Digitales Büro auf der CeBIT – Rote Karte für Papier- und Aktenstapel auf den Schreibtischen

In diesem Jahr wird es erstmals auf der CeBIT ein papierloses Büro geben, in Halle 1, im Bereich der DMS-Area. Hier erhalten die Besucher der Messe Einblicke in die Abläufe der digitalen Be­arbeitung von Geschäfts­vorgängen. Anhand exemplarischer Dokumente aus einem fiktiven Posteingang können sie sich darüber informieren, wie diese elektronisch erfasst und in einem Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen und Arbeitsplätzen an den richtigen Mitarbeiter geleitet werden. Die Weitergabe an Buchhaltung, Personal­wesen, Einkauf oder Vertrieb bis hin zur Postaus­gangsstelle erfolgt ebenfalls digital und mittels verschiedener Technologien, die die Interessenten ’haut­nah’ erleben können.

Das Konzept für das digitale Musterbüro wurde vom Competence Center Postbearbeitung des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. entwickelt. Verschiedene Aussteller der DMS-Area unterstützen das Projekt mit ihren Technologien.

Die CeBIT findet vom 9. bis 15. März 2006 in Hannover statt.

Das digitale Büro soll mehr Transparenz in Posteingangs­prozesse bringen und die heutigen technischen Möglichkeiten zur Inhaltserschließung des Posteingangs aufzeigen. An der Stelle für den Post­eingang sucht sich der Interessent aus, ob er den Weg einer Rechnung, einer Bestellung, einer Be­werbung, einer Seminareinladung oder eines anderen Schriftstücks durch das Musterunternehmen informieren möchte. Der Besucher kann mitverfolgen, wie diese eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet werden, bis schließlich in der Postausgangsstelle wieder Papier in Form einer Gutschrift oder Antwort entsteht. Die einzelnen Arbeitsplätze stehen nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf – eines Unter­nehmens sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Im Posteingangsbereich sichern bereits Elektronische Signaturen die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls Teil der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort im Nu für einen erneuten Zugriff bereit.

Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten.

Weiterhin veranschaulicht das digitale Büro, wie schnell der Informationsfluss im Gegensatz zu herkömmlichen, papier­basierten Prozessen, durch die einzelnen Unter­nehmens­ab­teilungen gestaltet werden kann.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness – Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.

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