Homogene Software-Umgebung sorgt für reibungslose Zusammenarbeit

Die Knoll Maschinenbau GmbH kann volle Auftragsbücher vorweisen und ist auf das reibungslose Zusammenspiel zwischen Produktion und Verwaltung angewiesen. Die auf den Arbeitsplätzen in Produktion und Verwaltung installierten Open-Source-Programme sorgten jedoch immer wieder für Schwierigkeiten. Denn Knoll arbeitet gleichzeitig mit einem ERP-System, Archiv- und Workflow-System sowie einem CAD-Paket.

In diesen Lösungen fehlen die Schnittstellen zu der in der Produktion eingesetzten Bürosoftware. Um diese Businessapplikationen besser in die IT-Landschaft des Unternehmens integrieren zu können, entschied sich die Firma für eine einheitliche Office-Umgebung von Microsoft. Seit dem Wechsel steht den Mitarbeitern nun der komplette Funktionsumfang der Businessanwendungen zur Verfügung.

Die Knoll Maschinenbau GmbH im schwäbischen Bad Saulgau hat sich in 38 Jahren von einem kleinen Familienbetrieb zu einem führenden Hersteller von Förder- und Filteranlagen für Späne- und Kühlschmierstoffe in der Metallbearbeitung entwickelt. 2007 erreichte das Unternehmen einen Umsatz von rund 103 Mio. Euro. Knoll entwickelt und vertreibt Anlagen, die anfallende Späne bei Dreh-, Fräs- oder Schleifprozessen abtransportieren. Spezielle Filter reinigen die Kühlschmiermittel.

Heterogene Office-Landschaft

„Ein weniger starkes Wachstum fände ich gar nicht so schlecht.“ Jürgen Straub, IT-Leiter bei Knoll Maschinenbau, weist mit dieser nicht ganz ernst gemeinten Aussage auf eine der größten Herausforderungen in seiner Firma hin: Aufgrund der hervorragenden Auftragslage verzeichnet Knoll derzeit ein so starkes Wachstum, dass es nicht einfach ist, alle benötigten Ressourcen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen.

Die Zahl der Mitarbeiter steigt so deutlich, dass die IT-Abteilung alle Hände voll zu tun hat, die neuen Arbeitsplätze einzurichten. Kein Wunder, dass sich die Mitarbeiter etwas mehr Ruhe wünschen. Zu den Aufgaben der acht IT-Mitarbeiter gehört neben der Installation und Konfiguration neuer Computersysteme auch die Wartung aller IT-Lösungen. Dabei müssen sie sich um unterschiedliche Anwendungen kümmern: Knoll arbeitet beispielsweise mit dem Archivsystem Easy Archiv der Easy Software AG und der darauf aufbauenden Workflowsoftware Easy Logistics Center (ELC).

Eine weitere wichtige Anwendung sind die 3D-CAD-Software Unigraphics NX 4 von Siemens und das daran angeschlossene Teamcenter, ein Produktdatenmanagement-System (PDM-System). Bei der Office-Software fuhr Knoll in der Vergangenheit zweigleisig: In der Verwaltung kam Microsoft Office bereits an denjenigen Arbeitsplätzen zum Einsatz, die häufig mit externen Systemen Daten austauschen mussten. Jeder neu angeschaffte PC wurde in den vergangenen Jahren mit der jeweils aktuellen Office-Version ausgerüstet. Auf den neuesten Rechnern läuft deshalb Microsoft Office Standard 2007.

In der Produktion kam Openoffice zum Einsatz

Die Computerarbeitsplätze in der Produktion hingegen waren komplett mit der Open-Source-Software Openoffice.org in den Versionen 1.x und 2.x ausgestattet. Alles in allem gibt es bei Knoll etwa 250 PC-Arbeitsplätze, auf der Mehrzahl dieser Rechner lief Openoffice.org. Doch diese heterogene Lösung brachte Probleme mit sich: „Der große Nachteil von Openoffice.org ist, dass kaum Schnittstellen zu anderen Programmen vorhanden sind“, beklagt Straub. Das betraf bei Knoll zum einen das Archivsystem: „Easy Archiv bietet Funktionen, Add-ons und Plug-ins, die ausschließlich mit Microsoft Office laufen“, so der IT-Leiter.

Ähnlich sah die Situation bei dem Zusatzpaket ELC aus. Dieses Programm definiert Workflows, damit sich Dokumente und Informationen papierlos und automatisiert weitergeben lassen. Auch dem CAD-Paket, das bei Knoll im Einsatz ist, fehlte eine Schnittstelle zu Openoffice.org. Das hatte unter anderem zur Folge, dass sich keine direkte Anbindung von Calc, der Tabellenkalkulation von Openoffice.org, realisieren ließ.

