Unternehmen müssen Managed VoIP-Services genau unter die Lupe nehmen

Diese Zentralisierung kann sowohl im Eigenbetrieb als auch in verschiedenen Managed-Services-Varianten umgesetzt werden. Für die Auswahl des passenden Modells müssen Unternehmen im Vorfeld ihre Anforderungen an Netzinfrastruktur, Sicherheit und Verfügbarkeit, ITK-Integration sowie Funktionalitäten genau definieren.

Die Analysten empfehlen Unternehmen mit umfangreichen Anforderungen den Betrieb einer dedizierten Anlage. Unternehmen, die eher standardisierte VoIP-Funktionitäten benötigen und über begrenzte Ressourcen verfügen, sollten Voice as a Service in Betracht ziehen.

Für geografisch verteilte Unternehmen ist es in der IT schon seit langem Gang und Gäbe, ihre verschiedenen Standorte mit einer zentralisierten Infrastruktur zu versorgen. Die Telekommunikationsinfrastruktur dagegen ist in vielen Unternehmen noch dezentral organisiert. Das gilt insbesondere für traditionelle analoge oder ISDN-basierte TK-Systeme, aber auch für solche, die bereits auf VoIP basieren.

„Viele große Unternehmen, deren Struktur sich aus mehreren Einzelunternehmen zusammensetzt, verfügen oft noch über eine heterogene TK-Infrastruktur. Aus historischen Gründen sieht die Situation bei der Fraunhofer-Gesellschaft ähnlich aus. Auf mittel- und langfristige Sicht sind vor allem neue, innovative Mehrwertdienste nur nutzbar, wenn auch im TK-Bereich eine homogene Infrastruktur vorhanden ist.“, berichtet Alexander Kraas, technischer Analyst bei Fraunhofer ESK.

Im Gegensatz zu traditionellen TK-Systemen lässt sich die Kommunikationsinfrastruktur durch VoIP erheblich einfacher zentralisieren. Die Vorteile einer standortübergreifenden Lösung liegen vor allem in Kosteneinsparungen und der Nutzung umfangreicherer Funktionen. So müssen teure und komplexe Systemkomponenten wie etwa Nebenstellenanlagen nicht mehr für jeden Standort beschafft und betrieben werden. Auch fallen Gesprächsgebühren für unternehmensinterne Anrufe zwischen den Standorten weg, wenn diese nicht über das öffentliche Telefonnetz, sondern ein IP-basiertes Wide Area Network (WAN) geleitet werden. Darüber hinaus sind durch interne Vernetzung und die gemeinsame Nutzung zentraler Rufnummernverzeichnisse Funktionen wie Rufumleitung, Teamschaltungen, Kurzwahl oder Konferenzschaltungen über die Standorte hinweg möglich. Schließlich wird mit IP-basierter Technologie eine zentrale Voraussetzung für die Einbindung in IT-Anwendungen und die Integration visueller Kommunikation, z.B. Videokonferenzen, geschaffen.

Eine Zentralisierung der TK-Systeme auf der Basis von VoIP ist für Unternehmen allerdings auch mit erheblichen Herausforderungen verbunden. So muss etwa das WAN den hohen Anforderungen des Sprachverkehrs bezüglich Datensicherheit, Übertragungsqualität und Verfügbarkeit gerecht werden. Viele der Herausforderungen und Risiken können durch die Unterstützung offener Standards und Schnittstellen reduziert werden. Philipp Bohn, Analyst bei Berlecon Research: „Durch technologische Offenheit wird die Investitionssicherheit der angeschafften TK-Systeme und -Komponenten erhöht. Auch ist damit eine der wesentlichen Voraussetzungen für die Integration im Rahmen von Unified Communications geschaffen. Durch Funktionen wie vor allem der Präsenzanzeige wird die Effizienz der standortübergreifenden Zusammenarbeit weiter gesteigert.“

Für die Umsetzung und den Betrieb zentraler VoIP-Systeme kommen für Unternehmen verschiedene Beschaffungs- und Betreibermodelle in Frage. Die wichtigsten Entscheidungskriterien sind standortbezogen: die technische Anbindung und die Mitarbeiterzahl sowie das Kommunikationsverhalten. Weiter muss beachtet werden, ob VoIP-Komponenten zentral betrieben und von mehreren Unternehmenskunden gemeinsam genutzt werden können. Im Report werden neben dem Eigenbetrieb die Varianten Managed Solution, Hosted VoIP sowie Voice as a Service (VaaS) unterschieden.

Alle Varianten haben grundlegende Vor- und Nachteile bezüglich ihrer wirtschaftlichen, technologischen und organisatorischen Flexibilität sowie in Bezug auf die Gewährleistung eines sicheren Betriebs. So werden bei Managed Services zentrale VoIP-Komponenten wie etwa Call Server von einem externen Dienstleister betrieben und teilweise dort untergebracht. Aus der Auslagerung ergeben sich für Unternehmen Einsparungen beim Betrieb, denn es werden weniger eigene Ressourcen und Kompetenzen benötigt. Darüber hinaus steigern beispielsweise On-Demand-Modelle die Flexibilität bei Wachstum oder Einbindung neuer Standorte, weil nur für die zusätzlich angebundenen Nutzer bezahlt werden muss. Die Sicherheit kann durch ein kontinuierliches Monitoring der VoIP-Infrastruktur und die Systempflege durch spezialisierte Fachkräfte des Dienstleisters erhöht werden.

„Grundsätzlich gilt: Je höher die Anforderungen und umfangreicher die personellen und finanziellen Mittel des Unternehmens sind, umso eher sollte eine dedizierte Anlage im eigenen Unternehmen implementiert werden. Diese kann sowohl von der internen ITK-Abteilung als auch von einem externen Dienstleister betreut werden. Für Unternehmen, die eher standardisierte VoIP-Funktionitäten benötigen und über begrenzte eigene Ressourcen zum Betrieb der Infrastruktur verfügen, kommt Hosting oder Voice as a Service in Betracht,“ erläutert Philipp Bohn.

Der aktuelle Report richtet sich an Unternehmen, die eine vorhandene TK-Anlage an mehreren Standorten durch eine zentrale VoIP-Lösung ersetzen wollen. Er liefert die wichtigsten Entscheidungskriterien für die Auswahl einer solchen Lösung und die Wahl des Betreibermodells. Dazu definiert der Report zunächst die Anforderungen, die eine zentrale Lösung in Bezug auf die Netzinfrastruktur, Sicherheit und Verfügbarkeit, ITK-Integration sowie Funktionalitäten erfüllen sollte. Er systematisiert zudem die verschiedenen Beschaffungs- und Betreibermodelle für zentrale VoIP-Lösungen und definiert die notwendigen Beurteilungskriterien für diese Modelle.

Weitere Informationen zum Report stehen unter www.berlecon.de/centralvoip zur Verfügung.