Zentrales Patientenmanagementsystem optimiert Klinikaufenthalt

Zentrales Patientenmanagement in der Chirurgie organisiert Aufnahme- und Operationstermine – Anlaufstelle für Patienten und niedergelassene Ärzte

Ein zentrales Patientenmanagement (ZPM) kann die Dauer des Klinikaufenthalts und die Wartezeiten im Krankenhaus entscheidend verringern. Die Patienten sind mit ihrer Betreuung mehrheitlich zufrieden, und die einweisenden Ärzte fühlen sich rasch und umfassend informiert. Dies ist die positive Zwischenbilanz des ZPM der Chirurgischen Universitätsklinik Heidelberg, das seit gut einem Jahr als Lotse aller Patienten der Abteilung für Allgemein-, Viszeral- und Unfallchirurgie bei ihrem stationären Klinikaufenthalt begleitet. Das zentrale Patientenmanagement, vertreten durch Silke Auer, Dr. Jörg Kleeff und PD Dr. Helmut Friess, wurde am 18. Dezember im Rahmen der Verleihung des Qualitätsförderpreis Gesundheit Baden-Württemberg mit einem Anerkennungspreis durch den Sozialminister Dr. Friedhelm Repnik ausgezeichnet.

Eingeführt haben diese für Deutschland noch ungewöhnliche Organisationsform Prof. Dr. Markus W. Büchler und sein Stellvertreter PD Dr. Helmut Friess, die damit während ihrer achtjährigen Tätigkeit am Berner Inselspital umfangreiche Erfahrungen gesammelt haben. „Bislang wurde Patientenaufnahmen von den einzelnen Stationen mit den einweisenden Ärzten und Klinikambulanzen abgestimmt,“ erklärt Prof. Büchler. „Dadurch mussten bisweilen lange Wartezeiten vor der Operation in Kauf genommen werden. Jetzt gibt es eine zentrale Anlaufstelle, an die sich einweisende Ärzte und Patienten jederzeit wenden können.“ Die allgemeinchirurgische Abteilung hat fünf Stationen und versorgt jährlich etwa 2.700 Patienten.

Bettenbelegung und Operationen mit spezieller Software geplant

Das zentral gesteuerte Management hat sämtliche Kapazitäten der Klinik (Betten, Operationszeiten, Personal) im Blick; mit Hilfe der EDV und spezieller Software kann exakt geplant werden, so dass einerseits Staus und andererseits Leerlauf auf den Stationen und im OP vermieden werden. Wichtig sind die gleichberechtigte Besetzung des ZPM mit einem Arzt und einer Pflegekraft und ihre partnerschaftliche Zusammenarbeit. Beide sind erfahrene Kräfte, die fachkompetent beurteilen können, wie dringlich eine Operation ist oder ob noch weitere diagnostische Tests vor Planung der Operation durchgeführt werden müssen.

Was erwartet den Patienten, der in der Heidelberger Allgemeinchirurgie operiert werden soll? Meist wird er von seinem niedergelassenen Arzt, einem Hausarzt oder Spezialisten, angemeldet oder von Ärzten der Klinikambulanz. Das ZPM nimmt alle Anmeldungen entgegen. „Einmal in der Woche werden im Team die Operationslisten erstellt“, sagt Dr. Jörg Kleeff, der gemeinsam mit der Krankenschwester Silke Auer das ZPM in Heidelberg aufgebaut hat. Dabei orientieren sie sich an Prioritäten: Leidet der Patient an einer Tumorerkrankung und muss deshalb rasch operiert werden? Ist die Diagnose nicht klar, aber ein bösartiger Tumor kommt in Betracht? Hat der Patient starke Beschwerden oder gibt es vielleicht berufliche oder soziale Gründe, warum ihm ein bestimmter Operationstermin angeboten werden sollte?

Bei der Planung muss das ZPM berücksichtigen, ob weitere diagnostische Untersuchungen erforderlich sind. Diese können ggf. auch vor der Aufnahme durch den niedergelassenen Arzt veranlasst werden. Sobald ein OP-Termin ist Auge gefasst, wird dieser per Brief informiert, ebenso der Patient. Ein bis zwei Wochen vor der Operation verschickt dann das ZPM die definitiven Termine von Aufnahme und Operation.

Checkliste dokumentiert alle Gespräche mit Patient und Angehörigen

Im Krankenhaus führt der erste Weg vom Empfang direkt zum ZPM, das Räume im Eingangsbereich der Klinik hat. Dort erhält der Patient eine allgemein verständliche Broschüre, die ihm die Abläufe in der Klinik erklärt, sein Behandlungsteam vorstellt und wichtige Informationen zu Operationen, Narkose und Schmerzbehandlung und seiner Erkrankung gibt. Mindestens einen Tag vor der Operation folgt dann die Aufklärung über den Eingriff, seine Risiken und Folgen. Auch mit den Angehörigen muss gesprochen werden. Für jeden Patienten wird eine Checkliste angelegt, in der sämtliche Gespräche dokumentiert werden.

Wichtig ist eine ständige Qualitätskontrolle. Patient und niedergelassener Arzt bekommen im Anschluss an den Klinikaufenthalt zusammen mit dem Entlassungsberichts jeweils einen Fragebogen, um dessen Rücksendung gebeten wird. „Mittlerweile konnten wir über 700 Bögen auswerten“, sagt Dr. Kleeff. So beurteilten mehr als 80 Prozent die Betreuung bei der Aufnahme, der Entlassung und während des gesamten Aufenthaltes als sehr gut oder gut. Rund 85 Prozent fanden das Informationsangebot in der Klinik sehr gut oder gut. Verbesserungsvorschläge von Patienten und zuweisenden Ärzten wurden aufgenommen und teilweise schon umgesetzt. Der Erfolg des ZPM lässt sich auch an anderen Daten ablesen: Die Zahl der Patienten, die stationär behandelt wurden, konnte um 18 Prozent gesteigert werden; die Dauer des Aufenthalts auf Station konnte im vergangenen Jahr dadurch deutlich gesenkt werden.

„Das zentrale Patientenmanagement ist eine solide Basis für die Einführung der Fallpauschalen“, sagt Prof. Büchler. Denn in den kommenden Jahren werden die Kliniken nicht mehr nach der Anzahl der Tage, die ein Patient im Krankenhaus verbringt, sondern pauschal je nach Erkrankung bezahlt. Dabei darf die Qualität der Patientenversorgung nicht beeinträchtigt werden. „Von einer reibungslosen, straffen Organisation profitieren alle“, sagt Prof. Büchler. „Die Patienten, Ärzte und Pflegepersonal und das Krankenhaus.“

Ansprechpartner:

Dr. Jörg Kleeff, Silke Auer
Zentrales Patientenmanagement
Chirurgische Universitätsklinik Heidelberg
Im Neuenheimer Feld 110
69120 Heidelberg
E-Mail: Pm-Chir@med.uni-heidelberg.de