Forum für Wissenschaft, Industrie und Wirtschaft

Hauptsponsoren:     3M 
Datenbankrecherche:

 

Dokumentenmissmanagement drückt auf die Produktivität

08.12.2006
DMS-Forum auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Effizienz im Büro

Aufgrund des steigenden Wettbewerbs suchen Manager verstärkt nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Der Schlüssel hierzu liegt in schlankeren Prozessen und im schnelleren Zugriff auf Informationen. Beides erreicht man durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die das Verwalten und Verarbeiten von Dokumenten erleichtern und benötigte Informationen schnell finden und anzeigen.

Auf der CeBIT 2007 informiert das DMS-Forum des Fachverbandes VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, gemeinsam mit der Deutschen Messe darüber, wie Unternehmen sämtliche dokumentenbasierten Prozesse maßgeblich verbessern und damit die Effizienz ihrer Mitarbeiter erheblich steigern bei gleichzeitig verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.

Von der Industrie lernen

Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft. Im Gegensatz dazu besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: "Wissenschaftliche Studien belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement aufwenden." Greiffenhagen weiter: "Typische Zeitfresser sind beispielsweise das händische Einpflegen relevanter Daten in EDV-Systeme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die das Suchen nach geschäftskritischen Informationen verlangsamt, oder die papierbasierte Vorgangsmappe, die mit oft langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und jeweils immer nur einem Mitarbeiter zur Verfügung steht."

Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, profitieren dagegen von einer schnelleren Verarbeitung von Geschäftsprozessen, verkürzten Suchzeiten oder einer beschleunigten und exakten Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Dies wird unter anderem dadurch erreicht, dass sämtliche Dokumente und die darin enthaltenen Informationen zentral abgelegt sind. Eingehende papierbasierte Dokumente, wie beispielsweise Aufträge oder Rechnungen, können unmittelbar beim Posteingang eingescannt, die darin enthaltenen Informationen ausgelesen und an das ERP-System zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Der digitalisierte Beleg wandert ins elektronische Archiv und steht somit Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge von Abteilung zu Abteilung. "Dies sind nur einige Beispiele, die den Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen verdeutlichen sollen", so Greiffenhagen. "Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen solcher Lösungen transparent zu machen."

Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten Messedauer in Halle 1 durchgeführt wird.

Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen Die Vorträge der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was bei der Auswahl eines solchen Systems zu beachten ist. Wie Unternehmen ihr Optimierungspotenzial durch eine Analyse vor Einführung eines DMS ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen führt, sind weitere Vortragsthemen. Darüber hinaus geht es auf dem VOI-Forum unter anderem auch um rechtliche Aspekte, die es bei der Einführung eines DMS zu beachten gilt. Weiterhin erläutern die Referenten, worauf Anwender bei der Archivierung von E-Mails achten müssen.

Das Thema "optimierte Posteingangsbearbeitung" nimmt innerhalb des DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine digitale Postbearbeitung vonstatten geht, finden in direkter Nähe des VOI-Forums ein Musterbüro. Dort werden mittels unterschiedlicher Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

Sven Körber | presseportal
Weitere Informationen:
http://www.cebit.de

Weitere Nachrichten aus der Kategorie CeBIT 2007:

nachricht Online: future talk CeBIT 2007, Videos, Fotos
04.04.2007 | Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH

nachricht CeBIT Highlights des Fraunhofer IAO
03.04.2007 | Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO

Alle Nachrichten aus der Kategorie: CeBIT 2007 >>>

Die aktuellsten Pressemeldungen zum Suchbegriff Innovation >>>

Die letzten 5 Focus-News des innovations-reports im Überblick:

Im Focus: Hochfeldmagnet am BER II: Einblick in eine versteckte Ordnung

Seit dreißig Jahren gibt eine bestimmte Uranverbindung der Forschung Rätsel auf. Obwohl die Kristallstruktur einfach ist, versteht niemand, was beim Abkühlen unter eine bestimmte Temperatur genau passiert. Offenbar entsteht eine so genannte „versteckte Ordnung“, deren Natur völlig unklar ist. Nun haben Physiker erstmals diese versteckte Ordnung näher charakterisiert und auf mikroskopischer Skala untersucht. Dazu nutzten sie den Hochfeldmagneten am HZB, der Neutronenexperimente unter extrem hohen magnetischen Feldern ermöglicht.

Kristalle aus den Elementen Uran, Ruthenium, Rhodium und Silizium haben eine geometrisch einfache Struktur und sollten keine Geheimnisse mehr bergen. Doch das...

