Bis alles sitzt

Einer der größten europäischen Hersteller ist die Topstar GmbH. Seit April 2008 arbeiten etwa hundert Mitarbeiter mit Microsoft Dynamics AX.

In dem Werk in Langenneufnach bei Augsburg stellt das Unternehmen Topstar ständig innovative Sitzlösungen rund um den Arbeitsplatz her. Vom hauseigenen Design und Modellbau bis hin zum eigenen Prüflabor werden diese entwickelt und getestet, bevor sie auf einer der vier Produktionslinien in einem vollautomatisierten Ablauf produziert werden. Hauptzielgruppe sind Möbelhäuser, Bürofachmärkte und Versandhändler wie Otto oder Quelle. 2008 erzielte Topstar einen Umsatz von 107 Millionen Euro.

25 Jahre arbeitete Topstar mit der Unix-basierten Unternehmenssoftware Comet – bis es nicht mehr ging. „In der Finanzbuchhaltung hatten wir Mühe, die steigenden gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Es gab keinen Support und die Zahl der Entwickler, die sich mit dem System auskannten, sank“, blickt Markus Mertel, Leiter der EDV, zurück. Um die wachsenden Anforderungen dennoch zu bewältigen, ist um die Software herum eine Insellandschaft aus Zusatzprogrammen, Datenbanken und Excel-Tabellen entstanden.

Man saß zwischen den Stühlen: „Der Pflegeaufwand war ebenso hoch wie die Fehleranfälligkeit. Hinzu kamen die vielen Schnittstellen“, weiß der EDV-Leiter. Mitte 2006 sah sich das Unternehmen mit Sitz in Langenneufnach bei Augsburg mit Unterstützung einer unabhängigen Unternehmensberatung nach einem modernen ERP-System um. Da die Investitionssicherheit an oberster Stelle stand, konzentrierte sich das Projektteam von Anfang an auf die führenden Anbieter. In der letzten Runde setzte sich Microsoft Dynamics AX gegen die Konkurrenz durch. „Uns interessierten weniger die Anschaffungskosten als vielmehr die Total Cost of Ownership.

Wir arbeiten sehr flexibel und ändern laufend unsere Prozesse. Die Unternehmenssoftware muss sich dem unterordnen“, stellt Markus Mertel fest. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner KCS.net AG in der Schweiz. Das Softwarehaus konnte auf viel Erfahrung und zahlreiche Referenzen aus dem industriellen Umfeld verweisen. „Wir konnten mehrere KCS.net-Zusatzmodule – etwa zur Qualitätssicherung, Lieferantenbewertung oder Preislistenerstellung – nutzen. Damit blieben uns aufwändige individuelle Anpassungen erspart“, ergänzt EDV-Leiter Mertel.

Hohes Automatisierungsniveau
Wegen der vielen Besonderheiten des Möbelgeschäfts war der Anpassungsbedarf bei der Implementierung im Herbst 2006 hoch. Ein wichtiger Punkt betraf die Anbindung an die Spezialsysteme für die Produktionssteuerung und den Versand. Beide Lösungen basieren auf Oracle-Datenbanken. „Um die Integration zu vereinfachen, haben wir Dynamics AX ebenfalls auf Oracle aufgesetzt“, erklärt Markus Mertel. Bei der anschließenden Prozessgestaltung galt es, die verschiedenen Inseln zusammenzuführen und zentrale Arbeitsabläufe zu straffen. So funktioniert beispielsweise der Wareneingang fast automatisch und ist vollständig integriert. Lässt sich die Ware eindeutig einer Bestellung zuordnen, druckt die ERP-Lösung die Etiketten aus. Die Einlagerung in das per Schnittstelle angebundene Hochregallager übernimmt die Unternehmenssoftware selbstständig. Im Bereich der Finanzbuchhaltung ist eine Verbandsabrechnung hinzugekommen. „Viele Möbelhäuser schließen sich zu Einkaufsgenossenschaften zusammen, um günstiger einzukaufen. Die Rabatt- und Bonusvereinbarungen sind im Programm hinterlegt und werden bei Angeboten und Fakturierung automatisch berücksichtigt“, betont EDV-Leiter Mertel. Bereits mit rund 20 Prozent der Kunden tauscht Topstar elektronisch Bestellungen, Auftragsbestätigungen und vereinzelt auch Rechnungen aus.

Die Dokumente werden im XML-Format einem externen Dienstleister übergeben, der sie dann konvertiert und weiterleitet.

„Uns stehen heute deutlich mehr Funktionen zur Verfügung, die Prozesse sind schlanker und wir haben ein höheres Automatisierungsniveau erreicht“, zeigt sich Markus Mertel zufrieden. Insbesondere bei der Auftragsbearbeitung und Finanzbuchhaltung habe man die Mitarbeiter spürbar entlasten können. „Noch wichtiger ist für uns die nachweislich gesunkene Fehlerquote. Sie trägt zur Qualitätsverbesserung und Kundenzufriedenheit bei“, ergänzt der EDV-Leiter. Die neue Unternehmenssoftware wird laufend verfeinert, um neue Ideen und Prozessverbesserungen nicht „auszusitzen“. ee