Videokonferenzen als grüne Alternative auch für den Mittelstand interessant

Um sich mit Kollegen in China und an anderen internationalen Standorten des Unternehmens zu besprechen, setzen sich Mitarbeiter des Dekordruckers Schattdecor aus dem oberbayrischen Thansau heute nicht mehr viele Stunden ins Flugzeug. Statt dessen nutzt das international ausgerichtete Mittelstandsunternehmen Videokonferenztechnik.

Die gewonnene Schnelligkeit in den Geschäftsprozessen ist ein Hauptgrund, warum Schattdecor auf Videokonferenzen setzt. Keine langwierigen Reisen und Wartezeiten mehr, keine wichtige Arbeit, die unerledigt liegen bleibt. Die Dinge würden heute vorzugsweise und kurzfristig im Konferenzraum geklärt, sagt Roland Heeger, Vorstand Technik, bei Schattdecor.

Auch der Energiedienstleister Rheingas in Brühl nutzt für sein Geschäft seit drei Jahren immer mehr Videokonferenzen und entsprechend weniger Reisen. War der Wunsch, Reisekosten einzusparen, der Hauptanschaffungsgrund, so änderte sich die Nutzenbewertung der Technik mit ihrem praktischen Einsatz. Heute hält Rudolf Richter, Prokurist der Propan Rheingas, durch Videokonferenzen mögliche Vorteile wie schnelle Entscheidungen und Reaktionsfähigkeit für noch wichtiger als die Reisekostenersparnis.

Schnelle Entscheidungen waren auch der Grund, warum das mittelständische Pharmaunternehmen Norgine aus Marburg Videokonferenztechnik nutzt und Besprechungen von Projektteams aller Bereiche an verschiedenen europäischen Standorten von Bildschirm zu Bildschirm stattfinden lässt. Aber auch die Reisekosten allein, vormals ein beachtlicher Betriebskostenfaktor, hätten umstiegsmotivierend gewirkt, meint Markus Vierneusel, IT Operations Executive bei Norgine.

Videokonferenz-Systeme von KMU verstärkt nachgefragt

Lieferant des Systems am Marburger Standort ist die Vitec GmbH aus Frankfurt. Das Unternehmen, mit 45 Mitarbeitern selbst ein Mittelständler, betreibt seit über 20 Jahren das Systemhausgeschäft mit Komplettlösungen für audiovisuelle Kommunikation (AV).

Als Hauptwachstumsträger bei Videokonferenzsystemen sieht Geschäftsführer Dr. Wilhelm Mettner derzeit den oberen Mittelstand, und dort Unternehmen mit 1000 bis 5000 Mitarbeitern. Je mehr Standorte eine Firma habe, desto ausgeprägter die Nachfrage, bewertet er die Bedarfssituation in dem Segment.

Deutsche Großunternehmen arbeiten längst mit Videokonferenzen. Während es dort für Unternehmen wie Vitec besonders um Nachfolgegeschäfte geht, entsteht der Videokonferenz und ihren Anbietern bei kleineren und mittelständischen Unternehmen (KMU) ein zusätzlicher Markt, dessen Potenzial Mettner auf rund 70000 Unternehmen schätzt.

Die KMU entdeckten gerade, dass sie mit Videokonferenzen sehr viel Geld und Zeit sparen könnten, begründet er die wachsende Nachfrage. Zeiteinsparung und raschere Time-to-Market-Abläufe wiegen in der Nutzenrechnung von Anbietern wie Vitec deutlich mehr als Ersparnisse durch weggefallene Geschäftsreisen – zumal letztere sich nur schwer exakt beziffern lassen.

Globalisierung fördert Trend zur Videokonferenz

Eine wachsende Nachfrage aus dem Mittelstand stellt auch Ant Bilsev vom AV-Beratungsunternehmen Vtron GmbH, Mainz, fest. Die Globalisierung und Internationalisierung der Wirtschaft habe längst den Mittelstand erfasst. Dort gebe es bestimmt die eine oder andere Branche mit Vorreiterfunktion, etwa den Finanzsektor oder die Sparte der Automobilzulieferer. Auch generell steige in Mittelstandsunternehmen mit dem Trend zu geographisch immer verteilteren Teams die Nachfrage nach Videokonferenztechnik.

