Entsendemanagement: Vorbereitung ist alles

Gründe für die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland liegen traditionell sowohl im operativen Bereich als auch in der Personalentwicklung – doch bei der strategischen Herangehensweise und Zielsetzung verändern sich die heutigen Modelle gravierend.

Laut der Deloitte-Studie „Smart Moves“ besteht noch erhebliches Optimierungspotenzial im Management dieser Prozesse: Ein Drittel der befragten Unternehmen schätzt ihr eigenes Entsendemanagement als nicht ausreichend effizient ein – oft treten beispielsweise Probleme mit der Compliance auf. Und wie können sich Unternehmen auf die Rückkehrer so gut vorbereiten, dass nicht wie aktuell über ein Drittel noch vor Ablauf eines Jahres das Unternehmen verlässt und das erworbene Know-how abfließt? Ein umfassendes Entsendemanagement beinhaltet unter anderem effiziente Prozessgestaltung, rechtliche Absicherung bis hin zu interkulturellen Trainings.

„Heute werden Mitarbeiter vor allem dann ins Ausland geschickt, wenn Projekte oder generell das internationale Geschäft dies erfordern bzw. ein Wissenstransfer erfolgen soll. Ein weiterer Grund gewinnt jedoch zunehmend an Bedeutung, die Mitarbeiterentwicklung.

Sie sollen einerseits im Ausland wertvolle Erfahrungen sammeln, andererseits versuchen Unternehmen so, ihre Talente an sich zu binden. Doch macht der Mitarbeiter damit schlechte Erfahrungen, tritt der gegenteilige Effekt ein“, erklärt Dr. Udo Bohdal, Partner Human Capital Advisory von Deloitte.

Flexibles und effizientes Prozessmanagement

Erfolgreiches Entsendemanagement muss flexibel sein, zu teuer, zu langsam, zu schwerfällig, lautet die Kritik, die Hälfte der Unternehmen will ihre Richtlinien überarbeiten, ein Drittel will für mehr Flexibilität sorgen. Im Zentrum steht die Effizienz, um den administrativen Aufwand möglichst gering zu halten und schnell reagieren zu können. 88 Prozent der Unternehmen verfügen zwar über weltweite Richtlinien, jedoch kommen bei 67 Prozent häufig Einzelfallentscheidungen vor. Aufgrund der Situationsvielfalt können solche Entscheidungen zwar nötig sein, doch mittels zielgruppenspezifischer Richtlinien lässt sich das Problem lösen.

Nicht nur die verbindliche Regelung, auch die Dokumentation von Prozessen ist wichtig: Laut Umfrage steigen Zufriedenheit und Effizienz im Unternehmen, je höher die Dokumentationsrate ist.

Rechtliche Fragen umfassend klären

Ein weiterer Punkt ist die Transparenz der unterschiedlichen Gesetzeslagen in Heimat- wie Gastland. 79 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, das Auftreten dieser Compliance-Probleme nicht ausschließen zu können. Außerdem wurde knapp ein Drittel der Entsandten nicht ausreichend über entsprechende Risiken aufgeklärt.

Das Spektrum reicht dabei von Fragen zum Arbeitsvisum über die Steuergesetzgebung im Gastland bis hin zur Gehaltsabrechnung – tatsächlich bewegen sich viele Unternehmen hier in einer rechtlichen Grauzone. Um Risiken zu vermeiden, sollten drei Punkte konsequent umgesetzt werden: klare Richtlinien, konsistente Kommunikation sowie die Implementierung von Kontrollmechanismen.

Auch Rückkehr kann problematisch sein

Nicht nur Ausreise und Aufenthalt, auch die Rückkehr des entsendeten Mitarbeiters birgt Risikopotenziale. Im Idealfall bringt er wertvolle Erfahrung mit, nutzt diese langfristig für seine weitere Tätigkeit im Unternehmen – und beschert diesem damit einen Return-on-Investment. Allerdings verlassen ganze 35 Prozent das Unternehmen noch im ersten Jahr der Wiederkehr: Bei 77 Prozent war Unzufriedenheit mit der neuen Position ausschlaggebend, 58 Prozent gaben an, dass sie ihr neues Wissen nicht einbringen konnten. Daher empfiehlt sich eine transparente und möglichst frühzeitige Festlegung der zukünftigen Position des Entsandten im Heimatland. Die Etablierung eines Mentors schon während der Zeit des Auslandsaufenthalts als Bindeglied in die Heimat informiert über relevante Entwicklungen im Betrieb und erleichtert so den Wiedereinstieg maßgeblich. Laut Befragung lässt jedoch rund ein Viertel der Unternehmen seine Mitarbeiter im Ausland allein. Nur sieben Prozent bieten vorbereitende Repatriierungstrainings an.

„Darüber hinaus wird die kulturelle Vorbereitung auf den Auslandsaufenthalt häufig vernachlässigt – nicht nur beim Mitarbeiter, sondern auch bei seiner Familie. Es drohen ein kultureller Schock und Integrationsschwierigkeiten, die oft zu einem vorzeitigen Abbruch führen. Das gilt nicht nur für 'exotische' Länder wie Brasilien oder China, sondern auch für andere europäische Länder und die USA. Die Unternehmen gehen hier irrtümlich davon aus, dass die Unterschiede zur Heimat kaum ins Gewicht fallen. Doch auch Trainings sind allein noch keine Garantie für einen reibungslosen Ablauf. Ähnlich wie bei den Rückkehrern kann ein Mentor – nun allerdings im Gastland – sehr hilfreich sein“, resümiert Dr. Udo Bohdal.

Die komplette Studie erhalten Sie auf Anfrage.

Deloitte

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