Neue Regeln für geschäftliche E-Mails: Abmahnwelle droht

Seit Jahresbeginn müssen geschäftliche E-Mails, Telefaxe und Postkarten die gleichen Angaben enthalten, die auch für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind. Zu diesen Pflichtangaben zählen beispielsweise Name, Rechtsform und Sitz der Firma sowie das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer.

Außerdem sind sämtliche Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer sowie der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen zu führen. Durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister, Genossenschaftsregister und Unternehmensregister (EHUG) wurden die Vorschriften der Paragrafen 37a, 125a HGB, 80 AktG, 35a GmbHG und 25a GenG neu gefasst: Die Angaben sollen den Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise soll es für den neuen Geschäftspartner einfacher sein, sich beim Registergericht Auskünfte über das Unternehmen einzuholen. Auch Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen ab dem 22. Mai 2007 auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben.

In Expertenkreisen ist man sich noch unklar, welche Wirkung die neuen Rechtspflichten haben: „In der Praxis werden vor allem professionelle Abmahner profitieren“, befürchtet Rechtsanwalt Jens Nebel nach einem Bericht der Rheinischen Post. Die Wirtschaftskanzlei warnt ihre Mandanten deshalb vor der neuen finanziellen Bedrohung. „Es dürfte mindestens ein Jahr dauern bis sämtliche Unternehmen diese Anforderungen umgesetzt haben. Neben der durch die Umstellung bedingte verlorene Zeit besteht die große Gefahr, das abmahnwütige Rechtsanwälte auf diese Weise ihre Umsatzzahlen aufbessern“, sagt der Bonner Wirtschaftsrechtler Markus Mingers http://www.justus-online.de . Was jetzt im Gesetz niedergeschrieben wurde, „gilt nach herrschender Meinung ohnehin schon ewig. E-Mails werden danach nicht anders beurteilt als Geschäftsbriefe. Die Pflichtangaben sollten somit in jede E-Mail aufgenommen werden. Ob Mitbewerber nun abmahnen können, ist allerdings noch nicht so ganz klar. Jeder Geschäftsführer sollte auf jeden Fall dafür sorgen, dass die Mitarbeiter E-Mails nur mit den Pflichtangaben versenden“, empfiehlt Rechtsanwalt Dr. Boris Blank von der Kanzlei Graf Schlüter & Partner http://www.schlueter-graf.de in Dortmund.

Allein die derzeitige Popularität des Themas könne nach Einschätzung von Dr. Uwe Goetker, Rechtsanwalt von McDermott Will & Emery http://german.mwe.com , dazu führen, Unternehmen wegen Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben abzumahnen. „Unternehmen sollten die Bestimmungen deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen“, betont Goetker.

Ralf Burger, CIO der Unternehmensberatung Firma Rundstedt & Partner http://www.rundstedt.de , hat schon im vergangenen Jahr vorgesorgt: „Bei uns ist eine Software installiert, die die Signaturen der E-Mail-Anwender mit den notwendigen Pflichtangaben versieht. Der Arbeitsaufwand ist damit gering und außerdem helfen die standardmäßig enthaltenen Daten bei der Kommunikation mit unseren Kunden und Lieferanten“.

Der Software-Integrator Matching IT http://www.matchingit.de hat ebenfalls Vorkehrungen getroffen: „Wir stellen unseren Kunden Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Richtlinien für die Kommunikation per E-Mail eingehalten werden. Die neue Gesetzgebung wurde somit schon in der Vergangenheit erfolgreich bei unseren Kunden angewendet“, so der Düsseldorfer IT-Berater Torsten Grube gegenüber pressetext.. Entsprechende Standardprodukte seien bereits erfolgreich im Einsatz und böse Überraschungen über Abmahnungen von Konkurrenten könnten so verhindert werden. Nach Erfahrungen von Torsten-Harald Scholz von der Karlsruher Messe GmbH könne man mit der speziellen Software den administrativen Aufwand klein halten. Zudem sei gewährleistet, dass digitale Signaturen oder Verschlüsselungen durch das Anhängen eines Disclaimers nicht beeinträchtigt werden.