Forum für Wissenschaft, Industrie und Wirtschaft

Hauptsponsoren:     3M 
Datenbankrecherche:

 

Dokumentenmissmanagement drückt auf die Produktivität

08.12.2006
DMS-Forum auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Effizienz im Büro

Aufgrund des steigenden Wettbewerbs suchen Manager verstärkt nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Der Schlüssel hierzu liegt in schlankeren Prozessen und im schnelleren Zugriff auf Informationen. Beides erreicht man durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die das Verwalten und Verarbeiten von Dokumenten erleichtern und benötigte Informationen schnell finden und anzeigen.

Auf der CeBIT 2007 informiert das DMS-Forum des Fachverbandes VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, gemeinsam mit der Deutschen Messe darüber, wie Unternehmen sämtliche dokumentenbasierten Prozesse maßgeblich verbessern und damit die Effizienz ihrer Mitarbeiter erheblich steigern bei gleichzeitig verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.

Von der Industrie lernen

Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft. Im Gegensatz dazu besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: "Wissenschaftliche Studien belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement aufwenden." Greiffenhagen weiter: "Typische Zeitfresser sind beispielsweise das händische Einpflegen relevanter Daten in EDV-Systeme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die das Suchen nach geschäftskritischen Informationen verlangsamt, oder die papierbasierte Vorgangsmappe, die mit oft langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und jeweils immer nur einem Mitarbeiter zur Verfügung steht."

Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, profitieren dagegen von einer schnelleren Verarbeitung von Geschäftsprozessen, verkürzten Suchzeiten oder einer beschleunigten und exakten Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Dies wird unter anderem dadurch erreicht, dass sämtliche Dokumente und die darin enthaltenen Informationen zentral abgelegt sind. Eingehende papierbasierte Dokumente, wie beispielsweise Aufträge oder Rechnungen, können unmittelbar beim Posteingang eingescannt, die darin enthaltenen Informationen ausgelesen und an das ERP-System zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Der digitalisierte Beleg wandert ins elektronische Archiv und steht somit Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge von Abteilung zu Abteilung. "Dies sind nur einige Beispiele, die den Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen verdeutlichen sollen", so Greiffenhagen. "Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen solcher Lösungen transparent zu machen."

Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten Messedauer in Halle 1 durchgeführt wird.

Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen Die Vorträge der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was bei der Auswahl eines solchen Systems zu beachten ist. Wie Unternehmen ihr Optimierungspotenzial durch eine Analyse vor Einführung eines DMS ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen führt, sind weitere Vortragsthemen. Darüber hinaus geht es auf dem VOI-Forum unter anderem auch um rechtliche Aspekte, die es bei der Einführung eines DMS zu beachten gilt. Weiterhin erläutern die Referenten, worauf Anwender bei der Archivierung von E-Mails achten müssen.

Das Thema "optimierte Posteingangsbearbeitung" nimmt innerhalb des DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine digitale Postbearbeitung vonstatten geht, finden in direkter Nähe des VOI-Forums ein Musterbüro. Dort werden mittels unterschiedlicher Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

Sven Körber | presseportal
Weitere Informationen:
http://www.cebit.de

Weitere Nachrichten aus der Kategorie CeBIT 2007:

nachricht Online: future talk CeBIT 2007, Videos, Fotos
04.04.2007 | Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH

nachricht CeBIT Highlights des Fraunhofer IAO
03.04.2007 | Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO

Alle Nachrichten aus der Kategorie: CeBIT 2007 >>>

Die aktuellsten Pressemeldungen zum Suchbegriff Innovation >>>

Die letzten 5 Focus-News des innovations-reports im Überblick:

Im Focus: Wissenschaftler entdecken seltene Ordnung von Elektronen in einem supraleitenden Kristall

In einem Artikel der aktuellen Ausgabe des Forschungsmagazins „Nature“ berichten Wissenschaftler vom Max-Planck-Institut für Chemische Physik fester Stoffe in Dresden von der Entdeckung eines seltenen Materiezustandes, bei dem sich die Elektronen in einem Kristall gemeinsam in einer Richtung bewegen. Diese Entdeckung berührt eine der offenen Fragestellungen im Bereich der Festkörperphysik: Was passiert, wenn sich Elektronen gemeinsam im Kollektiv verhalten, in sogenannten „stark korrelierten Elektronensystemen“, und wie „einigen sich“ die Elektronen auf ein gemeinsames Verhalten?

