Einführung von ERP-Systemen in Unternehmen – Darauf ist zu achten

Wenn es im Unternehmen um die effiziente Gestaltung von Geschäftsprozessen geht, ist eine ERP-Software eine gute Lösung. Wichtig ist, die Implementierung Schritt für Schritt zu planen, damit es nicht zu unvorhergesehenen Hürden kommt. Wobei darauf geachtet werden sollte, zeigen wir in diesem Artikel anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Außerdem gehen wir auf die Vorteile ein, die ein ERP-System mit sich bringt.

Wie findet man ein passendes ERP-System?

In modernen, erfolgreichen Unternehmen arbeitet man bereits seit Jahren mit einer softwaregestützten Ressourcenverwaltung. Indem Kapital, Mitarbeiter und Betriebsmittel mit Hilfe einer Software organisiert werden, ergeben sich viele Vorteile. Zu diesen gehören etwa

eine Verbesserung des organisatorischen Ablaufs sowie der Strukturen, eine schnellere Anpassungsfähigkeit an unternehmensinterne Veränderungen sowie an Marktveränderungen und eine Optimierung der Geschäftsprozesse.

Damit dies gelingt, muss eine passende ERP-Lösung gefunden werden. Denn: Für welches ERP-System man sich letztendlich entscheidet, hängt von verschiedenen Faktoren ab. So spielt etwa die Branche des Unternehmens eine Rolle. Schließlich müssen mittels Enterprise-Resource-Planning (ERP) alle in der jeweiligen Branche erforderlichen Funktionen abgedeckt werden. Grundlage ist also immer eine umfangreiche Bedarfsanalyse, bei welcher die Priorisierung von Anforderungen ebenso wichtig ist wie die Festlegung von KO-Kriterien. Hat man eine passende Softwarelösung gefunden, gilt es, das ERP-System erfolgreich zu implementieren. Bei diesen wichtigen Schritten sollte man auf die Hilfe eines Experten setzen. Mitarbeiter, die eine SAP Weiterbildung absolvieren, sind als zertifizierte SAP-Anwender und SAP-Berater wie geschaffen für diese Aufgabe. Und dank Qualifizierungschancengesetz erhalten Unternehmen sogar tatkräftige Unterstützung dabei, ihre Angestellten fit für die berufliche Zukunft zu machen.

In 8 Schritten zur erfolgreichen Einführung einer ERP-Software

Ist ein passender ERP-Software-Anbieter gefunden, kann es mit der Implementierung des neuen Systems losgehen. Der nun folgende Ablauf gliedert sich in zwei unterschiedliche Bereiche. Zunächst müssen die Prozesse definiert werden, bevor es anschließend an die Umsetzung bis hin zum Echtbetrieb gehen kann. Grundstein für die Implementierung sind Lastenheft und Pflichtenheft, die beide grundlegende Informationen bereitstellen.

Schritt 1: Das Lastenheft

Ein durch das Unternehmen erstelltes Lastenheft stellt die Basis für die ERP-Einführung dar. Bei diesem sollte darauf geachtet werden, dass Wünsche und Anforderungen der Abteilungen einzeln und in komprimierter Form aufgeführt sind. Während dieser Phase sollte man vor allem auf Mitarbeiter mit entsprechender Sachkompetenz setzen. Diese helfen in den einzelnen Abteilungen dabei, Berichte zu erstellen und deren Auswertung vorzunehmen. Immerhin stellt das Lastenheft die Basis für das komplette Berichtswesen dar.

Etappenziel: Zum nächsten Schritt geht es, sobald das Lastenheft intern abgenommen wurde

Schritt 2: Das Pflichtenheft

Dieser Schritt ist komplex und umfasst mehrere Tage. Denn sowohl die Beteiligten aus allen Abteilungen als auch der ERP-Anbieter müssen das Lastenheft in mehrtägigen Workshops erörtern. Im Zuge dessen werden Prozesse definiert und entschieden, welche Anpassungsprogrammierungen vorgenommen werden müssen.

Etappenziel: Das Etappenziel ist erreicht, sobald das Pflichtenheft von beiden Seiten abgenommen wurde

Schritt 3: Installation des Testsystems

Damit das neue ERP-System erfolgreich genutzt werden kann, muss es von allen Mitarbeitern beherrscht werden. Deswegen ist es sinnvoll, dass sich die Mitarbeiter so früh wie möglich mit der neuen Software auseinandersetzen. Ein Testsystem schafft die Möglichkeit, den Umgang mit dem ERP-System zu erlernen und zu festigen. Besonders ideal ist, wenn dabei firmenspezifische Testdaten verwertet werden können.