Schnelle Amortisation der Neuinstallation

Bevor Straub und seine Kollegen eine neue Software anschaffen, wird das Programm auf Herz und Nieren geprüft. Erst nachdem sich 2007 Microsoft Office System im Zusammenspiel mit den Businessapplikationen bewährt hatte, folgte der nächste Schritt: die Kalkulation von Kosten und Nutzen. Nach Beratungen mit der Friedrichshafener Niederlassung der Bechtle GmbH & Co. KG, einem Microsoft Gold Certified Partner, entschied sich Knoll für einen Enterprise-Agreement-Vertrag, der 250 Lizenzen für das Office-Paket umfasste.

Diese Kosten sollten auch wieder erwirtschaftet werden: „Ich arbeite hier im Haus ohne Budget“, erklärt der IT-Leiter. „Das bedeutet: Alle Investitionen, die ich tätige, müssen über eine Return-on-Investment-Analyse abgesichert sein.“ In diesem Fall erwartete Straub, dass die Effizienzsteigerungen durch die Funktionsvielfalt der neuen Office-Pakete die Anschaffungskosten wieder einspielen würden. Obwohl ein solcher Mehrwert naturgemäß schwierig zu berechnen ist, kam die IT-Abteilung zu der Überzeugung, dass sich die Ausgaben innerhalb der gesetzten Frist von 36 Monaten amortisieren würden.

Wichtig für den Wechsel zu 2007 Microsoft Office System war auch der Nutzen: „Das Finanzielle ist nur ein Aspekt unter vielen. Für mich als IT-Leiter steht jedoch die Funktionalität im Vordergrund, und da gibt es in unserem Fall nicht viele Alternativen zu Office 2007“, betont Straub.

Umstellung erfolgt Schritt für Schritt

Die Umstellung selbst erfolgte schrittweise. Die IT-Abteilung der Knoll Maschinenbau GmbH arbeitet beim Einrichten von neuen PCs mit Images, die ganz einfach auf die Festplatte kopiert werden. Da das Unternehmen zum Jahreswechsel ohnehin 80 neue Arbeitsplatzrechner geordert hatte, wurden diese einfach mit dem Office 2007-Paket von Microsoft ausgerüstet. Alle Updates und Änderungen der Konfiguration verteilen die Mitarbeiter automatisch über einen Server. Diese Arbeiten erfolgen üblicherweise je nach Auslastung der beteiligten IT-Mitarbeiter über Nacht oder übers Wochenende.

Straub will seinem Team für die Migration von Openoffice.org auf 2007 Microsoft Office System rund sechs Monate Zeit lassen. Strategisch wichtige Arbeitsplätze, von denen aus die Nutzer beispielsweise auf das Workflow- und das CAD-System zugreifen, werden vorrangig mit der neuen Software ausgestattet. Der größere Teil der Umstellung dient in erster Linie der Homogenisierung der Office-Pakete im Unternehmen.

Support- und Schulungsbedarf sinkt

Von der Vereinheitlichung der Softwarelandschaft auf den Clients versprechen sich die EDV-Mitarbeiter auch, dass Support- und Schulungsbedarf abnehmen werden. Heute arbeiten die Mitarbeiter von Knoll durchgängig mit Microsoft Office Word 2007 sowie Microsoft Office Excel 2007 und greifen mit Microsoft Office Outlook 2007 auf Microsoft Exchange Server 2003 R2 Standard Edition zu – Exchange Server 2007 Standard Edition testet die IT-Abteilung gerade. Außerdem ist im Vertrieb Microsoft Office Powerpoint 2007 im Einsatz.

Obwohl die Umstellung noch nicht komplett abgeschlossen ist, zieht Straub bereits eine positive Bilanz: „Die klassischen Softwarepakete, die irgendwo im Unternehmen platziert werden und dann unvernetzt arbeiten, die gibt es nicht mehr bei uns.“ Ob es im Falle von Knoll ein CAD- oder ERP-System ist oder ein Archiv- oder Workflowsystem: „Alles ist inzwischen vernetzt“, so Straub. „Auch bei ELC ist die Integration in das Office-Paket von Microsoft wesentlich einfacher und tiefergehend, als ich das mit Openoffice.org jemals umsetzen könnte“, betont er.

Mit dem Wechsel zu Microsoft Office steht nun auch die Schnittstelle zur CAD-Software bereit. Das in der Firma verwendete Unigraphics enthält eine Funktion zum Arbeiten mit Part-Families, also Teilen, die in mehreren verschiedenen Varianten hergestellt werden. Diese Varianten legt das Programm in Tabellen ab, die wiederum in Microsoft Excel gepflegt werden. „Damit die Pakete interoperabel sind, muss es Standardschnittstellen geben. Und die habe ich eben mit Microsoft Office“, fasst der IT-Leiter zusammen.