In den meisten Metallen beeinflussen sich Elektronen gegenseitig nur wenig und leiten Wärme und elektrischen Strom weitgehend unabhängig voneinander durch das...

Im Focus: Wie ein Bakterium von Methanol leben kann

Bei einem Bakterium, das Methanol als Nährstoff nutzen kann, identifizierten ETH-Forscher alle dafür benötigten Gene. Die Erkenntnis hilft, diesen Rohstoff für die Biotechnologie besser nutzbar zu machen.

Viele Chemiker erforschen derzeit, wie man aus den kleinen Kohlenstoffverbindungen Methan und Methanol grössere Moleküle herstellt. Denn Methan kommt auf der...

Im Focus: Topologische Quantenzustände einfach aufspüren

Durch gezieltes Aufheizen von Quantenmaterie können exotische Materiezustände aufgespürt werden. Zu diesem überraschenden Ergebnis kommen Theoretische Physiker um Nathan Goldman (Brüssel) und Peter Zoller (Innsbruck) in einer aktuellen Arbeit im Fachmagazin Science Advances. Sie liefern damit ein universell einsetzbares Werkzeug für die Suche nach topologischen Quantenzuständen.

In der Physik existieren gewisse Größen nur als ganzzahlige Vielfache elementarer und unteilbarer Bestandteile. Wie das antike Konzept des Atoms bezeugt, ist...

Im Focus: Unterwasserroboter soll nach einem Jahr in der arktischen Tiefsee auftauchen

Am Dienstag, den 22. August wird das Forschungsschiff Polarstern im norwegischen Tromsø zu einer besonderen Expedition in die Arktis starten: Der autonome Unterwasserroboter TRAMPER soll nach einem Jahr Einsatzzeit am arktischen Tiefseeboden auftauchen. Dieses Gerät und weitere robotische Systeme, die Tiefsee- und Weltraumforscher im Rahmen der Helmholtz-Allianz ROBEX gemeinsam entwickelt haben, werden nun knapp drei Wochen lang unter Realbedingungen getestet. ROBEX hat das Ziel, neue Technologien für die Erkundung schwer erreichbarer Gebiete mit extremen Umweltbedingungen zu entwickeln.

„Auftauchen wird der TRAMPER“, sagt Dr. Frank Wenzhöfer vom Alfred-Wegener-Institut, Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI) selbstbewusst. Der...

Im Focus: Mit Barcodes der Zellentwicklung auf der Spur

Darüber, wie sich Blutzellen entwickeln, existieren verschiedene Auffassungen – sie basieren jedoch fast ausschließlich auf Experimenten, die lediglich Momentaufnahmen widerspiegeln. Wissenschaftler des Deutschen Krebsforschungszentrums stellen nun im Fachjournal Nature eine neue Technik vor, mit der sich das Geschehen dynamisch erfassen lässt: Mithilfe eines „Zufallsgenerators“ versehen sie Blutstammzellen mit genetischen Barcodes und können so verfolgen, welche Zelltypen aus der Stammzelle hervorgehen. Diese Technik erlaubt künftig völlig neue Einblicke in die Entwicklung unterschiedlicher Gewebe sowie in die Krebsentstehung.

Wie entsteht die Vielzahl verschiedener Zelltypen im Blut? Diese Frage beschäftigt Wissenschaftler schon lange. Nach der klassischen Vorstellung fächern sich...

Alle Focus-News des Innovations-reports >>>

Anzeige

Anzeige

IHR
JOB & KARRIERE
SERVICE
im innovations-report
in Kooperation mit academics
Veranstaltungen

International führende Informatiker in Paderborn

21.08.2017 | Veranstaltungen

Wissenschaftliche Grundlagen für eine erfolgreiche Klimapolitik

21.08.2017 | Veranstaltungen

DGI-Forum in Wittenberg: Fake News und Stimmungsmache im Netz

21.08.2017 | Veranstaltungen

 
VideoLinks
B2B-VideoLinks
Weitere VideoLinks >>>
Aktuelle Beiträge

Fraunhofer IPM präsentiert »Deep Learning Framework« zur automatisierten Interpretation von 3D-Daten

22.08.2017 | Informationstechnologie

Globale Klimaextreme nach Vulkanausbrüchen

22.08.2017 | Geowissenschaften

RWI/ISL-Containerumschlag-Index erreicht neuen Höchstwert

22.08.2017 | Wirtschaft Finanzen