Schneller Datenaustausch mit intelligenten Formularen

ein Produkt wird in der global vernetzten Wirtschaft nur noch sehr selten von Anfang bis Ende von einem einzigen Unternehmen entwickelt. Stattdessen sind entlang der Lieferkette von Produktdesignbüros bis hin zu Zulieferern etliche Partner beteiligt, oft in verschiedenen Ländern.

Datenaustausch schon in der Produktentwicklung

Das bedeutet: Schon in frühen Phasen des Lebenszyklus, in denen das Produkt nur als digitales Abbild im Rechner existiert, ist ein systematisches Änderungsmanagement notwendig, um die Herstellungskosten im Griff zu behalten und die Qualität zu sichern.

Doch gerade an dieser Stelle gibt es in vielen Firmen nicht selten Probleme. Zwar setzen viele Unternehmen inzwischen Systeme für das Product Lifecycle Management (PLM) ein, doch immer noch lagern viele Daten auf unterschiedlichen, teils individuell entwickelten IT-Systemen. Eine durchgängige PLM-Software macht es jedoch erforderlich, die Daten aller Lagerverwaltungs- und Warenwirtschafts-(ERP-)Systeme auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen.

PLM-Software zeigt Schwächen bei Kommunikation mit Partnern und Zulieferern

Wichtig ist aber auch die Kommunikation mit den externen Partnern und Zulieferern. Hier haben die heutigen PLM-Systeme noch Schwächen, vor allem bei der Kommunikation auf Basis von 3D-Daten und bei räumlich verteilten Entwicklungsprozessen.

Ein weiteres Problem: Obwohl die meisten Produkte heute dreidimensional in CAD-Systemen entwickelt werden, entfalten die dort vorhandenen Konstruktionsdaten in der Wertschöpfungskette noch zu wenig Nutzen. Denn kommuniziert werden die Produktdaten meist in 2D, obwohl Modelle auch für den Nicht-Techniker viel anschaulicher wären als Zeichnungen.

3D-Daten im Originalformat auszutauschen ist allerdings sehr aufwändig, da häufig unterschiedliche CAD-Systeme bei den Beteiligten eingesetzt werden. Hinzu kommt, dass für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen im Änderungsmanagement heute die Informationen in unterschiedlichen Dokumenttypen vorliegen, was die automatisierte Weiterverarbeitung der Informationen erschwert.

Unterschiedliche Software in der Wertschöpfungskette

Für den hohen Anteil von manuellen Tätigkeiten bei technischen Änderungsaufträgen (Engineering Change Orders — ECO) gibt es noch einen weiteren Grund: Die Ingenieure in der Produktion und in der Entwicklung können mit einem komplexen PLM-System gut umgehen, aber entlang der globalen Lieferketten müssen auch viele Mitarbeiter aus anderen Unternehmensbereichen informiert werden. In deren Abteilungen sind häufig nicht einmal die gleichen Applikationen wie beim Hersteller eines Produkts installiert.

Dazu kommt, dass die meisten PLM-Systeme webbasierte Portale nutzen, die einen Online-Zugang erfordern. Die interne Weiterverteilung aus dem Portal heraus aber ist kompliziert und oft mit erheblichen Sicherheitsproblemen belastet, wie sie an jedem Rechner auftreten, der mit dem Internet verbunden ist.

CAD-Zeichnungen mit PDF-Formularen verschicken

Genau hier setzt das Konzept von Adobe Systems an, mit dessen Hilfe die Abhängigkeit von Papierformularen reduziert und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten beschleunigt werden kann. Basis dafür sind intelligente PDF-Formulare, die sich automatisch mit CAD-Zeichnungen, Bildern oder Metadaten aus dem PLM-System bestücken lassen.

Konnektoren und einheitliche Schnittstellen zu allen marktführenden PLM-Systemen sorgen dabei für einen reibungslosen Datenaustausch. Die technische Grundlage für diese „intelligenten Dokumente“ bilden strukturierte Dateien auf Basis der Seitenbeschreibungssprache XML (Extensible Markup Language).

