Vorsprung durch Informations-Technologie – Auszeichnung für Vorreiterrolle im elektronischen Rechnungsaustausch

Papierberge und lange Postwege gehören der Vergangenheit an – bei Audi wird die Rechnungsabwicklung mit Händlern und Lieferanten elektronisch durchgeführt. Somit nimmt der Ingolstädter Automobilhersteller in diesem Bereich eine Vorreiterrolle ein und wurde dafür vom Value Chain Forum der Universität St. Gallen ausgezeichnet.

Das Forum beschäftigt sich mit erfolgreichen Geschäftsmodellen, wobei der Fokus auf elektronischer Vernetzung liegt. Vertreter namhafter deutscher und schweizer Universitäten sowie Vorstandsmitglieder führender Softwareunternehmen bilden die Jury. „Wir haben uns sehr früh für die Umstellung entschieden und profitieren nun von zahlreichen Vorteilen. Seit der Einführung des elektronischen Verfahrens konnten wir mehrere Hunderttausend Euro einsparen. Zudem ist die Transparenz gestiegen und wir haben kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung“, erklärt Reinhard Lorenz, Leiter der Kreditorenbuchhaltung bei der AUDI AG.

Die Umstellung auf ein elektronisches Verfahren erfolgte in zwei Schritten: Zunächst wurde bei Audi im Jahr 2003 der aufwändige papierbasierte Rechnungseingang sukzessive abgelöst. 2006 folgte die Digitalisierung der eigenen Rechnungen, Gut- und Lastschriften.

Derzeit werden bei Audi jährlich 150.000 eingehende Rechnungen von fast 500 Lieferanten über den Service-Provider First Businesspost elektronisch abgewickelt. Für die ausgehenden Rechnungen sowie Gut- und Lastschriften wird ein Rechnungsportal verwendet, auf das die Geschäftspartner, wie etwa Händler, zugreifen können. „Da unsere Handelspartner nun die Belegdokumente vollständig elektronisch erhalten können, haben sie die Möglichkeit diese direkt in den interen Workflow zu integrieren und können damit die Geschäftsprozesse effizienter abwickeln und besser steuern“ erklärt Bernhard Seonbuchner, Projektleiter aus der Audi Händlerfinanz. Audi arbeitet dabei mit der Firma Indatex zusammen. Das Unternehmen versieht das pdf-Rechnungsdokument von Audi mit einer qualifizierten digitalen Signatur und archiviert es für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist.

Die rechtliche Grundlage für die Verwendung von digitalen Signaturen wurde schon 2001 gelegt, seit 2002 werden elektronische Rechnungen für den Vorsteuerabzug akzeptiert. Jedoch erst 2004 wurden, unter anderem auch auf Basis der sich bei Audi im Rahmen der Umstellung ergebenden Fragen, durch einen Erlass des Bundesfinanzministerium viele offene Punkte geklärt. „Das Gesetz regelte nur die Rahmenbedingungen, es gab jedoch aufgrund der offenen Detailfragen noch keine Lösung für die Umsetzung in der Praxis. Das war für uns eine besondere Herausforderung.“, so Stephan Bock, Leiter Allgemeines Steuerrecht.

Ein wichtiger Schritt war auch die Definition von einheitlichen Standards für die IT-Infrastruktur. Denn angesichts der zahlreichen beteiligten Unternehmen, waren die IT-Experten von Audi mit vielen unterschiedlichen Vorrausetzungen konfrontiert. Dr. Michael Wadosch, Projektverantwortlicher für den IT-Bereich, dazu: „Wir haben für hunderte verschiedene Quell- und Vertriebssysteme Lösungen erarbeitet, um schließlich jeweils eine signaturfähige pdf-Datei zu erhalten.“ Die einzigen Systemvorraussetzungen, die von den Partnern erfüllt werden müssen, sind ein Internet-Anschluss und ein Programm zum Lesen von pdf-Dateien.

– EDI (Electronic Data Interchange)

EDI ist ein Sammelbegriff für alle elektronischen Verfahren zum vollautomastischen Nachrichtenversand. Geschäftsdaten wie Bestellungen oder Rechnungen können in Sekundenbruchteilen übertragen und in der empfangenen Anwendung unmittelbar weiterverarbeitet werden. Dadurch kommt es zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis. Außerdem wird durch die Automatisierung der Geschäftsvorgänge die Fehlerquote minimiert, da keine manuellen Erfassungsarbeiten mehr durchgeführt werden müssen.

– Qualifizierte elektronische Signatur

Die elektronische Signatur kann als digitales Gegenstück zur eigenhändigen Unterschrift angesehen werden. Sie wird unter Einsatz mathematischer Verfahren mit Hilfe einer individuellen Verschlüsselung erzeugt. Der dazugehörige öffentliche Schlüssel dient dazu, dass die Signatur jederzeit überprüft und damit der Signaturschlüssel-Inhaber und die Unverfälschtheit der Daten festgestellt werden kann. Im deutschen Signaturgesetz sind die rechtlichen Rahmenbedingungen geregelt.