Deutsche Unternehmen suchen nach Alternativen zum Outsourcing

Studie von Deloitte nennt Erfolgskriterien und Benchmarks bei der Bündelung von Verwaltungsprozessen

Traditionsgemäß besaß in der Vergangenheit jede Tochtergesellschaft eines Unternehmens ein eigenes Rechnungswesen und eine eigene IT- und Personalabteilung. Diesen Luxus können und wollen sich viele deutsche Unternehmen heute nicht mehr leisten. Sie bündeln daher ihre an unterschiedlichen Standorten abgewickelten Supportprozesse in so genannten Shared Service Centern und entlasten dadurch die Tochtergesellschaften von Verwaltungsaufgaben. Im Unterschied zum Outsourcing betreiben die Unternehmen diese Center jedoch selbst. Deloitte hat eine umfassende Studie zum Thema Shared Services bei rund 60 Unternehmen in Deutschland durchgeführt. Die Teilnehmer kommen aus dem produzierenden Gewerbe, dem Dienstleistungssektor und dem Handel. Shared Services werden auch vom Mittelstand eingesetzt: 30% der befragten Unternehmen haben einen Umsatz von weniger als 100 Millionen Euro.

Shared Service Center ermöglichen Kosteneinsparungen

Die Hauptgründe für eine Implementierung von Shared Services sind Kosteneinsparungen durch Prozess-Standardisierung und Mitarbeiterabbau sowie eine Verbesserung der Servicequalität durch die Erhöhung der Kundenorientierung. Heinz-Josef Hermes, Partner bei Deloitte: „Viele Unternehmen wollen sich nicht in die Abhängigkeit eines Outsourcing-Unternehmens begeben und einen Verlust von Know-how riskieren. Für Unternehmen, die sensible Informationen wie beispielsweise Kundendaten und Einkaufskonditionen nicht an Dritte weitergeben wollen, stellen Shared Services eine echte Alternative zum Outsourcing dar.“

Im Gegensatz zu den weit verbreiteten Zentralabteilungen bestimmen bei Shared Services die Tochtergesellschaften den Umfang und Inhalt der empfangenen Leistungen. Gerd Schwarz, Leiter der Serviceline Performance Management von Deloitte: „Die internen Kunden bezahlen nur was sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Ihre Zufriedenheit mit dem erhaltenen Service wird regelmäßig gemessen.“

60% der befragten deutschen Unternehmen, die bereits SSC im Einsatz haben, benötigten weniger als ein Jahr von der Projektgenehmigung bis zum Go Live. Kein einziges Unternehmen benötigte länger als zwei Jahre. Über die Hälfte geben an, eine Amortisationszeit von unter zwei Jahren realisiert zu haben. Bei 75% der teilnehmenden Unternehmen beträgt die Amortisationszeit weniger als drei Jahre. 65% der befragten Unternehmen mit Shared Services Center haben zwischen zwei und vier Center im Einsatz.

Zu den am häufigsten in ein Shared Service Center transferierten Aufgaben gehören die Debitoren-, Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung, die Kontenabstimmung sowie der IT-Anwendungssupport. Dagegen sind Shared Services im Bereich des Einkaufs in Deutschland bislang wenig verbreitet. Nur 15% der befragten Unternehmen geben an, ihren Einkauf durch ein Shared Service Center abzuwickeln.

Kritische Erfolgsfaktoren

Die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung sind die ausreichende Freistellung personeller Ressourcen, ein effizientes Projektmanagement sowie eine sofortige Optimierung der Prozesse bei der Migration in das Shared Service Center. Da es in der Regel zu Veränderungen des Aufgaben- und Verantwortungsbereiches von Mitarbeitern kommt, müssen auch weiche Faktoren berücksichtigt werden. Diese werden jedoch in der Praxis häufig unterschätzt.

Zur Standortwahl meint Shared Service Experte Gerd Schwarz: „Das wichtigste Kriterium für die Standortwahl ist die Nähe zu bereits bestehenden Unternehmensstandorten. Gerade kleinere Unternehmen wagen nicht gleich den großen Schritt in die Niedriglohnländer. Bedeutend

Nähe zu den leistungsempfangenden Bereichen. Sehr häufig werden Standortentscheidungen jedoch nicht systematisch, sondern einfach auch aus dem Bauch heraus getroffen.“

Mehr als die Hälfte der Unternehmen verrechnet die in den SSC entstehenden Kosten über interne Verrechnungspreise an die Tochtergesellschaften. Nur zehn Prozent der Unternehmen legen diesen Marktpreise zu Grunde.

Deloitte Partner Hermes weist auch auf die im Unterschied zum Outsourcing hohe Zufriedenheit mit Shared Services hin: „85 Prozent der Unternehmen sind mit ihrem Shared Service Center entweder zufrieden oder sehr zufrieden. Sehr unzufrieden war kein einziges Unternehmen.“