Integrierte Software für die öffentliche Verwaltung

Auf der Basis von freier Software für Groupware-, Workflow-Management- und Personal-Assistant-Anwendungen entstand in diesem von der EU finanzierten IST-Programm eine einheitliche, flexible und kosteneffektive Lösung für den Sektor der öffentlichen Verwaltung.

Moderne Organisationen der öffentlichen Verwaltung setzen gegenwärtig kommerziell verfügbare Software ein, um ihre Dienste möglichst effektiv zu erbringen. Allerdings sind die meisten dieser Tools nicht nur teuer in der Anschaffung, sondern verursachen auch beträchtliche Folgekosten, da sie in der Regel nur in Verbindung mit obligatorischen und kostspieligen Serviceverträgen verkauft werden. Andererseits gibt es eine Fülle von Open-Source-Alternativen, die den öffentlichen Verwaltungen auf höchst kosteneffektive Weise bessere und flexiblere Möglichkeiten bieten.

Daher konzentrierte sich dieses europaweite Projekt mit dem Namen ASWAD (Agent-Supported Workflow in Public Administration) auf die Nutzung freier Software im öffentlichen Sektor. Mit ASWAD gelang es, der öffentlichen Verwaltung benutzerfreundliche und flexible Anwendungsprogramme für das Organisieren kooperationsorientierter Arbeitspraktiken in einem integrierten Umfeld zur Verfügung zu stellen. Auf der Basis eine Groupware-Systems mit integriertem Workflow-Management und eingebauten persönlichen Assistenten (Personal Assistants) wurde das ASWAD-System für einen Einsatz auf verschiedenen Ebenen von der Individual- bis zur Organisationsebene entwickelt.

Dabei wurden drei Hauptgruppen aus dem Bereich der Open-Source-Software verwendet, nämlich die Zope-Plattform, das OpenFlow-Framework und die Narval-Plattform. Zope ist ein Open-Source-Server für Web-Applikationen, der eine effektive Kooperation von Teams bei der Produktion und beim Management von Websites gestattet und über ein dynamisches Content-Management sowie verbesserte Sicherheitsfunktionen verfügt und höhere Skalierbarkeit bietet. OpenFlow ist eine Open-Source-Workflow-Engine mit außergewöhnlichen Merkmalen wie z.B. Möglichkeiten zur Integration heterogener Systeme, Flexibilität im Handling und Redesign-Support. Narval bildet die Basis zum Einrichten und Entwickeln von intelligenten persönlichen Assistenten zur Unterstützung der Benutzer.

Die Ergebnisse dieses Projekts wurden in drei verschiedenen Organisationen des öffentlichen Dienstes getestet, und zwar in einer kleinen Universität, einer Stadtverwaltung und einem Kommissions-Koordinierungsausschuss. Das System kann seinen Benutzern verschiedene Funktionen zur Verfügung stellen, darunter eine Terminkalenderfunktion, ein Kontakt-Management und ein Dokumentenmanagement. Darüber hinaus hat es sich bei der Bereitstellung qualitativ hochwertiger und Zeit sparender öffentlicher Dienste über das Web als ausgesprochen flexibel, effizient und effektiv erwiesen. Der Anbieter steht für die Erteilung von Auskünften über diese Projekt zur Verfügung.

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