Etappenziel: Ziel ist, ein lauffähiges ERP zu installieren

Schritt 4: Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems

Nun geht es an die Umsetzung der im Pflichtenheft festgehaltenen Beschlüsse. Der Implementierungspartner richtet das ERP-System firmenspezifisch ein. Unterstützung bekommt er dabei vom Unternehmen, indem dieses die dazu benötigten Informationen bereitstellt.

Etappenziel: die funktionale Abnahme

Schritt 5: Datenaufbereitung für die Übernahme

In diesem Schritt werden die Daten des Vorgängersystems bereinigt. Hierfür bereitet der Implementierungspartner die Daten in einem zuvor festgelegten Format auf. Meist reicht die Übernahme von Stammdaten, zu denen etwa Kontakte, Kunden, Lieferanten, Artikel und Stücklisten gehören. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, Bewegungsdaten zu übernehmen. Zu diesen zählen zum Beispiel Umsätze mit Artikel- und Kundenbezug sowie Einkäufe.

Etappenziel: Abschluss der Datenpflege

Schritt 6: Mitarbeiterschulung und Dokumentation

Jetzt muss entschieden werden, ob die Endanwender oder die Key-User geschult werden sollen. Letztere würden das erworbene Wissen anschließend an die anderen Mitarbeiter weitergeben. Oftmals entscheiden sich Unternehmen für die Schulung der Endanwender. Zwar ist das Key-User-Modell kostengünstiger, allerdings geht es nicht nur mit einem höheren internen Aufwand einher. Es besteht auch das Risiko, dass nicht das komplette Know-how weitergegeben wird. Ebenso wichtig ist eine Dokumentation des abteilungsspezifischen Know-hows mittels Screenshots und zusammenfassender Beschreibungen.

Etappenziel: Alle Anwender sind ausreichend geschult, die jeweiligen Prozesse sind dokumentiert.

Schritt 7: Übernahme der Daten

Die in Schritt 5 aufbereiteten Daten können nun importiert werden. Um Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich eine stichprobenmäßige Überprüfung auf Korrektheit der Daten.

Etappenziel: Bestätigung der Richtigkeit der Daten

Schritt 8: Echtbetrieb

Sind alle 7 Schritte erfolgreich abgeschlossen, kann das Unternehmen zum Echtbetrieb übergehen. Bei diesem wird das zuvor genutzte System stillgelegt. Zur Unterstützung der Anwender sollten sowohl die Key-User als auch die Mitarbeiter des ERP-Anbieters beim Echtbetrieb anwesend sein.

Etappenziel: Mit der Endabnahme ist das ERP-System erfolgreich implementiert

Welche Vorteile bietet ein passendes ERP-System?

Einige Unternehmen scheuen sich davor, ein ERP-System zu implementieren. Dabei bietet die komplexe, softwaregestützte Abwendung zahlreiche Vorteile. Wir zeigen, welche das sind.

Vorteil 1: Zentralisierung

Anstatt mehrerer einzelner Lösungen und aufwendiger Excel-Tabellen ermöglicht ein ERP-System eine zentrale Datenverwaltung. Alle erfassten Daten sind stets aktuell und jeder Mitarbeiter kann auf sie zugreifen.

Vorteil 2: Prozessoptimierung

Um erfolgreich am Markt bestehen zu können, sind Optimierungen im Unternehmen das A und O. Weil bei einem ERP-System unternehmensinterne Prozesse und Arbeitsabläufe beobachtet, analysiert und kritisch überprüft werden können, lässt sich mögliches Verbesserungspotenzial schnell erkennen.

Vorteil 3: Bessere Kundenpflege

Dank integriertem CRM-System kann jeder Mitarbeiter jeden Kunden individuell beraten. Hierfür kann auf zentral im System hinterlegte Daten zugegriffen werden. Das Ergebnis: eine individuelle, zufriedenstellende Beratung aller Kunden.

Vorteil 4: Verbesserte interne Kommunikation

Nicht nur innerhalb einer Abteilung, auch abteilungsübergreifend kommt es zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Da alle Informationen im System zentral abgelegt werden, entfallen zeitaufwendige Nachforschungen und Nachfragen.

Vorteil 5: Effizienzsteigerung

Indem eine Standardisierung der Organisation sowie der unternehmensinternen Abläufe eingeführt wird, kann viel Zeit eingespart werden. Außerdem sinkt die Fehlerquote, wodurch gleichzeitig die finanziellen Mittel geschont werden. Somit trägt ein erfolgreich implementiertes ERP-System zum langfristigen Unternehmenserfolg bei.