Studie Lean Office 2006: 30 Prozent Produktivitätspotenzial im Büro

In Übereinstimmung mit einer früheren Studie des KAIZEN Institute gaben die Teilnehmer der Studie einen Verschwendungsanteil von rund einem Drittel der Arbeitszeit an. Die mangelnde Effizienz im administrativen Bereich lässt sich auf drei wesentliche Erkenntnisse zurückführen:

Die Kundenorientierung lässt zu wünschen übrig: Obwohl eine prozessorientierte Organisation seit langer Zeit propagiert wird, herrscht die funktionale Sichtweise in Unternehmen vor. Bei über 80 Prozent der Unternehmen sind noch immer drei und mehr Organisationseinheiten an der Bearbeitung eines Kundenauftrags beteiligt. Die resultierenden Schnittstellen sind die Ursache für stark schwankende Durchlaufzeiten und damit für eine zeitlich unzuverlässige Leistungserbringung gegenüber dem Kunden.

Die Transparenz über die Prozesse anhand von Kennzahlen fehlt – damit ist an vielen Stellen jede Aussage über die Leistung eines Prozesses reines Bauchgefühl. Das Problem liegt jedoch nicht in der Verfügbarkeit von Daten, sondern in der Nutzung. Ein Großteil der Unternehmen ist nicht in der Lage, Aussagen zu ihrer Bearbeitungs- oder Durchlaufzeit in administrativen Bereichen zu machen.

Das Qualitätsverständnis in administrativen Bereichen ist noch unterentwickelt: Rückfragen, d. h. Nacharbeit im Büro, sind bei 2/3 der teilnehmenden Unternehmen an der Tagesordnung. Diese Unternehmen haben eine Rückfragequote von 5 Prozent und mehr. Das entspricht einem ppm Wert von 50 000 – in der Produktion ein undenkbarer Zustand.

Nach der Welle der Lean Production ist Lean Office der nächste Ansatz zur Effizienzsteigerung im Hochlohnland Deutschland. Viele Unternehmen möchten die Optimierungserfolge der Produktion auf das gesamte Unternehmen ausdehnen. Dies ist notwendig, um dem steten Kostendruck mit anderen Rezepten als der Verlagerung von administrativen Tätigkeiten ins günstigere Ausland zu begegnen. Die ersten Unternehmen lagern bereits einfache Tätigkeiten wie Buchhaltung oder Reisekostenabrechnung aber auch anspruchsvolle Tätigkeiten wie Engineering-Dienste aus. Dieser Trend lässt sich nur durch überdurchschnittliche Produktivitätssteigerungen am eigenen Standort aufhalten.

Die Gestaltung eines Lean Office nach den Grundprinzipien des Lean Management ist demnach ein sinnvoller Schritt bei der Realisierung von Effizienzgewinnen. 30 Prozent Potenzial für Optimierungen ist vorhanden, jetzt kommt es auf die Kreativität und Umsetzungsstärke in den Unternehmen an. Die Werkzeuge des Lean Office – wie beispielsweise Wertstromdesign – stehen dafür bereit.

Die vollständige Studie „Lean Office 2006“ ist über den deutschen Buchhandel erhältlich (ISBN 3-8167-7146-7).

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