Durch die Verwendung von Standards Produktdatenbanken optimal nutzen

Die Zielsetzung von Produktdatenbanken (oft auch Produktportale genannt) ist es, eine große Anzahl von Anbietern mit möglichst vielen Nutzern zusammenzuführen. Anders als bei elektronischen Marktplätzen unterstützen Produktdatenbanken dabei nur die Prozessschritte Produktsuche und Produktanfrage.

Die Prozesse Bestellung und Verkaufsabwicklung werden hingegen den Unternehmen selbst überlassen, da Preise und Lieferbedingungen meist individuell verhandelt werden und in der Regel keine Daten zu aktuellen Verfügbarkeiten vorhanden sind.

Produktdatenbanken können nach offenen und geschlossenen Systemen unterschieden werden. Eine weitere Differenzierung geschieht häufig nach der fachlichen Ausrichtung und der Regionalität.

Generell stellen Produktdatenbanken Nutzern verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung, um das Gesuchte mehr oder weniger schnell zu finden. Über eine Unternehmenssuche werden Informationen zum Unternehmen sowie zu den Produkten und Produktbereichen angezeigt. Aus Sicht der Produkte ist weiterhin die Verwendung einer intelligenten, branchenspezifischen Produktstruktur unerlässlich.

Finden statt Suchen und Standards als Basis nutzen

Eine weitere Suchmöglichkeit ist die Volltextsuche. Diese sollte in Hinsicht auf das Ergebnis jedoch nicht zu exakt, aber auch nicht zu ungenau sein.

Gerade im technischen Bereich ist auch eine parametrische Suche sinnvoll. Hier können Produkte anhand ihrer technischen Eigenschaften gefiltert werden. Die Bereitstellung eines merkmalsbasierten Produktvergleichs rundet die Menge der Suchmöglichkeiten ab.

Diese sollte anbieterübergreifend sein. Die parametrische Suche und der Produktvergleich zeigen, dass eine detaillierte, merkmalsbasierte Bereitstellung von Produktdaten für Produktdatenbanken unerlässlich ist.

Dem Nutzer helfen bei der Produktauswahl aber auch weitere Zusatzinformationen wie Bilder, Datenblätter, CAD-Modelle und (direkte) Verweise auf den Onlinekatalog. Dabei gilt: Produkte mit mehr Informationen werden auch häufiger ausgewählt.

Produktdatenbanken für Anbieter mit Aufwand verbunden

Aus Sicht des Anbieters ist die Datenbereitstellung für eine Produktdatenbank mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden. Durch die Verwendung von Standards können diese jedoch minimiert werden, zumal einmal aufbereitete Daten für verschiedene Kunden, Großhändler und Produktdatenbanken verwendet werden können.

Das Katalogaustauschformat ist das Transportmedium für die Daten. Hier hat das XML-basierte Format BME-Cat die früher häufig verwendete Excel-Tabelle als Standard abgelöst. BME-Cat ermöglicht eine Übergabe der Daten auch für umfangreiche merkmalsbasierte Beschreibungen bei verschiedenen Produktgruppen.

Ergänzend dazu definiert der Klassifikationsstandard eine einheitliche Produktstruktur und ermöglicht so die Klassifizierung der Produkte. Einige Standards, wie beispielsweise E-Class, ETIM oder Proficlass, bieten standardisierte Sachmerkmalleisten inklusive Wertelisten, mit denen ähnliche Produkte in gleicher Form beschrieben werden können.

In der Kombination beider Standards steht ein mächtiges und wiederverwendbares Werkzeug zur Bereitstellung von Produktdaten zur Verfügung. Im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus hat sich der Klassifikationsstandard E-Class durchgesetzt und bietet eine immer größer werdende Durchdringung auf dem deutschen Markt.

Produktdatenbanken in Entwicklung und Einkauf

Klassifikationsstandards stellen nur eine Sichtweise auf die Produktstruktur einer Branche dar. Je nach Einsatz ist jedoch ein individualisierter Einstieg, also eine eigene Sichtweise auf die verwendete Struktur notwendig. Dieses können fach-, kunden- oder auch publikationsspezifische Sichtweisen sein.

In einer Produktdatenbank findet sich der Nutzer durch eine fachspezifische Sicht auf die Produktstruktur besser zurecht. Der Anbieter hingegen kann die Vorteile von Standards bei der Datenbereitstellung nutzen, seine Produkte werden jedoch individuell in die jeweilige Struktur integriert.

Individualisierte Klassifikationsstandards sind mittlerweile ein wichtiges Thema auch in der unternehmensinternen und -externen Kommunikation und bieten einen hohen Mehrwert bei verträglichem Aufwand.

In vielen Unternehmen wählt die Entwicklung die Produkte aus, die Bestellung wird jedoch durch den Einkauf ausgelöst. Dabei verwenden beide Abteilungen häufig unterschiedliche Datenquellen. Durch die Verwendung einer gemeinsam genutzten Produktdatenbank kann hier eine Prozessverbesserung erreicht werden.

Produktdatenbank stellt bessere Datenbasis im Unternehmen bereit

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Datenbasis im Unternehmen nicht kontinuierlich aktualisiert werden muss. Diese Aufgabe übernimmt der Betreiber der Produktdatenbank. Bietet diese dann noch den Export der ausgewählten Produkte im BME-Cat-Format und beispielsweise nach E-Class klassifiziert an, so können die Daten vielfach (zumindest bei größeren Unternehmen) für den nachfolgenden Beschaffungsprozess genutzt werden.

Produktdatenbanken bieten sowohl aus Einkaufs- als auch Vertriebssicht verschiedene Mehrwerte. Jedes Unternehmen kann von diesen vielfältigen Möglichkeiten profitieren.

Ein gutes Beispiel ist die offene, fachspezifische und überregionale Produktdatenbank von MM-Maschinenmarkt. Diese bietet neben einer sehr umfangreichen Funktionsvielfalt auch die direkte Integration in das redaktionelle Umfeld.

Dipl.-Ing. Frank Scherenschlich ist Geschäftsführer der Class.Ing Ingenieur-Partnerschaft für Mediendatenmanagement Scherenschlich & Rukavina in 33178 Borchen.