Öffentlicher Sektor kann Milliarden bei Ausgaben für IT sparen

McKinsey-Studie: Verwaltung hinkt Privatwirtschaft etwa 20 Jahre hinterher – Knapp ein Drittel aller öffentlichen IT-Projekte scheitert

Allein durch professionelles Management könnte die öffentliche Verwaltung in Deutschland jährlich knapp zwei Milliarden Euro oder 20 Prozent ihrer gesamten IT-Ausgaben von rund elf Milliarden Euro sparen und ihre Effizienz deutlich steigern. Etwa fünf Milliarden Euro davon entfallen auf Projekte wie etwa die Entwicklung des Lkw-Mautsystems TollCollect oder der Steuersoftware Fiscus. Die Hälfte solcher Vorhaben verzögert sich massiv oder überschreitet das vorgesehene Budget zum Teil erheblich. Knapp ein Drittel scheitert sogar. Das sind Ergebnisse einer aktuellen McKinsey-Studie, die jetzt mit dem Titel „Erfolgreiches IT-Management im öffentlichen Sektor“ als Buch erschienen ist. Danach sei IT ein geeignetes Mittel, dringend notwendige Verwaltungsreformen in Deutschland voranzutreiben. Im Mittelpunkt der Studie stehen konkrete Lösungsansätze und Handlungsempfehlungen.

„Unklare Entscheidungsstrukturen, eine Risikovermeidungsmentalität vieler Beamter und übertriebene Detailplanung sind vielfach die Gründe für das Scheitern öffentlicher IT-Projekte. Solange IT nicht auch in der Verwaltung Chefsache ist, werden wir weiter mit hohen Ineffizienzen und Pannen leben müssen“, sagt McKinsey-Direktor Detlev Hoch, einer der Verantwortlichen des Projekts.

Von der Privatwirtschaft lernen

Die Studie zeigt, wie die öffentliche Hand trotz Einschränkungen durch das Vergabe-, Haushalts- und Beamtenrecht sowie der kameralistischen Buchhaltung von der Privatwirtschaft lernen kann. Zentral für den Erfolg von IT-Projekten sei eine klare Definition der Ziele. Dazu komme eine sinnvolle Beschränkung der Anforderungen. Wichtig sei weiterhin professionelles Projektmanagement, das die Mitarbeiter motiviere und das Projekt inhaltlich und zeitlich auf Kurs halte sowie Gefahren rechtzeitig erkenne. „Risikomanagement und Controlling sind schließlich wirksame Instrumente, den Erfolg einer Initiative zu überwachen und zu sichern“, erläutert Peter Leukert, Co-Autor der Studie und Partner bei McKinsey.

Moderne IT als Standortfaktor

Eine moderne Verwaltung sei für ein Land zwingend notwendig, so die Autoren der Studie. Sie sei ein entscheidender Standortfaktor und Voraussetzung für die Ansiedlung internationaler Unternehmen. Letztlich helfe sie damit der gesamten Volkswirtschaft.

„Eine Wirtschaftsnation wie Deutschland kann sich eine 10 bis 20 Jahre veraltete Verwaltung nicht leisten. Wir sollten IT als Katalysator für die Modernisierung nutzen“, sagt Markus Klimmer, Leiter des Public Sectors der Unternehmensberatung und der dritte Autor der Studie. „Die deutsche Verwaltung muss dringend schneller, besser und weniger aufwändig werden.“ Verbessertes IT-Management im öffentlichen Sektor sei eine Chance, ganze Prozesse umzugestalten und zu vereinfachen, so die Studie. Nur so könne Verwaltung entschlackt werden.

Erhebliches Potenzial für Privatwirtschaft

Mit einem Gesamtvolumen von rund elf Milliarden Euro werden die IT-Ausgaben der öffentlichen Hand nur noch vom Finanzdienstleistungsbereich übertroffen. Nach aktuellen Schätzungen wird der Markt für IT in der Verwaltung künftig jährlich um etwa sieben Prozent wachsen. Davon könne vor allem die heimische IT-Branche profitieren. Sie gewinne an Markt- und Wettbewerbsfähigkeit und schaffe Wachstum sowie neue Arbeitsplätze, was sich wiederum positiv auf die Weiterentwicklung der IT im Public Sector auswirken werde, so das Fazit der Studie.

Das Buch zur Studie ist im Gabler Verlag erschienen und ab jetzt im Buchhandel erhältlich.

Detlev J. Hoch, Markus Klimmer und Peter Leukert. Erfolgreiches IT-Management im öffentlichen Sektor: Managen statt verwalten. Wiesbaden: Gabler, 2005. ISBN 3-8349-0048-6, 39,90 EUR