Dass es in bestimmten Fällen die Videokonferenz sein muss und Telefon oder Telefonkonferenzen als Ersatzlösung für die Geschäftsreise nicht ausreichen, dessen ist sich Rheingas-Prokurist Richter sicher: Das Telefon lasse kaum eine nonverbale Kommunikation zu. Die gehöre aber dazu, um sich effizient zu aktuellen Dingen des Tagesgeschäfts austauschen zu können.

Die nonverbalen Botschaften der Gestik und Mimik sollen die aktuell auf den Markt kommenden HD-(High-Definition)-Video- und Highend-Videokommunikationslösungen, etwa von den Anbietern Cisco, Tandberg oder Polycom, künftig noch besser vermitteln. Diese Systeme, die HD-Video und großdimensionierte Videomonitore mit natürlichem Raumklang kombinieren, sorgen trotz virtueller Bildschirmsitzung für ein quasi-persönliches Begegnungserlebnis, bei dem nicht das geringste Detail von Gestik oder Mimik untergeht.

Laut einer gemeinsamen Studie über internationale Geschäftsreisen von Tandberg und dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Ipsos Mori betrachtet fast jeder dritte dort befragte deutsche Geschäftsreisende die Geschäftsreise als notwendiges Übel beziehungsweise als ersetzbar durch eine Videokonferenz. Nimmt man die Feststellung der „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2007“ hinzu, die einen Anstieg der Gesamtkosten für Geschäftsreisen deutscher Unternehmen um 3% auf 47,4 Mrd. Euro feststellte, wobei KMU nach wie vor überdurchschnittlich stark zur Kasse gebeten werden, dann ist das ein weiteres Argument für die Videokonferenz. Dass man das in der Geschäftswelt längst erkannt hat, belegt ebenfalls die VDR-Studie. Danach praktizieren bereits 65% der Unternehmen Telefon- und Videokonferenzen zur Reisevermeidung.

Videokonferenz trägt zum Klimaschutz bei

Nachdem die Klimaschutzdebatte den Zusammenhang von Kohlendioxyd und Erderwärmung nachhaltig im Bewusstsein der Öffentlichkeit verankert hat, wird dieses Thema zu einem weiteren Anschaffungsargument für die Videokonferenz. Geschäftsreisen erfolgen nun einmal über wichtige Schadstoff-Emittenten wie Flugzeug und Auto, die so ins Kreuzfeuer der Kritik geraten.

Im Zuge der gesamten Klimaschutzdiskussion eröffnet sich Anbietern von virtuellen Kommunikationstechniken ein neues und zugleich zugkräftiges Verkaufsargument. Das gilt besonders für Videokonferenzen, die in der Geschäftswelt physikalische Vorort-Meetings realitätsnah „virtualisieren“.

Die Geschäftsreise auf grünem, umweltentlastendem Weg zum Kunden als weiteres Verkaufsargument für die Videokonferenz sieht auch Kay Ohse, Regional Vice President für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei Polycom: Videokonferenzen bekämen in der aktuellen Klimaschutzdiskussion einen immer höheren Stellenwert.

Videokonferenzen entlasten Unternehmens-Finanzen und Umwelt

Früher hießen die Hauptkaufgründe Reisekostenersparnis und Produktivitätsgewinn. Künftig dokumentierten Unternehmen durch Videokonferenznutzung, dass sie sich ihrer sozialen Verantwortung stellen. Das sei gut für die Finanzen und entlaste unsere gemeinsame Umwelt ganz erheblich.

Vitec-Chef Mettner, der nach bereits sehr gutem Videokonferenzgeschäft im letzten Jahr in diesem Jahr mit einem Marktzuwachs deutlich über 10% rechnet, muss seine Prognose womöglich nach oben korrigieren. Trotzdem, da ist man sich einig, wird geschäftlich weiter gereist werden – Klimaschutzdebatte hin oder her. Viele Gespräche erfordern aus der Natur der Sache das persönliche Gespräch und lassen sich nicht durch Kommunikationstools ersetzen.

Videokonferenzen könnten Geschäftsreisen nur reduzieren, meint Schattdecor-Vorstand Heeger. Ein wichtiger Teil der Unternehmensphilosophie sei die Nähe zu den Dingen und Geschehnissen vor Ort, außerdem gebe es Anforderungen, die das persönliche Gespräch notwendig machen.

Dr. Manfred Schumacher ist Fachjournalist für Informationstechnik in 55278 Mommenheim