Unternehmen streben Einsparungen von 15-30% in der Verwaltung an

Studie von Booz Allen Hamilton zeigt: Finanzchefs suchen nach neuen Einsparquellen – Nachfragemanagement, Shared Services und Outsourcing gewinnen an Bedeutung

Unternehmen sehen weiteres Potenzial für Kosteneinsparungen im administrativen Bereich. Das ist das Ergebnis einer weltweiten Studie der internationalen Management- und Technologieberatung Booz Allen Hamilton. 84% der befragten Chief Financial Officers (CFOs) wollen weiter an der Kostenschraube drehen und bewerten dies als größte Managementherausforderung. Sie erwarten, dass in der Verwaltung, im sogenannten Overhead, Einsparungen von 15-30% erzielt werden können. Nur 3% der befragten Unternehmen sind davon überzeugt, die Overheadkosten ausreichend gesenkt zu haben. „Trotz praktizierter Ausgabendisziplin während der Rezession sind weitere Einsparungen möglich. Noch immer gilt in den Unternehmen die Devise: Leistungssteigerung bei sinkenden Budgets.“, so Dr. Jens Schädler, Partner bei Booz Allen Hamilton.

Kosteneinsparungen im administrativen Bereich, wie Personalabteilung, Finanz- und Rechnungswesen, IT, Einkauf, Facility Management und Unternehmenskommunikation, werden von den befragten Unternehmen umgesetzt durch:

Einsparungen bei nicht-geschäftskritischen Ausgaben, z.B. externe Weiterbildungskosten (71%) – Reduktion der Sachkosten, z.B. Netzwerkdrucker statt Einzelplatzdrucker (55%) – Standardisierung des internen Leistungsangebotes (55%) – Reduktion der Personalkosten (48%) – Vereinfachung interner Prozesse (45%) – Priorisierung der Nachfrage in den einzelnen Geschäftsfeldern (37%)

Ein erfolgreich praktiziertes Modell ist das sogenannte Nachfragemanagement. Dabei werden alle Unternehmensleistungen zu marktüblichen Preisen auf dem „internen Markt“ angeboten. Die einzelnen Geschäftsfelder entscheiden dann, in welchen Mengen sie diese nachfragen wollen. Einige Unternehmen gehen sogar soweit, ihre Dienstleistungen auch Drittunternehmen anzubieten. Darüber hinaus kann die interne Nachfrage gezielt gesteuert werden, indem Management- und Finanzreporting vereinfacht und so beispielsweise die Anzahl der zu erstellenden Berichte reduziert wird. Auch das Zuschneiden des IT-Supports auf die jeweiligen Nutzer (Smart Customization) wirkt sich positiv auf die geplanten Einsparungen aus. Denn ein einheitlicher Service Level für alle IT-Nutzer eines Unternehmens ist weder kostenoptimal noch nutzergerecht.

Auch Shared Service Modelle sowie Outsourcing/Offshoring stehen im Fokus der befragten Unternehmen. Die Studie zeigt, dass von den 70%, die Outsourcing betreiben, nahezu alle mit den Ergebnissen zufrieden sind. Als Vorteile werden Verbesserung der Servicequalität, Prozessoptimierungen und Kostenreduktion angeführt. Ausgelagert werden vor allem IT (83%), Human Resources (58%), Facility Management (51%) und Finanzen (36%). Das Outsourcing betrifft bis auf IT jedoch nur Teilfunktionen.

Offshoring, die Auslagerung von Geschäftsprozessen in Länder mit niedrigeren Lohnkosten, stößt hingegen laut Studie auf Skepsis. Zu den Funktionen befragt, die Unternehmen ins Ausland verlagern würden, führt ebenfalls IT die Liste an (43%), gefolgt von Finanzen (22%) und Einkauf (19%). „Unternehmen sind eher vorsichtig. Sie betrachten Offshoring als eine von vielen Möglichkeiten, denn als ’Wunderwaffe’“, sagt Dr. Jens Schädler. Als problematisch bewertet wird hierbei v.a. die Sicherung der Servicequalität (37%).

Shared Service Modelle

Unter den befragten Unternehmen haben vier von fünf sogenannte Shared Service Modelle, d.h. die Konsolidierung von dezentralen Service-Einheiten in grössere unternehmensinterne Service Center, zur Effizienzsteigerung eingeführt. Mehr als zwei Drittel (68%) sind mit den Ergebnissen zufrieden. Allerdings setzen nur wenige Unternehmen die gesamte Bandbreite der Kostensenkungshebel um: Klare „Service Level Agreements“ (Leistungsvereinbarungen) und geeignete interne Verrechnungsmechanismen fehlen oft. Insgesamt sind hier Kostenreduktionen bis zu 15% denkbar, beim Nachfragemanagement bis 25% und bei Outsourcing/Offshoring können je nach Industriezweig sogar bis zu 30% Einsparungspotenzial erzielt werden.

Laut Studie stehen die einzelnen Geschäftsfelder geplanten Kosteneinsparungen im Overhead kritisch gegenüber. Dies liegt vor allem an der mangelnden internen Kommunikation (38%). Bei Veränderungsprozessen ist es daher notwendig, dass alle betroffenen Abteilungen und insbesondere die Geschäftsführung bereits in der Evaluierungsphase miteinbezogen werden. Dr. Jens Schädler: „Nur so kann vermieden werden, dass am Bedarf der Geschäftsfelder vorbei Kürzungen durchgesetzt werden. Die Rolle des Finanzchefs wandelt sich dabei, weg vom Business Analyst hin zum Sparring Partner und Katalysator für Veränderung.“

Booz Allen Hamilton befragte weltweit über 150 Chief Financial Officers (CFOs) aus den Bereichen Industrie (39%), Consumer (15%), Finanzen (15%), IT (12%), Energie (4%), Health Care (3%) und anderen (12%) zu aktuellen Trends und Best Practices im Verwaltungs- und Overhead-Bereich. Es wurden Teilnehmer aus Europa (34%), der Region Asien-Pazifik (26%), Nordamerika (28%) und Lateinamerika (8%) sowie aus anderen Ländern (4%) befragt. Knapp die Hälfte (47%) der beteiligten Unternehmen generieren jährliche Einnahmen in Höhe von $1 Milliarde bis zu $5 Milliarden.

Booz Allen Hamilton

Mit mehr als 15.000 Mitarbeitern und Büros auf 6 Kontinenten zählt Booz Allen Hamilton zu den weltweit führenden Management- und Technologieberatungen. Das Unternehmen befindet sich im Besitz seiner 250 aktiven Partner. Sechs Büros sind im deutschsprachigen Raum: Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, München, Wien und Zürich. Im vergangenen Geschäftsjahr belief sich der Umsatz weltweit auf 2,7 Mrd. US$, im deutschsprachigen Raum auf 174 Mio. Euro.