Atlas-Teilnehmer-Software ist darauf zu achten, dass das System kontinuierlich vom Anbieter an die sich ändernde Gesetzeslage angepasst wird.

Auch hier können Unternehmen auf webbasierte Systeme zurückgreifen. Es ist jedoch wichtig, vor Vertragsabschluss den Funktionsumfang der Online-Version genau zu prüfen, da dieser bei vielen webbasierten Lösungen immer noch stark eingeschränkt ist. Eine Flatrate für eine solche Online-Version hilft zudem, die Kosten im Griff zu behalten, da bei anderen Kostenmodellen beispielsweise pro Anmeldung und pro Position ein bestimmter Betrag fällig wird.

Konkrete erste Schritte zur Beantragung des AEO-Status

Formulare für die Beantragung des AEO-Status stehen bereits unter www.zoll.de zum Download bereit. Die Anträge werden seit dem 1. Januar 2008 von den zuständigen Hauptzollämtern entgegengenommen. Außer dem Antragsformular müssen die Unternehmen einen Fragebogen zur Selbstbewertung ausfüllen. Zudem sollten dem Antrag – wenn vorhanden – ISO-Zertifikate, Wirtschaftsprüfungsberichte, Nachweise zur Zahlungsfähigkeit und weitere relevante Sachverständigengutachten beigefügt werden.

Nach Bewilligung regelmäßiges Monitoring der AEOs

Nach der Abgabe hat die Zollverwaltung bis zu 300 Tage lang Zeit, den Antrag zu prüfen, im Jahr 2010 reduziert sich diese Frist auf 90 Tage. Die Prüfung geschieht zum einen anhand der eingereichten Unterlagen, zum anderen aber auch aufgrund einer Begehung des Firmengeländes. Im Nachgang der Bewilligung findet ein regelmäßiges Monitoring der AEOs statt. Werden hierbei Unregelmäßigkeiten festgestellt, erfolgt eine Neubewertung und der AEO-Status wird gegebenenfalls vorübergehend ausgesetzt oder entzogen.

Dipl.-Finanzwirt Werner Tholl ist Geschäftsführer der Z-Net Systemhaus GmbH für Logistik, Transport sowie Zoll und Außenhandelsrecht in 65203 Wiesbaden.