Eingabefelder lassen sich einfach einbauen

Mit Hilfe eines grafischen Autorenwerkzeugs lassen sich die benötigten Eingabefelder für Texte, Zahlen, Grafiken oder Bilder auf eine Vorlage ziehen. Standardelemente wie Formularköpfe, Unterschriftsfelder und Barcodes sind in einer Bibliothek abgelegt und können ebenfalls per Drag and Drop ins Formular übernommen werden. Beim Ablegen der Objekte auf der Seite werden im Hintergrund der dazugehörige XML-Code automatisch erzeugt und die Formularfelder mit den dazugehörigen Strukturelementen des IT-Systems automatisch verknüpft.

So ist zum Beispiel die Integration von Plausibilitätskontrollen in Echtzeit möglich. Diese Kontrollen stellen sicher, dass die Daten bereits bei der Erfassung korrekt sind und nicht erst im Backend-System mühsam berichtigt werden müssen.

Das Kernstück der Lösung, der Livecycle PDF Generator 3D ES von Adobe, unterstützt auch den Einsatz von Sicherheitsprotokollen und die Konfiguration von Sicherheitseinstellungen, wie etwa Kennwörtern. Damit lässt sich die Interaktion mit den Dokumenten genau steuern und festlegen, wer sie öffnen, drucken, kopieren, ändern oder Inhalte daraus extrahieren darf.

Dokumente mit digitaler Signatur schützen

Die Komponente Livecycle Digital Signatures ES geht noch einen Schritt weiter und versieht besonders schutzwürdige Dokumente oder komplette ECO-Umlaufmappen mit einer elektronischen Unterschrift. Außerdem lässt sich damit ein Prozess zur Genehmigung digitaler Signaturen einrichten, so dass an Lieferanten, Kunden oder Aufsichtsbehörden nur Dokumente mit zertifizierter Authentizität gesendet werden.

Wenn zum Schutz geschäftskritischer Dokumente umfassendere Sicherheitseinstellungen benötigt werden, hilft die Komponente Livecycle Rights Management ES weiter. Durch die Vergabe oder das Entziehen von Zugriffsrechten sowie durch Versionskontrollfunktionen und Prüfprotokolle bleiben Vertraulichkeit, Datenschutz und die Einhaltung von Richtlinien während der gesamten Nutzungsdauer des Dokuments beim digitalen Rechtemanagement (DRM) gewährleistet — online oder offline, intern und extern.

Software schützt die Informationen selbst

Denn im Gegensatz zu herkömmlichen Sicherheitslösungen, die Anwenderzugriffe auf bestimmte Bereiche der IT-Infrastruktur kontrollieren, schützt die Software die Informationen selbst. Somit ist nicht nur ein höheres Maß an Sicherheit gewährleistet, sondern auch die reibungslose Zusammenarbeit zwischen internen und externen Anwendern.

Die Berechtigungen sind bewusst nicht im Dokument eingebettet, sondern werden über den Server gesteuert. Damit können sie jederzeit geändert oder aufgehoben werden, ohne dass die Datei erneut verteilt werden muss.

Wenn beispielsweise einem Mitarbeiter ein Offline-Nutzungsrecht zugewiesen oder die Zugriffsberechtigung zeitlich eingeschränkt wird, gilt die neue Erlaubnis ab dem Zeitpunkt, zu dem der Anwender das nächste Mal auf das Dokument zugreifen möchte. Die Anwendung dynamischer Nutzungsrechte stellt dabei den beständigen Schutz vertraulicher Inhalte sicher, auch wenn die Vertraulichkeitsstufe sich mit der Zeit ändert.

Automatische Vergabe von Zugriffsrechten

Bei größeren Dokumentenmengen lassen sich die Generierung von PDF-Dateien und die Vergabe von Zugriffsrechten zudem auf der Basis vordefinierter Regeln automatisieren. Empfänger haben die Möglichkeit, geschützte Dokumente sowohl online als auch offline anzuzeigen und zu bearbeiten. Darüber hinaus können ihnen Zugriffsrechte für die Offline-Verwendung eines Dokuments zugeordnet werden, die sie dazu berechtigen, geschützte Daten für einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen und zu verwenden. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Zugriffsrechte ungültig und müssen erneuert werden.

Ralph Weiß arbeitet als Sales Manager Industries bei Adobe Systems in München.