Im Focus: Schmetterlingsflügel inspiriert Photovoltaik: Absorption lässt sich um bis zu 200 Prozent steigern

Sonnenlicht, das von Solarzellen reflektiert wird, geht als ungenutzte Energie verloren. Die Flügel des Schmetterlings „Gewöhnliche Rose“ (Pachliopta aristolochiae) zeichnen sich durch Nanostrukturen aus, kleinste Löcher, die Licht über ein breites Spektrum deutlich besser absorbieren als glatte Oberflächen. Forschern am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist es nun gelungen, diese Nanostrukturen auf Solarzellen zu übertragen und deren Licht-Absorptionsrate so um bis zu 200 Prozent zu steigern. Ihre Ergebnisse veröffentlichten die Wissenschaftler nun im Fachmagazin Science Advances. DOI: 10.1126/sciadv.1700232

„Der von uns untersuchte Schmetterling hat eine augenscheinliche Besonderheit: Er ist extrem dunkelschwarz. Das liegt daran, dass er für eine optimale...

Im Focus: Schnelle individualisierte Therapiewahl durch Sortierung von Biomolekülen und Zellen mit Licht

Im Blut zirkulierende Biomoleküle und Zellen sind Träger diagnostischer Information, deren Analyse hochwirksame, individuelle Therapien ermöglichen. Um diese Information zu erschließen, haben Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Lasertechnik ILT ein Mikrochip-basiertes Diagnosegerät entwickelt: Der »AnaLighter« analysiert und sortiert klinisch relevante Biomoleküle und Zellen in einer Blutprobe mit Licht. Dadurch können Frühdiagnosen beispielsweise von Tumor- sowie Herz-Kreislauf-Erkrankungen gestellt und patientenindividuelle Therapien eingeleitet werden. Experten des Fraunhofer ILT stellen diese Technologie vom 13.–16. November auf der COMPAMED 2017 in Düsseldorf vor.

Der »AnaLighter« ist ein kompaktes Diagnosegerät zum Sortieren von Zellen und Biomolekülen. Sein technologischer Kern basiert auf einem optisch schaltbaren...

Im Focus: Neue Möglichkeiten für die Immuntherapie beim Lungenkrebs entdeckt

Eine gemeinsame Studie der Universität Bern und des Inselspitals Bern zeigt, dass spezielle Bindegewebszellen, die in normalen Blutgefässen die Wände abdichten, bei Lungenkrebs nicht mehr richtig funktionieren. Zusätzlich unterdrücken sie die immunologische Bekämpfung des Tumors. Die Resultate legen nahe, dass diese Zellen ein neues Ziel für die Immuntherapie gegen Lungenkarzinome sein könnten.

Lungenkarzinome sind die häufigste Krebsform weltweit. Jährlich werden 1.8 Millionen Neudiagnosen gestellt; und 2016 starben 1.6 Millionen Menschen an der...

Im Focus: Sicheres Bezahlen ohne Datenspur

Ob als Smartphone-App für die Fahrkarte im Nahverkehr, als Geldwertkarten für das Schwimmbad oder in Form einer Bonuskarte für den Supermarkt: Für viele gehören „elektronische Geldbörsen“ längst zum Alltag. Doch vielen Kunden ist nicht klar, dass sie mit der Nutzung dieser Angebote weitestgehend auf ihre Privatsphäre verzichten. Am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) entsteht ein sicheres und anonymes System, das gleichzeitig Alltagstauglichkeit verspricht. Es wird nun auf der Konferenz ACM CCS 2017 in den USA vorgestellt.

Es ist vor allem das fehlende Problembewusstsein, das den Informatiker Andy Rupp von der Arbeitsgruppe „Kryptographie und Sicherheit“ am KIT immer wieder...

Alle Focus-News des Innovations-reports >>>

Anzeige

Anzeige

IHR
JOB & KARRIERE
SERVICE
im innovations-report
in Kooperation mit academics
Veranstaltungen

Das Immunsystem in Extremsituationen

19.10.2017 | Veranstaltungen

Die jungen forschungsstarken Unis Europas tagen in Ulm - YERUN Tagung in Ulm

19.10.2017 | Veranstaltungen

Bauphysiktagung der TU Kaiserslautern befasst sich mit energieeffizienten Gebäuden

19.10.2017 | Veranstaltungen

 
VideoLinks
B2B-VideoLinks
Weitere VideoLinks >>>
Aktuelle Beiträge

Forscher finden Hinweise auf verknotete Chromosomen im Erbgut

20.10.2017 | Biowissenschaften Chemie

Saugmaschinen machen Waschwässer von Binnenschiffen sauberer

20.10.2017 | Ökologie Umwelt- Naturschutz

Strukturbiologieforschung in Berlin: DFG bewilligt Mittel für neue Hochleistungsmikroskope

20.10.2017 | Förderungen Preise